Автоматизация гостиницы для животных: как открыть и оптимизировать бизнес-процессы, выбор программ для зоогостиниц

Зооотель может стать прибыльным бизнесом, особенно если речь идет о небольшом городе, где таких услуг мало или нет совсем. Людям часто нужна помощь по присмотру за питомцами на время отпуска или командировок. Хочется, чтобы животное провело эти дни с наименьшим стрессом, регулярно питалось и могло оперативно получить помощь при проблемах со здоровьем.

Где-то эти функции берут на себя ветеринарные клиники. Госпитали со своим стационаром могут сдавать боксы здоровым животным. Однако этот вариант нельзя считать удачным. После отдыха в таком «отеле» питомец может вернуться домой с новыми болячками, ведь он несколько дней проведет по соседству с пациентами клиники.

Итак, вы решили, что гостинице для животных в вашем городе быть. С чего начать и как это все организовать?

Составим алгоритм из основных шагов, через которые нужно будет пройти:

1. Определиться с концепцией. Продумайте, каким будет зооотель. Чтобы вдохновиться, можно посмотреть референсы – какие заведения открыты в других городах и странах. Подумайте, каких животных вы будете принимать. Для средних и крупных собак будут нужны комнаты побольше, да и селить их рядом с кошками нельзя – это будет дополнительным фактором стресса для всех. Готовы ли вы принимать совсем мелких животных, например, хомяков и черепах? А животных с инвалидностью и другими проблемами со здоровьем? Им понадобится особый уход. Представьте, как гостиница будет выглядеть, сколько будет номеров, какие документы нужно будет предоставить для заселения.
2. Открыть юридическое лицо. Для этих целей нужно будет зарегистрировать ИП или ООО. Первый вариант, как правило, выгоднее. Выберите систему налогообложения – лучше УСН. Для pet-отеля выбирают ОКВЭД «ветеринарная деятельность». Однако специальная лицензия здесь не нужна, если вы не собираетесь оказывать никаких другие услуги, кроме временного размещения. Она понадобится, если в планах оказывать услуги по ветеринарному лечению или продавать фармакологические препараты.
3. Найти помещение. Это будет отдельно стоящее здание, а не первый этаж в жилом доме – такое запрещено законодательством. Помещение должно располагаться на расстоянии в 150 м от жилых комплексов. Хорошо, если в нем будут высокие потолки, а недалеко располагается парковка и остановки транспорта. Потребуется провести вентиляцию, по возможности – звукоизоляцию, положить на пол кафель и покрасить стены.
4. Пройти проверки. Нужно будет заключение Санэпидемстанции, МЧС, Роспотребнадзора.
5. Подобрать мебель. Сюда относится все, что потребуется для создания перегородок и оснащения номеров. Вольеры, домики, будки, когтеточки, лежанки. Неплохо также закупить лотки, миски и игрушки на случай, если владельцы животных забудут принести свои. Все это должно быть безопасным для питомцев. Позаботьтесь и о персонале – понадобятся стулья, столы, стойка администратора, шкафы и, вероятнее всего, диван или кушетка для ночного отдыха дежурных специалистов. Этот список будет шире, если вы дополнительно будете оказывать услуги груминга, медикаментозного лечения.
6. Закупить расходные материалы. Сюда относятся одноразовые пеленки, влажные салфетки, приспособления и безопасная бытовая химия для уборки.
7. Закупить оборудование. Это компьютеры, роутеры для интернета, принтеры, сканеры. Хорошим решением будет провести сигнализацию. Для персонала понадобится холодильник, чайник, микроволновая печь.
8. Подобрать и настроить программное обеспечение. Этот момент, пожалуй, один из самых важных, когда вы решаете открыть гостиницу для животных с нуля. Вы будете вести базу данных клиентов, планировать заезды и выселение, регистрировать постояльцев, заводить на них карточки с заметками. Понадобятся системы, которые обеспечат учет в зооотеле и позволят бронировать номера. Грамотный подбор этих программ поможет автоматизировать pet-отель, работать быстро, эффективно и удобно, даже при частой смене персонала.
9. Нанять персонал. Еще один крайне важный пункт. Это не просто люди, которые будет приходить для приема платежей и ухода за животными – это лицо зооотеля. От качества их работы, их квалификации будет зависеть то, доверят ли вам хозяева своего питомца в следующий раз.

