Комплексная автоматизация кадров VS классический КЭДО. Обзор функционала системы ELMA365 КЭДО

Про электронный кадровый документооборот сегодня уже не стоит говорить в будущем времени, как о чем-то абстрактном. Это настоящее, которое происходит в кадровых процессах прямо сейчас.

Подписанием кадрового документа в электронном виде сейчас никого не удивить, фокус переходит на автоматизацию кадровых процессов.

Рынок кадрового ЭДО перманентно пополняется новыми решениями – как коробочными, так и решениями с возможностью внесения дополнительных изменений в функционал. Лидерами рынка становятся решения которые предоставляют комплексную автоматизацию КЭДО и не ограничивают дальнейшую автоматизацию других HR-процессов.

В статье расскажем о решении ELMA365 КЭДО, обновленном функционале решения и преимуществах комплексной автоматизации кадров в сравнении с классическим КЭДО.

Мы непрерывно тестируем и улучшаем пользовательский опыт решения, обогащаем его функциональными возможностями.

В ELMA365 КЭДО расширена интеграция с ЗУП 3.1. Ключевое преимущество интеграции – автоматическое создание, проведение приказов на основе согласованного заявления, служебной записки и передача печатных форм в КЭДО без участия специалистов.

Кратко, как это работает на примере отпуска:

1. Сотрудник формирует заявление на отпуск ( система отображает доступное кол-во дней отпуска), подписывает сформированное заявление электронной подписью.
2. Заявление переходит на согласование ответственным лицам.
3. После завершения согласования заявления в КЭДО автоматически в ЗУП создается приказ на отпуск, формируются печатные формы, которые приходят на подписание сотруднику отдела кадров в КЭДО! Без каких либо ручных дополнительных действий и перехода в учетную систему!
4. Специалист отдела кадров выполняет ОДНО действие во всем процессе — подписать, которое занимаем 10 секунд! Далее документ поступает сотруднику и останется только дождаться дат начала отпуска 😉

Регулярно ELMA365 КЭДО выполняет загрузку остатка отпусков в разрезе типов отпусков. При этом решение выполнено гибко: если в вашей системе есть уникальные виды отпуска – решение загружает их автоматически.

Отправка документа из ЗУП в систему КЭДО на подпись это золотой стандарт систем КЭДО. Мы пошли дальше и реализовали настройку, в которой можно указать список печатных форм в разрезе документа ЗУП, которые нужно отправлять на подписание по умолчанию. Согласитесь, сложно представить прием на работу без трудового договора, а работу в выходной – без подписания приказа. Данная настройка позволяет сократить время на отправку документа, исключает ошибки человеческого фактора: забыл или отправил не своевременно.

Рассмотрим механику процесса на конкретных примерах.

В системе ЗУП настроено, что для данного процесса необходимо сформировать: Дополнительное соглашение, Приказ не перевод. После проведения документа ЗУП в ELMA365 КЭДО автоматически передаются искомые документы и стартует Универсальный процесс подписания (подписание со стороны работодателя, а затем сотрудника), а в ЗУП можно отслеживать статус подписания этих документов. То есть в этом случае сотрудник отдела кадров выполняет всего 2 действия.

Если необходимо отправить на подписание какой-то документ, которого нет в учетной системе (например, приказ на изменение персональных данных), необходимо использовать этот же Универсальный процесс подписания в ELMA365 КЭДО.

Два шага: выбрать сотрудника и отправить ему файл на подписание прямо в КЭДО — процесс запущен!

Важно заметить, что в решении есть возможность визуализации печатных форм под себя, если в этом есть необходимость, например, брендированные приказы. Сотрудник получает документ и может ознакомиться с ним с любого устройства, подписать их электронно. Также у сотрудника в интерфейсе есть возможность ознакомиться с тем, кто подписал документ, скачать документ и ЭП.

Этот процесс в ELMA365 КЭДО реализован под ключ.

1. Планирование графика отпусков. Всем сотрудникам компании приходит задача запланировать отпуску на следующий год, при этом система учитывает дополнительные дни отпуска и отдельные категории сотрудников, кому полагаются дополнительные дни отпуска, следит, чтобы один из периодов отпуска был не менее 14 дней, учитывает праздничные дни. Руководители согласуют отпуск своего подразделения используя визуальную диаграмму отображающую пересечения и комментарии сотрудников. Можно отправить отдельные плановые отпуска на корректировку. После завершения согласования всех отпусков в ЗУП автоматически создается график отпусков на основании согласованных данных и печатная форма поступает на утверждение руководителю организации в КЭДО. После утверждения график отпусков приходит на ознакомление всем сотрудникам компании. При этом система автоматически контролирует, чтобы утверждение и ознакомление было проведено в срок — за две недели до начала года.
2. Исполнение графика отпусков. За две недели до наступления отпуска по графику сотрудникам компании приходит уведомление о необходимости подтвердить или перенести отпуск по графику. На основании выбранного действия автоматически происходит уведомление руководителя и формирование приказа в ЗУП с последующей передачей их на подписание в КЭДО.

Интеграция очень облегчает работу специалистам отдела кадров. Не смотря на то, что работа с графиком отпусков инициируется раз в год, этот процесс является одним из самых трудоемких.

