5 лучших программ для управления бухгалтерскими документами

Программное обеспечение для управления бухгалтерскими документами помогает предприятиям управлять бумажной работой, связанной с бухгалтерским учетом. Управление бухгалтерскими процессами на бумажных носителях отнимает много времени и усложняет работу. Бумажные документы могут быть перепутаны или потеряны, а если вы не будете правильно их маркировать, вам будет трудно найти конкретный документ или запись, когда они вам понадобятся.

Если вы являетесь менеджером по бухгалтерскому учету в малом бизнесе и подобные проблемы вам знакомы, значит, пришло время инвестировать в программное обеспечение для управления документами. Решение для управления документами позволяет отказаться от хранения бумажных документов и помогает организовать и централизовать всю бухгалтерскую документацию. В этой статье рассматриваются пять лучших программ для управления документами, которым доверяют реальные пользователи из бухгалтерской отрасли.

Основными характеристиками системы бухгалтерского документооборота являются:

• сбор документов: преобразование физических документов в цифровые файлы;
• хранение документов: хранение документов в централизованном хранилище для легкого доступа;
• полнотекстовый поиск: просматривайте бухгалтерские документы, чтобы найти конкретную информацию, например, счет-фактуры клиента.

Все продукты, перечисленные в данном отчете, включают вышеупомянутые функции. Помимо этих основных функций, системы управления бухгалтерскими документами также обычно предлагают:

• контроль доступа/разрешения;
• архивирование и хранение;
• инструменты совместной работы;
• отслеживание соблюдения требований;
• классификация документов;
• преобразование файлов;
• управление файлами и совместное использование;
• портал данных о сотрудниках;
• оптическое распознавание символов;
• контроль версий.

Для каждого продукта мы рассматриваем следующее:

• Какие функции есть в программе?
  Каждая система имеет определённый функционал, который может быть избыточен, например, для ИП, а для крупного предприятия необходимо иметь гораздо больше инструментов.
• Как устанавливаются цены на продукты?
  Модели ценообразования, как правило, являются одними из следующих: фиксированная ставка, на основе использования, за пользователя или за функцию. Кроме того, в большинстве случаев периодичность оплаты — единовременная, ежегодная или ежемесячная
• Подходят ли эти продукты для вашей бухгалтерской команды?
  Некоторые инструменты специально созданы для предприятий, в то время как другие отлично подходят для малых и средних компаний. Знание типичной базы пользователей этих продуктов — еще один фактор, который поможет выбрать подходящий вариант для вашего бухгалтерского отдела.

Грамотно выбранный сервис для бухгалтерского учёта позволит повысить эффективность работы бизнеса за счёт автоматизации работы и множества полезных инструментов. Программы для онлайн-бухгалтерии оптимизируют и налаживают финансовые и бизнес-процессы организации, обеспечивают отслеживание показателей, своевременную оплату счетов, составление отчётов и возможность их отправки в контролирующие органы через интернет. Всё это позволит сэкономить время и сократить возникновение финансовых рисков для бизнеса.

Система отлично подходит как для новичков, так и для профессионалов. Имеет удобный и простой интерфейс, а также продуманный набор функций и инструментов. «СБИС: Бухгалтерия и учёт» подойдет для бизнеса любого масштаба, поможет формировать все необходимые отчёты для контролирующих органов — в Федеральную налоговую службу, Фонд социального страхования, Росстат и другие. Есть возможность формирования базы потенциальных покупателей и поставщиков — можно отобрать их по регионам, сфере деятельности и другим фильтрам. Документацию можно сохранять в облачном хранилище, это позволит получить к ней доступ сотрудникам в случае необходимости. Программа «СБИС: Бухгалтерия и учёт» имеет простой ввод документов, подготавливает отчёты, проводит анализ и сверку, а также осуществляет сдачу отчётности через интернет. Удобная мобильная версия для работы со смартфона. Цена зависит от налогового режима компании и выбранных функций. Для работы нужен аккаунт в системе СБИС, который стоит 500 рублей. Самый дешёвый тариф Комфорт для 1 организации стоит 4900 рублей в год.

«1С:Бухгалтерия» является одной из самых популярных российских бухгалтерских сервисов. Она подходит для бизнеса любого размера: индивидуальным предпринимателям, розничным и оптовым организациям, производственным компаниям, интернет-магазинам. Решение имеет много дополнений и конфигураций. Продукт имеет огромный функционал, поэтому для малого бизнеса будет достаточно и трети его возможностей. «1С:Бухгалтерия» поддерживает разные налоговые режимы, имеет простой и удобный интерфейс, техническая поддержка может оперативно помочь с возникшими вопросами. Позволяет формировать различные виды отчётности для контролирующих органов с возможностью её передачи в электронном или в бумажном варианте. Автоматические алгоритмы проверяют точность и правильность составления отчётов. Есть коробочная, облачная и мобильная версия программы для удобства пользователя. Стоимость сервиса зависит от типа поставки: для ИП есть бесплатная мобильная версия, облачная версия стоит от 543 рублей в месяц за рабочее место, цена электронной поставки 3000 рублей, а базовая коробочная версия — 5400 рублей.

