Как автоматизировать обработку счетов для повышения эффективности и снижения затрат бухгалтерии

Отличные отношения с поставщиками приносят значительные конкурентные преимущества. Прочные отношения с поставщиками часто зависят от скорости, с которой вы, как бухгалтер, проводите их платежи. Время обработки счетов имеет решающее значение, именно это является самой большой проблемой, с которой сталкивается большинство компаний.

Почти 45% предприятий отмечают, что их бухгалтерские отделы сталкиваются с проблемой длительного времени обработки выставленных счетов из-за сложных рабочих процессов. Это означает увеличение количества просроченных платежей и штрафов — все это может привести к повышению стоимости товаров и услуг от поставщиков.

Если обработка счетов занимает более семи дней и менее 50% этого процесса оцифровано — это очевидная проблема, а автоматизация процессов может помочь ее устранить. 

Предприниматели часто делятся впечатлениями, что автоматизация обработки счетов позволила создать эффективный рабочий процесс, сократить трудозатраты и освободить больше времени, чтобы сосредоточиться на ценных задачах.

«Теперь я чаще пользуюсь скидками за досрочную оплату от поставщиков и договариваюсь о лучших условиях оплаты, не говоря уже о том, что проверяю и оплачиваю счета всего за 24-48 часов».

Обработка счетов означает обработку входящих счетов или счетов-фактур от поставщиков и обработку платежей по ним. Сотрудники отдела кредиторской задолженности (AP) в бухгалтерии обычно управляют всем жизненным циклом счетов поставщиков, от получения до оплаты, обеспечивая получение товаров или услуг и их подкрепление соответствующими заказами, прежде чем санкционировать оплату счетов. Все это помогает поддерживать позитивные отношения с поставщиками.

При ручной обработке счетов-фактур у предприятий может уйти более 10 дней на один счет-фактуру. Обычно этот процесс включает пять шагов ( ниже), которые могут растянуться до 15 в случае расхождений в сумме или количестве.

Усилия можно сократить, автоматизировав многие шаги обработки счетов, например, сопоставление счета-фактуры с заказом на поставку или выявление дубликатов.

1. Счет поступает от поставщика по электронной почте (в цифровом виде) или по почте (бумажный вариант) и регистрируется в бухгалтерской системе.
2. Он сверяется с заказом на покупку и накладной, чтобы подтвердить сумму, указанную в счете.
3. Сотрудник бухгалтерии отправляет счет-фактуру внутренним сотрудникам для утверждения и документирует любые вопросы.
4. После того как счет утвержден и разрешен к оплате, он осуществляется банковским переводом.
5. После осуществления платежа операция вносится в главную бухгалтерскую книгу, а причитающаяся сумма удаляется из кредиторской задолженности.

Основатель одной из фирм, предлагающей услуги сиделок для пожилых людей, уверен, что команды кредиторской задолженности потенциально могут помочь бизнесу построить прочные отношения с поставщиками, заключить выгодные сделки и найти отличных партнеров. Однако, к сожалению, они тратят слишком много времени на рутинные задачи по вводу данных или исправлению ошибок, допущенных другими.

При работе со счетами команды AP сталкиваются с множеством проблем. Они включают, но не ограничиваются ими:

1. Счета-фактуры, полученные в бумажном виде
2. Повреждение или потеря бумажного счета-фактуры
3. Отсутствие важной информации или ошибки ввода данных в счетах
4. Счета, оставленные в почтовых ящиках утвердителей.
5. Погоня за уполномоченными лицами для проверки счетов
6. Сложности с отслеживанием возвратов, отправленных обратно поставщикам
7. Безопасное хранение прошлых счетов для аудита и других целей
8. Поступление счетов после истечения установленного срока
9. Частые запросы поставщиков о ходе оплаты

Автоматизированная обработка счетов позволяет избавиться от кипы бумажной работы и снизить вероятность затягивания оплаты счетов. Наиболее заметные преимущества автоматизации обработки счетов включают:

