Преимущества внедрения RPA для бухгалтерии: роботизация бухгалтерского учета и процессов

В современном мире высокоскоростной информации и сжатых сроков эффективность является одним из наиболее востребованных качеств во всех бизнес-процессах. Тем не менее, в сфере бухгалтерского учета многие руководители среднего и малого бизнеса или менеджеры по работе с клиентами все еще пытаются повысить свою эффективность при выполнении ежедневных бухгалтерских задач. Именно здесь на помощь приходит роботизированная автоматизация процессов (RPA).

Если вы являетесь руководителем, возглавляющим финансовый отдел, или менеджером по учету, который ищет способы поддержания процессов на пике производительности, RPA — это ключ к оптимизации ваших учетных функций и максимизации эффективности.

Давайте подробнее рассмотрим, что такое RPA и как она может помочь вам оптимизировать бухгалтерские процессы.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это инструмент повышения производительности, который позволяет пользователям настраивать сценарии или «ботов», имитирующих отдельные операции в рамках процесса. Эти процессы могут включать обработку данных, обмен информацией от системы к системе, инициирование ответов или даже выполнение транзакций. RPA помогает предприятиям автоматизировать и оптимизировать эти процессы, сокращая объем повторяющейся работы и повышая производительность труда сотрудников.

Например, ваша команда может все еще проводить часы перед электронными таблицами, вручную вводя/получая данные или перенося цифры — это идеальные задачи для ботов RPA, которые придут на смену и начнут автоматизацию.

Если ваша компания уже использует бухгалтерское программное обеспечение, это не значит, что RPA не для вас. Напротив, RPA можно использовать вместе с другими приложениями для преодоления разрыва между несвязанными процессами или для интеграции отдельных бухгалтерских и финансовых инструментов с многочисленными преимуществами как для руководителей, так и для сотрудников.

Индустрия RPA быстро растет, поскольку предприятия все больше осознают преимущества автоматизации процессов — только в 2021 году рынок программного обеспечения RPA вырос на 31% до $2,4 млрд.

Кроме того, такие отрасли, как производство, уже убедились в успехе внедрения RPA, оптимизировав сборку всего — от автомобилей до мелких сотовых компонентов.

Поскольку RPA прокладывает себе путь в бухгалтерию, ниже перечислены несколько областей, которые могут получить реальные преимущества от роботизированной автоматизации.

Несмотря на все усилия, человеку свойственно ошибаться, а в бухгалтерском учете простая числовая ошибка может привести к серьезным потерям в будущем и бесчисленным часам исправлений. RPA снижает вероятность ошибки в таких случаях, как ввод данных или составление отчетов, используя вместо этого обученных ботов, следующих заданным правилам для обработки данных.

Согласно исследованию Gartner, в результате человеческих ошибок в финансовой сфере в среднем 25 000 часов переделок, которых можно избежать, и стоимость которых составляет 878 000 долларов США. Боты RPA предоставляют последовательные результаты, основанные исключительно на предоставленных данных, обеспечивая постоянную высокую точность и подотчетность.

Учитывая постоянно меняющуюся нормативную среду, наличие защищенных от опечаток бумажных материалов, на которые можно будет опираться, является необходимостью в бухгалтерских и финансовых процессах. Благодаря созданию хорошо продуманного плана, которому должны следовать боты, все в ваших рабочих процессах будет учтено, от сделанных доступов до каждого сгенерированного результата.

Все эти данные хранятся в базе данных, что позволяет соответствующим сторонам контролировать все действия ботов. Вся эта информация, которую можно просмотреть, находится у вас под рукой, что повышает уровень соответствия нормативным требованиям и снижает вероятность того, что мошеннические действия останутся незарегистрированными.

Поскольку боты RPA имитируют действия человека в данном рабочем процессе, такие как заполнение форм, перемещение файлов или соскабливание данных, сотрудники, которые раньше должны были выполнять эти действия, теперь могут сосредоточить свое время на более аналитических, более ценных задачах.

Эти технологии также можно масштабировать в соответствии с потребностями вашей компании, поскольку боты RPA способны обрабатывать огромные объемы данных. Допустим, есть поток счетов или платежных поручений, которые необходимо обработать, или большие существующие системы, которые нуждаются в реконструкции и обмене данными. Вместо того чтобы задействовать многочисленных сотрудников, можно установить набор процессов и приступить к работе с помощью ботов. RPA предоставляет бухгалтерским командам пространство для роста, сохраняя при этом производительность на максимальном уровне.

От сбора финансовых данных до их аудита и всех промежуточных этапов — эффективность, с которой RPA может решать систематические задачи, проявляется в этих примерах использования в бухгалтерии.

