Организация удаленной работы

Решили перевести свой бизнес на удаленную работу, но не знаете с чего начать? В этой статье мы поговорим о правильной организации удаленной работы сотрудников. Вы узнаете: как дистанционно оформить сотрудника, как правильно отслеживать активность на рабочем месте, как рассчитывать заработную плату и как мотивировать свой персонал.

2020 год стал показательным в отношении к удаленной работе и даже тем, кто относились к ней скептически, пришлось испытать это на себе. Многие предприниматели вынесли для себя решение о продолжении ведения бизнеса удаленно, ведь это предоставляет множество возможностей. Те кто оказался в их числе в любом случае не проиграют, ведь в каждом деле важно идти в ногу со временем, а как показало нам это время удаленная работа- отличное решение для бизнеса.

В соответствии с Российским законодательством возможно 80% ведения электронного кадрового делопроизводства. Остается только осуществить законный переход на электронный документооборот и оформить для сотрудников электронные подписи.

Существует три способа удаленного оформления сотрудников:

• Трудовой договор (постоянный или временный)
• Дополнительное соглашение (для тех, кто планирует чередовать дистанционную работу и стационарную)
• Временно (на период действия обстоятельств)

При заключении электронных трудовых договоров или дополнительных соглашений, работодателю и работнику требуется использовать электронную подпись. Работник может использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную ЭП. Работодатель же в праве пользоваться только квалифицированной ЭП. Так же важно знать, что работник вправе письменно потребовать у работодателя бумажный экземпляр трудового договора, а работодатель в свою очередь обязан в трехдневный срок отправить такой экземпляр.

В переходе на дистанционную работу необходимо правильно подготовить локальный нормативный акт, в котором требуется предусмотреть такие пункты, как:

• какими видами электронных подписей должны подписываться те или иные документы
• порядок взаимодействия между сотрудником и работодателем
• срок направления подтверждения о получении стороной электронного документа.
• порядок предоставления сотрудникам рабочего оборудования или же размер компенсации за использование личного оборудования.

Соблюдение всех правил и законодательства во время оформления сотрудника удаленно, защитит вашу компанию от претензий со стороны работника и возможных судебных разбирательств и не позволит испортить репутацию вашей компании. Советуем воспользоваться таким программным обеспечением, как СБИС.

Для того, чтобы работники могли подписывать электронные документы им нужна электронная подпись. Существует 3 вида ЭП:

1. Простая электронная подпись
2. Усиленная неквалифицированная подпись
3. Усиленная квалифицированная подпись

Простую электронную подпись работодатель создает один раз при приеме сотрудника. Такая подпись выглядит как логин и пароль и с её помощью сотрудник самостоятельно может подписывать простые документы, такие как табель или расчетный листок и прочие документы не обязательные по ТК РФ.

Неквалифицированную электронную подпись работодатель также создает единожды при приеме сотрудника и выдает с помощью флеш-карты, либо размещая её на сервере. Главное её отличие от простой ЭП в том, что она защищает документ от изменений.

Квалифицированную электронную подпись выдает удостоверяющий центр сроком на 1 год. Такая ЭП подходит для подписания всех видов документов и подтверждает создание, подписание и неизменность документа.

Любому работодателю важно контролировать своих сотрудников для избежания убытков, которые может понести компания в случае отлынивания удаленных сотрудников от работы. Если вовремя выявить такого сотрудника, можно избежать падение производительности и сохранить лидерскую позицию в нише вашего бизнеса или же её добиться. Существует множество различных программных обеспечений для контроля за сотрудниками, таких как:

Вывод: существует большой выбор способов контроля рабочего времени, важно подобрать среди них тот, который наиболее подойдет вашему бизнесу.

Заработная плата — одно из основных условий, указанных в трудовом договоре. Существует три системы оплаты труда:

1. Оклад — устанавливается работодателем
2. Повременная оплата — зависит от отработанного времени
3. Сдельная оплата — зависит от выполненного объема работы

Любому работодателю важно помнить, что все положения ТК РФ распространяются и на удаленных работников. Также требуется выплачивать заработную плату дважды в месяц и рассчитывать её по правилам.

Мотивационная сторона организации удаленной работы, является важным инструментом для высокой эффективности сотрудников. Важно поддерживать свою команду и тогда показатели непременно будут высокими. В первую очередь сотрудники должны чувствовать поддержку своего начальства, это возможно с помощью ежедневных 15-ти минутных планерок, на которых вы можете обсудить какие-то новости компании или похвалить свой коллектив и зарядить его на продуктивный трудовой день. Так же мотивацией послужит возможность дистанционного обучения, ведь удаленным сотрудникам также важно развиваться и увеличивать свой профессионализм. А еще не забывайте, премии и вознаграждения пусть и не всегда материальные в первую очередь послужат главной мотивацией выкладываться на полную мощь.

Сделаем вывод:

Если правильно и со всей серьезностью подойти ко всем пунктам организации удаленной работы вы поймете, что бизнес и компания могут расти и развиваться в онлайне и сотрудники могут намного лучше работать не в офисе, а с комфортом в домашних условиях.