Пиковый сезон в ритейле: как подготовить сеть — контроль точек и автоматизация

Пиковый период — испытание даже для опытных ритейлеров. Нагрузка в «Черную пятницу» и новогодние праздники достигает феноменальных значений: больше клиентов, транзакций, возрастает риск ошибок. Пустые полки, некорректные цены, нарушение стандартов — верные спутники потери выручки и доверия покупателей.

Наша цель — помочь ритейлерам подготовиться к этому марафону. Поэтому, команда pickTech собрала практическую карту: что проверить заранее, какие инструменты автоматизации аудита использовать и как измерить результат. В статье вы найдете готовые критерии оценки и контроля торговых точек, обзор решений и мнения практиков.

В основе карты не только наш опыт, но и практические советы из релевантных публикации на Retail.ru, New-Retail.ru, vc.ru, а также кейсы ведущих игроков рынка — MD Audit и Imredi. Отбирали только то, что может быть полезным в работе: конкретные цифры, рекомендации и комментарии экспертов.

Отраслевые медиа фиксируют смещение фокуса с ручного управления операционными процессами на автоматизацию. Как отмечает New-Retail.ru в обзоре трендов 2025, большую востребованность получили системы отслеживания процессов в точках продаж в реальном времени. Пропадает потребность сбора информации от работников, что позволяет не отвлекать их от исполнения прямых обязанностей. Уже в 2024 году востребованность подобных систем увеличилась на 49%.

Параллельно растет интерес к системам, которые анализируют историю покупок клиентов и формируют персональные рекомендации. Такие решения используют искусственный интеллект и полностью автоматизированы. Все что нужно сделать — выбрать готовый набор сгенерированных предложений. Как указано в материале на vc.ru, в результате повышается вероятность перекрестных продаж, что особенно актуально в пиковые сезоны.

Дефицит кадров (30%) обостряет потребность в использовании цифровых технологий. Они становятся критически важными для современного бизнеса, в том числе ритейла, так как сокращают затраты и повышают качество выпускаемой продукции.

Сбор и цифровизация аналитики продаж, все чаще осуществляются в виде дашбордов. Инструмент удобен и универсален. Его применение как визуализатора аналитики становится стандартом для оперативного принятия решений как HQ, так и полевыми командами. Это позволяет видеть всю картину в режиме, близком к реальному времени, и быстро реагировать на изменения в стандартах обслуживания и наличии товара.

Оценка готовности сети к пиковой нагрузке требует четких метрик и KPI команд. Аналитические компании, поставщики IT-продуктов для ритейла и профильные экспертные сообщества выделяют несколько ключевых показателей, которые необходимо отслеживать через системы аудита магазинов (retail audit).

Availability (OSA/OOS). Целевой показатель наличия товара на полке для ключевых SKU должен составлять ≥ 98%. Контроль торговых точек осуществляется через ежедневные выборочные проверки или автоматические системы мониторинга остатков.

Соответствие планограмме. Доля полок с отклонениями от утвержденной выкладки не должна превышать 5% по данным фото-отчетов (контроль выкладки). Особое внимание уделяется сезонным промозонам, где часто встречаются нарушения.

Точность ценников. Доля корректных ценников в торговом зале должна быть ≥ 99,5%. Проверка осуществляется через распознавание ценников по фотоотчетам или выборочный аудит магазинов.

SLA на устранение. Время на исправление критичных дефектов, таких как пустая полка или неверная цена, — не более 2 часов. Фиксация ведется в системах аудита, а соблюдение SLA контролируется через дашборды для розницы.

Чистота и логистика. Время ожидания на кассе не должно превышать 5 минут, а в зонах входа/выхода необходимо исключить заторы. Мониторинг осуществляется через системы анализа очередей на кассах и геометки посещений.

Дашборды. Единая панель управления с актуальными данными по всем перечисленным метрикам в режиме почти реального времени помогает быстро обнаружить проблемы и принять оперативные решения.

Выбор инструментов контроля торговых точек зависит от этапа развития бизнеса, задач и готовности к автоматизации. В таблице ниже представлены основные классы решений для мерчандайзинг аудита и их применение.

Поток контроля

Наша команда изучила мнения практиков, реальные кейсы и составила для вас поэтапный план подготовки к пику — с операционными шагами и технологическими решениями.