Команды, которые регулярно обрабатывают большое количество счетов, знают, насколько утомительной может быть их обработка. Счета могут отличаться по формату, качеству и даже языку. Боты RPA способны извлекать нужные данные с помощью оптического распознавания символов (OCR) и возможностей машинного обучения и передавать эту информацию по назначению. RPA может автоматизировать весь этот процесс, сократить ручную передачу счетов-фактур и оставить только редкие исключения для проверки человеком.

После получения экстраполированных данных из счетов-фактур (или любых финансовых показателей, таких как расходы, доходы, задолженность, собственный капитал и т.д.), ботов можно научить записывать записи в журнал, имитируя человеческий процесс. Все записи в журнале регистрируются с доступной историей происхождения, что обеспечивает соответствие нормативным требованиям даже самых простых бухгалтерских функций.

После внесения записей в журнал боты RPA могут закрыть бухгалтерские книги и использовать эти данные для создания финансовых отчетов, отправляя записи в нужную строку финансовой отчетности и уменьшая расхождения при ручном переносе данных.

Когда речь идет о финансовой отчетности, минимизация вероятности ошибок при соблюдении требований регулятивных аудитов является ключевым приоритетом. Внедрение RPA позволяет автоматизировать весь процесс от первичной регистрации до составления финансовой отчетности, освобождая сотрудников, чтобы они могли уделять больше времени анализу итоговых показателей и построению более глубоких выводов. Все это делается при сохранении полного аудиторского следа.

Хотя автоматизация аудита должна проводиться в более медленном темпе, чтобы оценить эффективность, результат может быть чрезвычайно ценным. При проведении общего аудита доходов RPA может справиться со сравнительными задачами проверки точности денежных потоков, что особенно полезно, когда приходится сверять данные между несколькими системами. Это снимает с сотрудников большую часть работы и значительно сокращает время, потраченное на просмотр электронных таблиц.

При проведении сверки боты RPA могут взять на себя повторяющиеся задачи, связанные с каждой записью, будь то периодическая сверка бухгалтерской книги или расширенная сверка цепочки операций, что приводит к более эффективным результатам аудита. Как и при обработке счетов-фактур, любые исключения могут быть отмечены для проверки вышестоящими органами, что является преимуществом RPA, основанного на правилах.

Хотя RPA дает много преимуществ для автоматизации бухгалтерских функций, есть несколько препятствий, которые следует рассмотреть, прежде чем внедрять его в свои системы.

• Первое — это распространенная нерешительность, связанная с необходимостью исключить человеческие суждения из процессов, связанных с важнейшими финансовыми показателями. Важно помнить, что люди по-прежнему контролируют роботизированную бухгалтерию. Боты RPA следуют конфигурациям правил, установленным пользователем, и пользователь всегда готов просмотреть установленные процессы и любые потенциальные исключения. Постоянный мониторинг и обновление ботов RPA играют ключевую роль в успешном внедрении.
• Это приводит к одному из самых больших препятствий на пути внедрения RPA — созданию и стандартизации конфигураций, которым должны следовать боты. Не стоит слишком спешить с внедрением RPA, поскольку если процессы, которым следуют боты, неполные или неактуальные, это приведет к постоянным автоматизированным ошибкам. Важно, чтобы учетные процессы были заранее разбиты на шаги в соответствии с бизнес-правилами. Лица, ответственные за внедрение RPA, могут определить улучшения в процессе, сократив повторяющиеся задачи и выбрав, какие этапы можно оптимизировать с помощью RPA.
• Лица, ответственные за внедрение инструментов RPA, также должны быть обучены. Хотя RPA не требует такого активного участия ИТ-специалистов, как другие готовые бухгалтерские программы, лицам, внедряющим RPA, необходимо изучить основные функции RPA и научиться создавать простые сценарии RPA для ботов. Им также потребуется знание основ бухгалтерских навыков и функций.

• RPA продолжает расти как общий набор инструментов для бухгалтерских команд в различных отраслях промышленности и секторах. Внедряя RPA в свои собственные бухгалтерские функции, вы можете получить конкурентное преимущество за счет преобразования своих бухгалтерских процедур. Повышение эффективности больше не должно быть повторяющейся бизнес-задачей в календаре совещаний.
• Оценивая, подходят ли ваши методы учета для RPA, не забудьте напомнить колеблющимся коллегам, что RPA призвана облегчить их жизнь, а не заменить их. Несмотря на использование роботов, именно люди, управляющие ими, имеют решающее значение для их успеха. Именно они будут ближе всего к конфигурации ботов и именно они увидят скорые результаты.
• Если ваш бухгалтерский отдел готов преодолеть эти препятствия и воспользоваться преимуществами RPA, вы можете найти и сравнить лучшие продукты и инструменты RPA в каталоге.