• Повышенная точность: ограничивая вмешательство человека, автоматизация обработки счетов значительно снижает количество ошибок, вызванных ручным вводом данных или неправильным прочтением деталей. Программное обеспечение для кредиторской задолженности перепроверяет счет-фактуру, автоматически сопоставляя его данные с заказами на поставку и квитанциями о доставке (также известное как двух- или трехстороннее сопоставление), и отмечает несоответствия. Она также может обнаружить дубликаты или поддельные счета-фактуры и отправить счета с необычно высокими суммами на более тщательную проверку.
• Быстрый рабочий процесс: автоматизация устраняет необходимость отправлять копии счетов-фактур в различные отделы для утверждения вручную. Программное обеспечение обычно автоматически направляет счета соответствующему менеджеру или отделу, ответственному за их рассмотрение, и отмечает уполномоченного члена команды AP для перечисления оплаты по утвержденным счетам, тем самым ускоряя рабочий процесс и устраняя длительные шаги.
• Прозрачность: благодаря тому, что вся информация хранится в цифровом виде в одном месте, руководители отделов, специалисты по закупкам и сотрудники бухгалтерии могут отслеживать каждый счет в режиме реального времени с помощью централизованных информационных панелей и получать более полную информацию о ходе оплаты.
• Точные записи: благодаря хранению счетов и счетов-фактур в цифровой форме, автоматизация устраняет необходимость хранения бумажных копий и страх потерять копии.
• Снижение затрат: автоматизация снижает затраты за счет улучшения рабочего процесса, делая его более плавным и прозрачным, тем самым повышая производительность всех заинтересованных сторон. Она также помогает компаниям ускорить платежи поставщикам и воспользоваться скидками на предоплату.

Программные решения для обработки кредиторской задолженности становятся все более сложными. Они включают в себя такие технологии, как оптическое распознавание символов (OCR), машинное обучение (ML) и искусственный интеллект (AI) для автоматизации всех процессов получения счетов-фактур и их оплаты.

Исследование показывает, что автоматизация платежей часто является основной причиной, по которой малые предприятия ищут решения для автоматизации работы со счетами, в то время как организациям среднего размера могут потребоваться более функциональные возможности, такие как простой сбор данных и улучшение координации работы с поставщиками. Начните с автоматизации задач, которые отнимают больше всего времени и ресурсов в вашей организации. От сбора данных о счетах-фактурах до обработки платежей и создания отчетов.

При поиске инструмента автоматизации AP для обработки счетов-фактур, вы должны искать систему, которая проста в использовании, интегрируется с другими системами и имеет надежные возможности отчетности.

Воспользуйтесь этими советами, чтобы понять, подходит ли автоматизация для вашего бизнеса и на что следует обратить внимание в программном обеспечении для оптимизации процессов кредиторской задолженности:

В первые несколько лет вашего бизнеса вам могут не понадобиться решения для автоматизации кредиторской задолженности (особенно если у вас всего несколько поставщиков). Но по мере роста вашего бизнеса автоматизация AP станет огромным средством для снижения затрат и увеличения доходов. Определите количество счетов-фактур, которые вы обрабатываете ежемесячно, а также время и затраты на их обработку (трудозатраты и затраты на оборудование), чтобы решить, стоит ли инвестировать в систему AP, которая поможет вам автоматизировать обработку счетов-фактур.

Выберите решение, которое предлагает быстрое время обработки (менее 24 часов), легко интегрируется с вашим текущим технологическим стеком (например, POS-системой, ERP и бухгалтерской системой) и позволяет вам отказаться от устаревших операций на основе электронных таблиц. Использование нескольких инструментов по отдельности не даст таких результатов, как хорошая система автоматизации AP, которая хорошо интегрируется с ними.

Использование облачных AP-решений позволит вам быстрее принимать решения о платежах, а также обеспечит видимость в режиме реального времени в любое время и в любом месте.

Для получения сильных отчетных и аналитических возможностей убедитесь, что программное обеспечение предлагает возможности точного кодирования счетов-фактур. Подробные коды позволят вам получить более глубокое представление о ваших операциях.

Убедитесь, что в программном обеспечении предусмотрены надлежащие проверки для предотвращения нежелательных вторжений и шифрования конфиденциальных данных от доступа неавторизованного персонала.