За 4 недели до пика. Проведите полный аудит ИТ-инфраструктуры и нагрузочное тестирование систем отчетности и коммуникаций. Организуйте обучение полевых команд работе с инструментами контроля и новыми цифровыми инструкциями. Проверьте интеграции с 1С для автоматической сверки остатков и цен.

За 2 недели до пика. Выполните контрольные замеры по ключевым метрикам: OSA по ТОП-500 SKU, точность ценников, соответствие планограммам. Проверьте надежность логистических цепочек для ключевых товаров и промозон. Протестируйте систему алертов и уведомлений.

За 1 неделю до пика. Введите режим повышенной готовности операционного центра. Внедрите ежедневные планерки на основе данных с дашбордов в near real-time. Назначьте ответственных за реакцию на инциденты по каждой метрике и региону. Проведите финальную проверку связи и оборудования.

Кейсы компаний МД Аудит и Imredi демонстрируют, что в пиковый сезон в ритейле решающими факторами становятся скорость реакции и автоматизация аудита — именно они помогают удерживать контроль и не терять выручку.

Кейс 1: Компания MD Audit помогла Fix Price повысить эффективность бизнес-процессов и обеспечив рост выручки на 3%.

Цели:

• оптимизировать работу директоров магазинов;
• внедрить современную IT-систему в масштабах всей торговой сети.

Что сделали специалисты MD Audit?

• создали электронную версию контрольных чек-листов («График заведующего»), заменив ими традиционные бумажные формы;
• перенесли операционные задачи в удобное мобильное приложение, позволяющее руководителям проводить проверки прямо в торговом зале: контролировать чистоту помещений, работоспособность оборудования, соблюдение стандартов выкладки продукции и многое другое.

Результаты проекта:

• строгое соблюдение корпоративных стандартов повысило уровень клиентского сервиса, увеличило лояльность клиентов и привело к росту выручки;
• потери от краж, порчи товара и халатности персонала сократились на 3-5% от общего оборота каждого магазина;
• экологическая выгода за счёт отказа от бумажных документов

Кейс 2: Imredi автоматизировала учет рабочего времени работников компании “Бристоль”

Цели:

• решить проблемы с контролем дисциплины и распределением фонда оплаты труда, возникших из-за большого штата и множества филиалов;
• устранить фальсификации данных от сотрудников.

Что сделали специалисты “Imredi”?

Внедрили инновационную систему Imredi WFM с технологией распознавания лиц, которая:

• использует простую процедуру регистрации начала и окончания смен путем фотографирования сотрудника непосредственно на рабочем месте;
• направляет собранные данные в единый центр обработки, где они становятся доступны ответственным лицам для анализа и выявления возможных нарушений.

Несмотря на необходимость небольшого процента ручного контроля в отдельных случаях, автоматизация упростила учет рабочего времени на всех уровнях организации.

Результаты:

• получение картины реальной занятости сотрудников;
• повышение уровня трудовой дисциплины;
• сокращение временных затрат на административные процедуры; оптимизация расходов на оплату труда.

Теперь компания имеет надежный инструмент для эффективного управления персоналом и принятия взвешенных кадровых решений.

Пиковые сезоны — проверка на прочность. Успешные сети давно поняли: хаотичной аналитики недостаточно. Решение — внедрить комплексную систему, основанную на проверенных технологиях и опыте лидеров. Это гарантия, что в важный период продажи будут под контролем.

Системная проверка перед высоконагрузочным периодом минимизирует основные риски и обеспечивает соблюдение стандартов обслуживания. Представляем универсальный чек-лист для подготовки сети магазинов.

Ценники. Проведение в 100 % точек выборочной проверки корректности цен и акций с помощью фото-контроля полок и автоматического распознавания ценников. Срок: за 3 дня до пика.

Остатки. Замер уровня OSA по ТОП-500 SKU через выборочную проверку или данные системы учета. Целевой показатель ≥ 98%. Срок: за 5 дней до пика.

Промозоны. Проверка выкладки, утвержденной планограммами с помощью фото-контроля полок. Допустимый уровень отклонений ≤ 5%. Срок: за 3 дня до пика.

Логистика. Автоматизированный аудит графиков поставок и проверка запасов ключевых товаров для бесперебойного пополнения полок. Срок: за 7 дней до пика.

Персонал. Цифровые инструкции и чек-листы по работе с очередью, полкой и клиентом для временного персонала. Срок: за 10 дней до пика.

