Что такое управление данными: как это может помочь бизнесу

Киберпреступления уже стали обыденной частью нашей жизни. Преступникам нужны ваши данные, и методы их получения становятся все более совершенными. К счастью, вы можете справиться с этими угрозами с помощью надежной стратегии управления данными.

Представьте, сколько всего можно было бы сделать, если бы вам не нужно было следовать множеству правил и предписаний по работе с данными вашего предприятия. Сотрудники могли бы получать доступ к данным из любого места. Они могли бы обмениваться данными о клиентах между командами любым способом, позволяющим быстрее выполнить работу. Ваша техническая команда могла бы сосредоточиться на важных проектах, не заботясь о резервном копировании данных.

Но опасность таится, и несоблюдение правил регулирования данных сделает ваш бизнес беззащитным перед угрозой кибератак. Малый бизнес особенно уязвим для киберпреступлений: 43% кибератак направлены на малые предприятия, а 60% компаний, ставших жертвами таких нападений, выходят из бизнеса.

Как руководитель компании, вы обязаны защищать своих сотрудников, клиентов и бизнес. Для этого вам необходимо повысить эффективность управления данными.

Управление данными — это инициатива компании по созданию и внедрению набора правил и политик, касающихся ее данных. Эти политики охватывают такие вопросы, как:

Все, что касается данных вашей компании — кто их видит, кто и откуда может получить к ним доступ, а также как они защищены — является управлением данными.

Если вы хотите получить качественные данные, защищенные от киберпреступников и используемые в соответствии с законами об обмене данными, управление данными должно стать вашим главным приоритетом.

Преимущества управления данными не ограничиваются только защитой данных. Оно также может помочь в следующем: 

Но внедрение политики управления данными должно быть делом всей компании. Ваши сотрудники ежедневно обращаются к данным и используют их, поэтому на их работу повлияют любые новые политики, которые вы внедрите. А когда речь идет о безопасности данных, ваши политики управления данными будут эффективны только в том случае, если все будут им следовать. Достаточно одного человека и одной ошибки, чтобы хакер получил доступ к данным вашего предприятия.

Однако «данные» могут подразумевать столько разных вещей, и как вы можете продумать все правила, которые охватывают использование и защиту данных? Вот как нужно думать об управлении данными.

Если реализация стратегии управления данными кажется хлопотным делом, это так и есть.

Для обеспечения безопасности данных необходимо много планировать, изменять привычки и применять неудобные обходные пути. И если вы решите серьезно отнестись к управлению данными, вам потребуется много времени, проб и ошибок, чтобы правильно разработать политику. Однако борьба с утечкой данных или еще более серьезными проблемами будет гораздо более серьезной и хлопотной, а репутация вашего предприятия может так и не восстановиться. 

Вот четыре вещи, о которых следует помнить при внедрении или обновлении политики управления данными.

Определите, почему вы создаете новые политики в отношении данных. Возможно, вы заметили уязвимости в системе защиты данных вашей компании или структура вашего бизнеса изменилась — например, увеличилось число сотрудников, работающих удаленно.

Эти причины помогут вам сориентироваться в политике, которая непосредственно отвечает вашим проблемам и целям управления данными.

К заинтересованным сторонам относятся ваши сотрудники, клиенты, инвесторы и другие лица. Сообщайте об изменениях в управлении данными до их внедрения. Будьте прозрачны и расскажите о том, как вы пытались смягчить последствия сбоев, но эти изменения, скорее всего, затронут и их. Расскажите им, как и что, возможно, придется делать по-другому. 

Предоставьте заинтересованным сторонам канал связи, чтобы они могли сообщать о сбоях, проблемах или вопросах, которые могут возникнуть после введения в действие новой политики управления данными.

Вовлечение нужных людей имеет решающее значение для успешной реализации плана управления данными.

Сильная стратегия управления данными включает в себя несколько уровней руководства. На исполнительном уровне у вас есть старшие руководители и менеджеры. На стратегическом уровне у вас есть Совет по управлению данными (DGC), который состоит из одного-двух человек от каждого подразделения или отдела. На тактическом уровне у вас есть распорядители домена данных и координаторы распорядителей данных.

На оперативном уровне у вас есть ответственные за данные, то есть ваши сотрудники, которые используют данные для выполнения ежедневных задач или проектов. Давайте рассмотрим различные роли, чтобы понять, за что конкретно отвечает каждая должность.

Их роль: ваши топ-менеджеры отвечают за внедрение новых политик сверху вниз и объясняют заинтересованным сторонам влияние новых политик на более широкую бизнес-модель вашей компании.

