Как максимально эффективно использовать программное обеспечение для планирования строительства

Планирование важно в любой отрасли, но особенно в строительстве, где нарушение сроков может стоить больших денег и оказать влияние на весь проект. И даже если у вас есть правильное программное обеспечение для планирования строительства, вы можете упустить самые важные преимущества, если используете его неправильно.

Проанализировав многие отзывы руководителей компании, мы собрали интересные мысли, их опыт и рекомендации.

Один из подрядчиков с десятилетним опытом работы рассказывает что по мере роста компании потребность в новых технологиях быстро стала ощутимой. Планирование трех или четырех работ одновременно вручную — это одно, но по мере накопления работ стало ясно, что команда нуждается в программном обеспечении для планирования строительства.

«Сейчас у нас в работе 50 проектов, которые находятся на стадии проектирования, получения разрешений и строительства. Мы получаем около 1 млрд в год. У нас 16 сотрудников», — сказал директор компании. «Поэтому мы широко используем наше программное обеспечение для управления строительством… Мы действительно полюбили его всем сердцем и постарались обеспечить единство действий всех — и нашей команды, и субподрядчиков, и клиента».

Пользователи строительного программного обеспечения, использующие только базовые возможности планирования, тратят больше времени и усилий, чем нужно для обеспечения бесперебойной работы. Для достижения максимального эффекта вы и ваша команда должны использовать шаблоны планирования, инструменты совместной работы и отслеживания изменений каждый день. В этой статье, основываясь на опыте компаний, мы приводим четыре ключевых момента, как получить максимальную отдачу от программного обеспечения для планирования строительных работ.

Используйте шаблоны расписания для экономии времени на создание расписания и обеспечения последовательности. Одним из первых уроков, который руководитель усвоил, когда его компания начала быстро расти, было то, что создание нового графика строительства с нуля для каждой новой работы было нерациональным.

Решение: шаблоны расписания.

«Для каждого проекта, который мы начинаем, импортируется один и тот же шаблон, и он очень подробный. На данный момент у нас в нем 120 пунктов. Поэтому, когда мы начинаем новый, мы идем и корректируем график и учесть все необходимые моменты — такие как прибрежная зона, где требуется дополнительное разрешение, или солнечные батареи, или пожаробезопасная конструкция или подпорная стена».

Обзор функций:

Шаблоны расписаний позволяют руководителям строительства создавать и сохранять расписания, а затем повторно использовать эти расписания в качестве шаблонов для новых работ, добавляя или удаляя элементы, чтобы отразить точные спецификации новой работы. Когда новая работа похожа на предыдущую, это позволяет сэкономить бесчисленное количество часов, поскольку объем работ растет в геометрической прогрессии.

Может показаться, что настройка шаблона для каждой из этих переменных займет много времени. Но подумайте, сколько времени уйдет на то, чтобы каждый раз вручную составлять расписание с нуля, в отличие от того, чтобы просто установить или снять флажок, чтобы добавить день, например, для установки каких-либо конструкций.

А поскольку шаблонные части расписания уже созданы, эти стандартизированные части расписания могут быть включены или удалены из нового расписания без особых усилий.

• Начните как можно раньше. Когда вы только начинаете, имея всего несколько проектов в работе, может показаться что шаблоны расписания вам могут и не понадобиться. Но каждый созданный вами шаблон закладывает основу для будущих графиков работ, и вы будете благодарны за это в будущем.
• Найдите человека, который знаком с вашим строительным программным обеспечением для создания шаблонов расписания.
• Не полагайтесь только на поддержку вендора. Поддержка со стороны поставщика программного обеспечения может быть хорошей, но ее часто недостаточно для того, чтобы вы могли работать так быстро, как вам нужно, и адаптировать ее к вашему бизнесу.

Используйте инструменты совместной работы для передачи и подтверждения изменений в расписании, настройки автоматических уведомлений и экономии времени, затрачиваемого на телефонные звонки

Стандартизированная коммуникация — это постоянная проблема для руководителей проектов во всех областях, но она особенно важна в строительстве, когда у вас есть команды, работающие над несколькими проектами на нескольких площадках с таким количеством процессов.

«Было много шума, когда электронное письмо отправлялось пяти людям сразу, и было неясно, кто должен отвечать за дальнейшие действия», — говорит руководитель компании.

Решение для команды заключалось в стандартизации использования функций связи и сотрудничества в их программном обеспечении для строительства.

Обзор функций:

Инструменты совместной работы — это функции, включенные в программную платформу, которые позволяют пользователям общаться друг с другом, назначать и выполнять задания, отправлять файлы и многое другое, и все это в рамках одной платформы. Расширенные функции включают возможность импортировать в систему электронные письма из внешних источников.