Разберем подробнее два последних пункта.

Для эффективной работы pet-отеля понадобится:

1. CRM-система. В ней будет вся база клиентов, история их посещений, пожелания и другие важные данные об особенностях поведения, питания, здоровья, характера питомцев. Здесь же обычно можно составлять расписания сотрудников, ставить задачи и напоминания, а также вести программу лояльности. Многие СРМ позволяют смотреть аналитику, формировать отчеты по продажам и контролировать остатки расходных материалов на складе.
2. Программа для онлайн-бронирования. Не все владельцы хотят звонить по телефону или договариваться в долгой переписке в мессенджере или ВК. Большинству удобно зайти в приложение, выбрать нужные даты и размер комнаты, сразу увидеть стоимость и забронировать место для питомца. В специальной программе все это сразу отражается на состоянии номерного фонда. Значит, вы не сможете заселить двух постояльцев на одно место и избежите многих неприятных накладок.
3. Программа для ведения кассы и финансовой отчетности. Все поступления и расходы должны фиксироваться. Без этого не получится грамотно вести бухгалтерию и разбираться с налогами.
4. Платформа для работы телефонии. Если ваша зоогостиница вырастет и наберет обороты, обойтись без нее будет сложно. На начальном этапе достаточно поставить обычный телефон или вовсе принимать звонки на мобильный. При большом потоке клиентов администраторам будет нужно часто общаться с клиентами. Организация небольшого внутреннего колл-центра с телефонией позволит контролировать качество общения, соблюдение стандартов, поможет оперативно выявлять проблемы и собирать обратную связь, повышать продажи.

Чтобы грамотно подобрать системы, которые помогут автоматизировать работу зоогостиницы, нужно исходить из потребностей бизнеса. Как правило, для этих целей хорошо подходят программы, созданные для отелей. Вы сможете их использовать для автоматизации pet-гостиницы с минимальными дополнительными настройками, ведь работа с базой, бронирование, телефонией и отчетами там уже есть.

Это программа, созданная специально для отельеров. Вот какой функционал мы предлагаем:

1. CRM-система для ведения базы и создания заявок. Все клиенты и их питомцы всегда под рукой.

  2.  Модуль бронирования, который можно встроить на сайт или в группу ВК. Заявки из него будут попадать сразу в систему.

 3. Модуль рассылок по СМС и электронной почте, а также возможности отправки предзаписанных голосовых сообщений. Поможет напомнить владельцам о сроках аренды, времени заезда, а также удобно для рассылки рекламных предложений.

 4. IP-телефония для организации небольшого колл-центра. Интегрирована с базой, все разговоры подтягиваются в общую карточку клиента.

 5. Календарь, где можно отмечать события и настраивать напоминания о них. Например, планировать уборку, кормление животных, экскурсии для потенциальных клиентов.

 6. Возможности для сбора аналитики и выгрузки отчетности. Вы увидите количество занятых номеров, а также поймете, какие услуги пользуются наибольшей популярностью, сможете сделать вывод о «высоком» и «низком» сезоне для планирования рекламных акций.

 7. Возможности для создания списка дел. Персоналу будет удобно формировать To do list, а также ставить себе и коллегам задачи, сверяться в конце дня с чек-листами. Это пригодится, потому что у разных постояльцев могут быть свои пожелания к частоте выгула и кормления, а по мере роста бизнеса дел будет становиться все больше.

