Адаптация команды к новому отраслевому программному обеспечению

При внедрении новой программной системы в компанию HR отдел должен предвидеть холодное отношение со стороны сотрудников или даже сложности.

Вы знаете, что новая система управления талантами или другое программное обеспечение, которое вы приобрели, — это отличная инвестиция для вашего бизнеса. Но ваши сотрудники могут так не считать.

На самом деле, многим из них, вероятно, не понравится идея использования новой системы в работе. И неспособность признать и устранить эти негативные настроения в лоб, может привести к возникновению множества проблем с внедрением новой системы, даже в большей степени, чем само программное обеспечение.

Чтобы помочь, давайте рассмотрим три ситуации, в которых поведение сотрудников может сорвать внедрение новой системы, и подробно рассмотрим некоторые решения для того, чтобы этого не произошло.

1. Старые привычки (и системы) умирают с трудом

Кейс

Вы хотите, чтобы все перешли на новую систему. Но до тех пор, пока не закончится лицензия на старую систему, сотрудники цепляются за нее изо всех сил, и это вызывает задержки с миграцией и внедрением данных.

Решение

Не думайте, что ваши сотрудники понимают обоснование внедрения новой системы. С их точки зрения, старая система может не иметь недостатков, когда на самом деле она должна уйти из-за важных причин, таких как, например, проблемы безопасности или увеличение стоимости.

Подготовьте электронное письмо от генерального директора или руководителя отдела, объясняющие “почему” внедрение новой системы необходимо.

Если вы проявили должную осмотрительность во время поиска программного обеспечения, то скорее всего уже знаете о двух-трех функциях, которых сегодня нет у вашего программного обеспечения. Выделение их в вашем объяснении также может быстрее привлечь работников.

2. “Суперпользователи” взяли верх

Кейс

Кажется, все идет хорошо, пока не начинают поступать жалобы: система слишком запутана, а у сотрудников слишком много работы, чтобы прямо сейчас освоить новую систему. Работники начинают просить своего менеджера или HR позаботиться о некоторых задачах в новой системе за них.

Эти просьбы сначала выполняются, потому что руководство знает, что люди все еще учатся. Но вскоре небольшая группа “суперпользователей” взяла на себя всю работу с новой системой, снизив свою производительность.

Если сотрудники не будут активно выполнять задачи в новой системе, преимущества внедрения будут недействительными.

Решение

Примите меры, чтобы сделать выполнение этих задач как можно более легким для работников. Если в вашей новой системе есть интуитивно понятное мобильное приложение, попросите сотрудников загрузить его. Если вы можете интегрировать новую систему с инструментом совместной работы, таким как Slack, который сотрудники уже знают, как использовать, сделайте это. Все, что угодно, чтобы снизить барьер для входа, может иметь значение.

Также воспользуйтесь преимуществами своих “суперпользователей”. Независимо от того, взаимодействуете ли вы один на один или в групповом сеансе, попросите их рассказать сотрудникам, как именно выполнять общие задачи в новой системе. Сотрудники будут более вовлечены, когда будут учиться у кого-то из своих, а не у какого-то незнакомца, представляющего вашего поставщика программного обеспечения.

Если все остальное терпит неудачу, а работники все еще не используют систему сами, проведите переоценку. Возможно, некоторые задачи слишком нерегулярны или сложны.

3. Отказ сотрудников через время

Кейс

Через несколько недель кажется, что вы завоевали рабочую силу. Сотрудники наконец-то используют новую систему по назначению, некоторые даже с энтузиазмом.

Однако через шесть месяцев, ситуация ухудшается. Многие сотрудники отказались от новой системы, и использование сократилось более чем наполовину. Теперь руководство задается вопросом, не пришло ли время отключить все это.

Решение

Все чаще компании инвестируют в технологии, чтобы поощрять полезное, но необязательное поведение своих сотрудников. Подумайте о реферальном программном обеспечении, с помощью которого сотрудники направляют своих друзей на вакансии, или о системах оценки сотрудников, с помощью которых работников поощряют признавать достижения других людей.

Нужно продолжать работать, чтобы поощрять постоянное использование, и иногда регулярных напоминаний по электронной почте просто недостаточно.

Один из методов, который вы могли бы использовать для стимулирования длительного использования, — это поэтапное развертывание. Работники знакомятся с новыми функциями и приложениями с течением времени, а не со всеми сразу.

Геймификация также может быть эффективной. Внедряя такие элементы, как системы баллов, таблицы лидеров или реальные вознаграждения (денежные или неденежные) за привлечение друзей на работу или оставление отзывов для коллег, вы можете поощрять работников продолжать использовать программное обеспечение.