Востребованные инструменты в программном обеспечении для малого бизнеса и стартапов

Что действительно важно, когда речь идет о программном обеспечении для малого бизнеса или стартапа? Мы составили список необходимых и полезных функций.

Зная, в какое программное обеспечение инвестировать, если вы создаете свой первый программный пакет: программное обеспечение для финансов и бухгалтерского учета, программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами и программное обеспечение для защиты данных и информации.

Вы можете сказать: «Это здорово, но как мне узнать, что поставщик программного обеспечения предлагает то, что мне действительно нужно?»

Хороший вопрос.

Вот в чем загвоздка: если вы покупаете программное обеспечение, в котором слишком мало функций, оно не стоит своих денег. Если вы покупаете программное обеспечение со слишком большим количеством функций (функций, которыми вы в конечном итоге не пользуетесь), это тоже не стоит денег.

Мы уделили время тому, чтобы выделить, какие функции, предлагаемые поставщиками программного обеспечения, жизненно важны для вашего бизнеса, а какие просто «приятно иметь».

Мы составили список функций, которыми обладает отличное программное обеспечение для финансов и бухгалтерского учета, и перечислили их ниже. Хотя не все программы имеют все эти возможности, вам следует помнить об этих функциях, когда вы покупаете решение для бухгалтерского учета. Ведь к какой бы нише не относился ваш бизнес, базовый набор функций таких ПО вам понадобится в любом случае.

Мы также включили второй список функций, с которыми вы можете столкнуться, которые не являются необходимыми для многих предприятий, но могут быть полезны в особых случаях. Мы будем называть эти функции «бонусными функциями».

Необходимые:

• Кредиторская задолженность: отслеживать деньги, причитающиеся кредиторам / поставщикам компании.
• Передача отчетности в государственные органы.
• Банковская сверка: сравнить и сопоставить финансовые отчеты с банковскими выписками.
• Выставление счетов (жизненно важно): создавайте и управляйте счетами.
• Отслеживание расходов: создайте подробный отчет о расходах.
• Управление основными средствами: отслеживайте детали основных средств (например, историю амортизации и технического обслуживания) в централизованной базе данных.
• Управление заработной платой: процесс заработной платы сотрудников (оклады, заработная плата и т. д.).
• Бухгалтерский учет проекта: управляйте финансами от проекта к проекту.
• Обмен, закрывающими документами, с контрагентами в электронном виде (ЭДО)

Бонусные функции

• Заказы на покупку: создайте подробный журнал всех товаров, приобретенных в ходе проекта.
• Налоговое управление: отслеживание налоговых операций и обеспечение соблюдения требований.

Советуем рассмотреть такие программные обеспечения как: СБИС: Бухгалтерия и учет, КУБ, Контур.бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия. Более широкий ассортимент вы найдете на нашем сайте в категориях Бухгалтерия и Финансовая отчетность.

Большинство предприятий уже используют программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами. Опять же, не каждая CRM на рынке будет предлагать все эти функции, и ценность, которую они добавляют для вашей организации, будет варьироваться в зависимости от ваших бизнес-целей. Однако мы считаем, что CRM с этими функциями предоставят вам необходимые инструменты и немного возможностей для роста. 

Опять же, мы добавили список бонусных функций, которые являются вишенкой на торте при поиске CRM. Они могут стоить немного дороже, но значительно упростят вашу деятельность по продажам и маркетингу.  

Необходимые 

• Система календаря / напоминаний: создание уведомлений и предупреждений о предстоящих событиях и задачах. 
• Хранение документов: храните документы в централизованном месте. 
• Оценка потенциальных клиентов (важно): оценка потенциальных клиентов по их качеству или вероятности покупки. 
• Интеграция автоматизации маркетинга: интеграция с инструментами автоматизации маркетинга.  
• Мобильный доступ: удаленный доступ к программному обеспечению с мобильных устройств. 
• Котировки / предложения: создайте и отправьте клиенту ценовое предложение или предложение. 
• Сегментация: группируйте потенциальных клиентов или контакты на основе определенных характеристик. 
• Интеграция с социальными сетями: интеграция с Facebook, Twitter и т. д. 
• Управление задачами: создайте текущий список действий и их статусов.  

Бонусные функции 

• Электронный маркетинг: создание и отправка электронной почты. 
• Интеграция внутреннего чата: интеграция с инструментами общения в реальном времени. 
• Управление территорией: упорядочивайте данные о клиентах и учетные записи по пользователям или географии.  
• Возможность облачной телефонии. 

Здесь советуем рассмотреть программные обеспечения: CRM Клиентская база, Бизнес.Ру, Битрикс24, СБИС: CRM. С остальными вы можете ознакомиться в нашем каталогеCRM (управление взаимоотношениями с клиентами). 

Любому начинающему бизнесу важно автоматизировать данные процессы, чтобы облегчить работу как руководителю так и коллективу. Мы считаем, что при оформлении новых сотрудников будет лучше уйти от бумажной кадровой документации и все хранить в учетной системе, сотрудникам выдать неквалифицированную электронную подпись и заверить все кадровые документы с помощью нее. В этом вам помогут такие программные обеспечения как: СБИС: Управление персоналом и КОМПАС: Управление персоналом. 

Также немаловажно адаптировать и обучить новых сотрудников к работе- это послужит первым впечатлением о вашей организации, поможет повлиять на их вовлеченность и облегчит прохождение процесса найма. Тут можно обратить внимание на программные обеспечения: WikiWorks и Монолит: Персонал.

Ну и конечно не стоит забывать о контроле сотрудников, но порой делать самостоятельно это сложно. Следующие программные обеспечения помогут автоматизировать процесс мониторинга рабочего времени за компьютером, время прихода/ухода с работы и даже контроля выездных сотрудников: Мобифорс и СБИС.

Ну и обсудим какими же функциями должны обладать такие ПО.

Необходимые

• Показатели производительности
• Управление временем и посещаемостью
• Управление платежной ведомостью
• Контроль рабочего места
• Управление документами
• Управление обучением
• Управление рабочим процессом
• Тестирование навыков
• Архивация документов
• Отслеживание соответствия требованиям
• Хранение документов
• Электронная подпись
• Анализ производительности
• Мониторинг активности сотрудников
• Отслеживание времени

Бонусные функции

• Отслеживание навыков
• Прогноз уровня занятости
• Мобильный доступ
• Отслеживание заболевших
• Справочник сотрудника
• Управление должностными инструкциями
• Создание тестов / викторин
• Запись активности экрана

Но как использовать эту информацию? Считайте это своей шпаргалкой для собеседований с поставщиками программного обеспечения.

После того, как вы прошли процесс сужения списка поставщиков программных решений и будете готовы поговорить по телефону, чтобы обсудить условия подписки или покупки программного обеспечения, вытащите этот список функций и убедитесь, что вы знаете, что предлагает каждый поставщик. Вы можете использовать инструмент PickTech «рекомендуемые фильтры», доступный в каждом каталоге программного обеспечения, чтобы сузить выбор в соответствии с вашими необходимыми функциями.

Если у поставщика нет функции, которая, по вашему мнению, жизненно важна для вашей организации, вычеркните этого поставщика из своего списка. И наоборот, если они предложат вам эту и еще десяток ненужных функций по более высокой цене, вы, вероятно, сможете найти более скромный и доступный вариант.