Категории сотрудников влияют на все кадровые процессы! Кого-то нельзя отзывать из отпуска, кто-то имеет право на отпуск в любое время, кого-то нельзя отправлять в командировки или привлекать к сверхурочной работе! Все эти и многие другие моменты позволяет контролировать набор категорий присвоенных сотруднику в КЭДО.

В системе есть базовый справочник категорий сотрудников в соответствии с ТК РФ, кроме того, система позволяет добавить недостающие категории сотрудников, если такие утверждены вашими ЛНА. Для каждой категории задаются параметры, которые учитываются при проверках.

В системе реализовано несколько источников присвоения категории сотруднику:

• кадровое событие в ELMA365 КЭДО;
• процесс изменение личных данных;
• процесс присвоение категории сотруднику.

Например, если на работу принимается сотрудник младше 18 лет, ему автоматически присваивается определенная категория. Весь процесс присвоения категории достаточно простой, система предлагает дружелюбные и понятные интерфейсы. Все свои категории сотрудник может просматривать в своей карточке.

В рамках процесса реализован и обратный процесс – контроль снятия категории. Например, если у сотрудника есть ребенок, которому исполняется 18 лет, то категория меняется. Автоматизированный контроль влияния категории сотрудника на кадровый процесс снимает существенную нагрузку со специалистов отдела кадров, а главное контролирует исполнение ТК РФ.

Изменение личных данных – актуальность данного процесса всегда была высока, но осенью 2022 года стала критически важной.

При помощи данного процесса сотрудник может сообщить любую личную информацию о себе работодателю, а работодателю это позволяет корректно вести воинский учет и формировать Форму 10.

Виды работы в нерабочее время:

• сверхурочная работа
• работа в ночное время
• работа в выходной/ праздничный день.

В нашем решении эти три вида «работ» реализованы на одних сущностях. Верхнеуровно процесс выглядит следующим образом: работодатель формирует вызов сотрудника на сверхурочную работу, при вызове проходят все проверки, которые предусмотрены ТК РФ – учитываются категории сотрудников, которых нельзя вызывать на ночную работу, учитывается производственный календарь и общая сумма часов сверхурочной работы как за смежные дни (не должна превышать 4 часа) так и в целом за год (не должна превышать 120 часов) Если необходима отправка уведомления о возможности сотрудника отказаться – система автоматически выполняет данное действие. После этого сверхурочная работа согласуется и приходит сотруднику на подтверждение. Сотрудник подписывает согласие УНЭП, запускается процесс формирования документа в ЗУП – формирование печатной формы, которая передается в ELMA365 КЭДО автоматически.

Специалистам отдела кадров не нужно ничего заполнять, а только подписать. Основные проверки легитимности выполняет система, что разгружает специалистов отдела кадров. Механика процесса относится ко всем трем видам работы в нерабочее время.

В решении можно адаптировать существующие шаблоны уведомлений, заявлений и приказов для каждого вида работ в соответствии с принятыми формами вашей компании.

Упрощенно процесс можно описать так: сотрудник в любой момент, когда ему приходит уведомление, извещение или вызов на исполнение работ, может сообщить об этом работодателю с помощью сформированного заявления. На основании заявления происходит уведомление работодателя, специалиста отдела кадров.

Специалист отдела кадров проводит необходимые проверки, после этого происходит автоматическое формирование приказа, который подписывается со стороны работодателя и сотрудника. В случае, когда необходима справка о доходах — система подскажет об этом. Если дело касается мобилизации, в этом случае в процесс можно включить дополнительные шаги по формированию пакета документов для отсрочки.

В системе дополнительно реализован кейс, когда уведомление приходит не сотруднику, а работодателю и далее работодатель инициирует процесс самостоятельно, уведомляет сотрудника.

Есть еще ряд изменений, о которых хотелось бы кратко рассказать.

в ELMA365 КЭДО реализован раздел для сотрудника отдела кадров, который показывает статус принимаемых сотрудников (подписал соглашение, приглашен ит.д). Это актуальный кейс для контроля приема особенно дистанционных сотрудников.

Все заявки сотрудников в системе имеют высокую информативность для руководителя – отражают необходимую информацию о категории сотрудника, которая может повлиять на согласование. А также система не дает запустить заявки если на кадровые события, если это пересекается с другим кадровым событием. Например отправить сотрудника в командировку в период нахождения сотрудника в отпуске. Такие маленькие детали улучшают ежедневный пользовательский опыт.

Мы предлагаем комплексную автоматизацию кадрового документооборота, а не просто подписание документов. Решение автоматизирует 25+ кадровых процессов и документов, в буквальном смысле облегчает работу специалистам отдела кадров и освобождает колоссальный временной ресурс.

Low-code инструменты позволяют конструировать процессы так, как этого требует структура организации. Например, при согласовании документов очень часто участвует не один согласующий, а несколько, которые подключаются на определенных этапах согласования документов. Решение позволяет учесть все эти нюансы процесса.

Все операции с документами сотрудник может проводить в удобном интерфейсе – портале КЭДО, в котором собраны необходимые возможности. Портал также можно настраивать и изменять, брендировать, если это потребуется или просто хочется.

До встречи при внедрениях 😉