 8. Подключение «звонка с сайта» CLOFFBack. Это специальный настраиваемый виджет, который позволяет клиенту связаться с администратором уже через 12 секунд. Окошко может предлагать совершить звонок, написать оператору в чат или отправить СМС.

В готовом решении для отеля CLOFFHotel можно выставлять нужные тарифы для разных типов номеров и услуг. С ним удобно автоматизировать работу, делать вывод о производительности отдельных сотрудников, планировать маркетинговые мероприятия.

Внутри каждого модуля есть возможности для гибкой настройки. Можно кастомизировать платформу так, чтобы она была максимально подходящей для регистрации размещения питомцев. Настройка производится бесплатно, а техническая поддержка доступна 24/7. Мы поможем интегрировать с системой все нужные для работы сторонние сервисы.

Если в планах пока только принимать животных для временного размещения в номерах, то будет достаточно администраторов и зоонянь. Вторых подобрать сложнее и не всегда понятно, где именно их искать. Зооняни обеспечивают комфорт животных, следят за количеством корма и воды в мисках, своевременно чистят лотки и выгуливают животных. В их задачи входить следить, чтобы животное испытывало как можно меньше стресса без хозяев, выявлять ухудшения самочувствия. Также зооняни могут делать фото- и видеоотчеты. Многие хозяева просят присылать такое подтверждение хорошего самочувствия питомца. Нередко на их же плечах регулярная уборка номеров и всего помещения зоогостиницы.

Для такой работы отлично подойдут студенты ветеринарных факультетов и ответственные терпеливые люди с опытом обращения с животными.

В дальнейшем, когда в перечне услуг появятся медицинские услуги и груминг, нужно будет также подобрать специалистов с соответствующей квалификацией. Имейте в виду, у всех сотрудников, которые будут допущены в pet-отеле до врачебных манипуляций, обязательно должно быть образование и медицинская книжка. Сотрудники без ветеринарных дипломов заниматься такой работой не могут.

Весь персонал должен быть обучен работе с программами и не забывать использовать их в работе. Это обеспечит максимальную автоматизацию бизнес-процессов, точный сбор аналитики и поддержку принятия решений, связанных с маркетинговыми активностями, введением новых услуг и подбором персонала.

Как открыть бизнес в виде гостиницы для животных? Первые шаги будут похожи на запуск любого другого предприятия: проанализировать спрос, определиться с концепцией, открыть юридическое лицо, найти помещение, пройти все проверки и получить разрешения, закупить оборудование и мебель, нанять персонал. Однако для того, чтобы все это работало, важно подобрать правильные инструменты автоматизации.

Рet-отелю нужна будет CRM-система с возможностями для онлайн-бронирования, рассылок, созданием задач, выгрузки аналитики и отчетности. Идеально, если все это будет уже интегрировано с телефонией.

Мы готовы предложить для этого уже готовое решение CLOFFHotel. Оно создано специально для отелей, может кастомизироваться под запросы и интегрироваться с любыми сторонними сервисами. С ним большая часть работы в зоогостинице будет автоматизирована, а контролировать персонал и делать выводы для принятия бизнес-решений будет гораздо проще.

Кроме того, вам понадобится кассовое и бухгалтерское программное обеспечение.

Чтобы желание открыть гостиницу для животных с нуля не осталось нереализуемой и неподъемной мечтой, подберите весь пакет программного обеспечения заранее. Потом персонал здорово сэкономит силы и время на самых простых рутинных операциях, а значит, будет больше времени уделять комфорту постояльцев и общению с хозяевами. Такой pet-отель быстро получит имидж заведения, куда можно спокойно отдавать любимых питомцев, бизнес будет быстро расти и наращивать прибыльность.

Нашу систему CLOFFHotel можно протестировать бесплатно. За это время вы поймете, подходит ли она для целей бизнеса, и увидите, какого функционала не хватает. Чтобы попробовать, достаточно заполнить заявку на сайте.