«Контур. Бухгалтерия» является отличным решением для ИП и малого бизнеса, программный продукт может использовать руководитель отдельно или в паре с бухгалтером. Есть возможность аутсорсинга ведения бухгалтерии — можно одновременно вести несколько компаний, такая услуга будет полезна приходящим бухгалтерам. Программа имеет простой и удобный в работе интерфейс. Позволяет вести бухучёт, сдавать необходимую отчётность через интернет, рассчитывать и начислять заработную плату. «Контур. Бухгалтерия» имеет интеграцию с электронным документооборотом, интернет-банками, товаро-учётными системами, возможно проводить импорт данных из 1С. Стоимость сервиса зависит от выбранного тарифа, самый простой и дешевый тариф Зарплата — от 1000 рублей в месяц за 1 организацию.

Система для автоматизированного управления бизнесом, которая имеет функционал для бухгалтерского и налогового учёта. Подходит для малых и средних предприятий — розничной и оптовой торговли, сферы услуг, производственной отрасли, а также для государственных учреждений и общественных организаций. «БЭСТ-5» поддерживает работу бизнес-процессов и полный управленческий цикл, можно выполнить необходимую настройку для адаптации к определённым особенностям бизнеса или разработать функционал под себя. Есть возможность перейти на электронные трудовые книжки, вести договоры и расчёты с сотрудниками, создавать и настраивать собственные планы счетов. Решение может быть интегрировано с офисными программами. Цена сервиса зависит от размера и сферы деятельности организации, необходимо запрашивать стоимость у менеджера. «БЭСТ-5» работает в локальном и сетевом вариантах на ПК с установленной операционной системой Windows.

Удобное и простое в использовании решение «Моё дело» для бухгалтерского, налогового, управленческого и товарного учёта. Сервис позволяет вести онлайн бухгалтерию и отправлять электронную отчётность в контролирующие органы, регистрировать ИП или ООО, проверять контрагентов, настроить налоговый календарь, есть встроенный инструмент для расчёта страховых взносов за сотрудников, реализована функция расчёта налогов и оплаты через интернет-банки. Большим преимуществом программы «Моё дело» является доступ к справочно-правовой системе, а также возможность получить консультацию у команды специалистов в сфере бухучёта и налогообложения. При необходимости можно воспользоваться аутсорсингом, когда специалисты компании будут вести ваши финансовые дела. Есть мобильная версия, более 80 ботов для автоматизации работы и интеграция с другими сервисами. Стоимость решения зависит от количества сотрудников и налогового режима, в тарифе Эконом цена от 4 998 рублей в год, есть возможность получить скидки для новых пользователей.

Приобретение программного обеспечения может быть сложной задачей, если вы не знаете, на что обратить внимание. Вот несколько рекомендаций, которые следует иметь в виду при выборе программного обеспечения для управления документами для вашей бухгалтерской команды:

• Оцените, обеспечивает ли программа восстановление документов. Эта функция позволит вам восстановить бухгалтерские документы в случае их случайного удаления. Идеальная система управления документами будет поддерживать резервное копирование всех ваших бухгалтерских записей и документов, чтобы предотвратить потерю данных.
• Обратите внимание на услугу сканирования документов. Ручной ввод данных из бумажного документа в программное обеспечение отнимает много времени. Но если выбранное вами программное обеспечение предлагает функцию сканирования документов, вы сможете легко сканировать бумажные файлы, чтобы преобразовать их в цифровые или электронные документы.
• Проверьте, предлагает ли программное обеспечение функции административного контроля. Идеальное решение для управления документами должно защищать конфиденциальную бухгалтерскую информацию, позволяя вам утверждать, какие сотрудники получают доступ к финансовым документам «только для чтения» или «для редактирования».

Предлагает ли ваше программное обеспечение текстовый поиск документов?

Идеальный инструмент управления документами должен позволять вам искать конкретные документы, например, счет-фактуры или контракты клиентов, используя функцию текстового поиска, чтобы сделать процесс поиска и извлечения документов более эффективным.

Могу ли я хранить документы по различным категориям и контролировать доступ пользователей?

Поиск информации станет проще, если программное обеспечение для управления документами позволит вам хранить документы по нескольким подкатегориям, например, данные о дебиторской задолженности и данные о кредиторской задолженности, и предоставлять их определенным людям в вашей организации. При отборе вариантов программного обеспечения спросите у поставщиков, позволяет ли их продукт сегментировать типы документов и ограничивать доступ пользователей к ним.

Интегрируется ли ваше программное обеспечение со сторонними платформами?

Приобретаемое вами программное обеспечение для управления документами должно иметь возможность интеграции со сторонними приложениями, чтобы вы могли легко переносить и передавать важные финансовые документы и бухгалтерские данные. Обязательно поинтересуйтесь у продавцов, обладает ли их продукт такими возможностями интеграции.