Руководители высшего звена отвечают за широкие сферы деятельности вашей организации. Если вы являетесь частью небольшой компании, возможно, вы уже выбрали некоторых из них для работы в совете по управлению данными. Но руководители более крупных организаций могут делегировать эту роль старшему менеджеру или вице-президенту.

Независимо от этого, члены совета должны знать, что происходит с данными компании, особенно если это связано с общим состоянием бизнеса.

Как управление данными влияет на них: руководству придется следовать тем же правилам, что и всем остальным, когда дело касается данных, хотя они, скорее всего, будут иметь более высокий уровень доступа, чем большинство сотрудников.

Им также необходимо будет глубже понимать управление данными в целом, получая регулярные обновления от DGC. Потому что, при возникновении серьезных проблем, таких как утечка данных или кибератака, руководители высшего звена должны знать, какова их роль в устранении проблемы и возвращении компании в нормальное русло. В конце концов, именно их стиль управления и деловое чутье будут в значительной степени подвергнуты критике, когда ваши клиенты захотят получить ответы.

Их роль: двусторонняя связь между DGC и остальными сотрудниками вашей компании является обязательным условием. Внедрение новых политик на уровне команды также крайне необходимо.

Руководители должны знать, как политика управления данными относится конкретно к их командам. И они должны уметь общаться с советом по управлению данными, когда определенные политики усложняют работу их команды.

Например, допустим, ваш совет по управлению данными решил, что ваши сотрудники могут получать доступ к определенной клиентской информации только через корпоративную виртуальную частную сеть (VPN). Сотрудники входят в VPN при подключении к компьютерам компании. Но ваши торговые представители, вероятно, часто работают из дома и используют свои собственные устройства для заключения и обновления сделок.

Менеджеру по продажам и совету по управлению данными необходимо выработать решение, чтобы данные клиентов не были скомпрометированы, а сотрудники отдела продаж могли эффективно выполнять свою работу.

Как управление данными влияет на них: менеджеры, скорее всего, будут первой точкой контакта, когда член команды либо попросит изменить политику в отношении данных, либо нарушит ее. Им необходимо научиться эффективно информировать о потребностях своей команды в отношении данных, чтобы донести эти интересы до DGC.

Их роль: сотрудники, которые имеют доступ к данным или используют их, а это, скорее всего, большинство из них, должны активно следовать новым политикам и высказывать свое мнение, если политика значительно усложняет их работу.

Как и руководители, сотрудники, использующие данные или имеющие к ним доступ, должны уметь доносить свои потребности.

Возвращаясь к нашему предыдущему примеру с отделом продаж, можно сказать, что торговый представитель, скорее всего, сообщит своему менеджеру по продажам об отсутствии доступа к данным клиента.

Многие сотрудники низшего звена ежедневно работают с данными. Поэтому они лучше всего представляют себе, к каким данным им нужно получить доступ и как их использовать.

Особенно это касается технических специалистов, которые должны чувствовать себя вправе высказать свое мнение. Если что-то пойдет не так при резервном копировании данных или если они заметят подозрительную активность в вашей сети, они узнают об этом первыми.

Как управление данными влияет на них: политика, которую внедряет совет по управлению данными, напрямую затрагивает многих сотрудников. Особенно если они меняют способ выполнения своей работы, потребности сотрудников должны быть главным приоритетом DGC после безопасности данных.

Между вашим DGC и остальной частью бизнеса должна быть последовательная коммуникация. Сотрудники должны знать о новых правилах и понимать их причины. Например, одной из новых политик может быть запрет на использование сотрудниками личных устройств для выполнения рабочих задач. Это может вызвать неудобства, но разъяснение причин поможет сотрудникам понять, что отказ от использования рабочих устройств позволит сохранить информацию компании (и безопасность их устройств).

Сильная стратегия управления данными учитывает риски: В частности, растет число атак с использованием программ Ransomware. Эти виды киберпреступлений направлены непосредственно на данные вашей компании, и как только они попадают в руки киберпреступников, они уничтожают или удаляют их, если вы не заплатите им определенную сумму денег.

В среднем выкуп может стоить вашей компании около 2 500 долларов, не говоря уже о стоимости новых систем безопасности. Сильная стратегия управления данными также предусматривает наличие доступных инструментов для снижения этих рисков.

Такие инструменты, как программное обеспечение для управления данными, могут помочь вашей компании управлять, визуализировать и защищать данные.

Другие инструменты, такие как программное обеспечение VPN, также могут сыграть свою роль в защите данных вашей компании путем защиты устройств вашей компании.