Инфраструктура. Нагрузочное тестирование систем отчетности, дашбордов и коммуникаций на предмет устойчивости к пиковым нагрузкам. Срок: за 14 дней до пика.

Коммуникация. Проведение установочного совещания со всеми региональными менеджерами по стандартам работы в пик. Срок: за 7 дней до пика.

Ответственные. Назначение ответственных за каждую метрику (OSA, цены, выкладка) и зону с прописанными SLA на реакцию. Срок: за 7 дней до пика.

Алерты. Настройка системы мгновенных уведомлений о критичных отклонениях для оперативного реагирования. Срок: за 5 дней до пика.

Маршруты. Оптимизация маршрутов для визитов мерчандайзеров и логистов с учетом пиковой нагрузки и геометок посещений. Срок: за 7 дней до пика.

Резервы. Создание резервных схем поставок и мобильных бригад для быстрого устранения проблем в ключевых точках. Срок: за 10 дней до пика.

Дашборды. Проверка доступности единой панели управления для всех уровней контроля. Срок: за 3 дня до пика.

Предупредить проблему проще, чем бороться с последствиями. Мы изучили опыт лидеров рынка и подготовили карту рисков пикового сезона в ритейле вместе с инструкцией, как их обойти.

⛔ Пустые полки (OOS) → Риск потери выручки.

Снятие: внедрить ежедневный автоматический визуальный контроль остатков через фото-отчеты с алертами менеджерам в режиме near real-time.

⛔ «Битые» ценники → Рост числа жалоб и финансовых потерь из-за некорректного ценообразования.

Снятие: использовать автоматическое распознавание ценников по фото-контролю полок и точечные задания мерчандайзерам через мобильные приложения с геометками.

⛔ Очереди → Падение лояльности покупателей и рост негативных отзывов.

Снятие: промониторить время ожидания через системы анализа очередей на кассах, и гибкое перераспределение кассиров.

⛔ Слабое взаимодействие → Хаос в принятии решений между HQ и полевыми командами.

Снятие: внедрить единый чат и дашборд для постановки задач и отслеживания их исполнения с назначением ответственных.

⛔ Кадровый голод → Неудовлетворительное качество обслуживания из-за привлечения временного персонала.

Снятие: разработать упрощенные чек-листы и скрипты для временного персонала с видеоинструкциями по стандартам обслуживания.

Какие сроки подготовки к пиковому сезону?

Операционные директора торговых сетей рекомендуют выделить время — от 4 недель на комплексную подготовку с элементами автоматизации. Минимальный срок для базовой подготовки — 2 недели.

Как решается вопрос хранения большого массива фото?

Провайдеры предлагают облачное хранение с различными тарифными планами. Например, в «МД Аудит» срок хранения информации составляет от 3 месяцев до 1 года (на дату публикации). Объем хранилища масштабируется под задачи сети.

Нужны ли интеграции с 1С?

Да, интеграция с учетными базами (1С, SAP) необходима для автоматической сверки остатков товара и точности цен. Исключается ручной ввод данных и снижается количество ошибок мерчандайзинга.

Как реализуется гео-контроль посещения точек?

С помощью мобильного приложения с включенной функцией GPS для фиксации точного времени и местонахождения сотрудника. Сведения передаются на дашборды в near real-time для контроля визитов.

Кто имеет доступ к данным и отчетам?

Доступ настраивается через ролевые модели: мерчандайзер (доступ к задачам), супервайзер (отчеты по точке), региональный менеджер (аналитика по региону), директор (сводные дашборды).

Что делать после окончания пикового сезона?

Провести пост-пиковый разбор: выявить ошибки, проанализировать результативность мер через ритейл-аналитику, и скорректировать операционные стандарты на следующий период.

Подготовка к пиковому сезону требует рационального подхода и начинается минимум за месяц до открытия продаж.

Начинайте с аудита текущих процессов и метрик через выборочные проверки точек (retail audit). Автоматизируйте сбор информации через фото-отчеты и распознавание для улучшения объективности и скорости получения информации. Внедрите дашборды для выработки решений на основе свежих сведений. Установите жесткие SLA на реакцию для полевых команд и контролируйте их исполнение. Используйте данные, собранные в пик, для пост-пикового анализа и улучшения работы сети в спокойные периоды.

Меры по подготовке не только минимизируют потери, но и увеличивают выручку за счет соблюдения стандартов аудита мерчандайзинга и обслуживания.