Большинство современных строительных программ включает в себя множество способов общения между командами. Например, даже сам график может быть использован для стандартизированного общения.

Конечно, стандартизированная коммуникация требует сотрудничества, и для того, чтобы все были на связи, может потребоваться определенная работа. Например, большинство субподрядчиков используют исключительно мобильные устройства, а не настольные компьютеры. К счастью, большинство современных строительных платформ предлагают полнофункциональное мобильное приложение, а более 90% строителей уже используют смартфоны на работе, так что это не должно быть сложной задачей.

«Когда мы принимаем нового субподрядчика, мы помогаем ему настроить приложение, чтобы он знал, как правильно работать с приложением, потому что это может быть пугающим, особенно для некоторых специалистов, которые не так хорошо разбираются в технике, — говорит руководитель.

Если кто-то не может или не хочет пользоваться приложением, строительное программное обеспечение может отправлять уведомления по электронной почте.

«Подписание заказа на поставку даже не требует наличия учетной записи, что очень удобно, если у вас есть человек, который не собирается полностью работать на платформе».

Готовы ли вы максимально использовать коммуникационные инструменты нового программного обеспечения для планирования строительства?

Установите ожидания как можно раньше и придерживайтесь их. В начале своей работы компании более гибко подходят к общению с субподрядчиками по телефону, электронной почте или даже лично, но это приводит к проблемам с согласованностью и недопониманием.

«В самом начале мы не установили эти нормы, и только недавно мы все это зафиксировали на бумаге, как для нашей команды, так и для субподрядчиков. Оглядываясь назад, мы должны были сделать это гораздо раньше… просто четко сформулировать это для своей команды, чтобы потом с первого дня распространить это среди субподрядчиков».

Положите трубку. Хилл говорит, что ее команда все еще работает с некоторыми субподрядчиками старой закалки, которым трудно отказаться от телефонного общения. Это приводит к пропущенным или неправильно понятым сообщениям и напрасной трате времени менеджеров проекта, вынужденных вручную вводить информацию из телефонных звонков в систему.

Расскажите о преимуществах общения в приложении. Вместо того чтобы требовать от субподрядчиков использовать приложение, с которым они не знакомы, покажите как использование RFI и коммуникации в приложении может облегчить их жизнь.

Используйте управление изменениями для обеспечения актуальности расписаний в командах и автоматического обновления соответствующих сроков

Основным преимуществом использования программного обеспечения для составления расписания является то, что каждое изменение, незначительное или крупное, отражается и регистрируется в программном обеспечении, чтобы команды могли синхронизировать расписания, собирать данные и улучшать рабочие процессы.

«Мы можем систематически видеть, почему мы не достигаем поставленных целей, а затем, если нужно, скорректировать запланированную продолжительность. Мы также можем определить, в какой степени задержка произошла по вине нашей команды, субподрядчика или клиента. Мы последовательно отслеживаем это по всей команде… Таким образом, в совокупности вы получаете большое количество данных о том, почему именно эти работы шли медленно».

Обзор функций:

Отслеживание изменений фиксирует любые изменения в строительном проекте — независимо от того, связаны ли эти изменения со сроками, бюджетом или объемом работ, — а затем отражает эти изменения в рамках всего проекта. Например, если к конкретной задаче добавляется дополнительный день, выполнение зависимых задач также отодвигается на один день.

Эта функция также может быть полезна при оценке эффективности различных субподрядчиков и внутренних команд.

«Мы можем сказать, что 80% работ, которые вы выполняли с нами, подрядчиком по электромонтажу, уложились в намеченные сроки, а 20% — нет. Если мы предполагаем, что это должно быть 85%, мы можем использовать эти данные в переговорах, если предстоит очередное повышение цен. То же самое и внутри компании, где мы можем видеть, как часто мы достигаем поставленных целей, которые могут быть использованы в обзорах эффективности».

Доступ к такому уровню детализации при составлении расписания позволил команде точно определить, почему некоторые проекты отстают от графика, а другие идут без заминок.

Готовы ли вы максимально использовать инструменты отслеживания изменений в новом программном обеспечении для планирования строительства?

• Определите конкретные точки данных для отслеживания. Отслеживание изменений наиболее полезно, когда вы знаете, что ищете. Другими словами, если вы отслеживаете все, то вы не отслеживаете ничего, потому что вы не будете знать, что является отклонением. Например, вы узнаете, что выдача разрешений занимает больше времени, чем обычно, только если вы уже знаете нормальное количество времени для конкретного типа разрешений.
• Не практикуйте использование отслеживания изменений, начните с реальной работы. Как и шаблоны, отслеживание изменений становится более полезным со временем, по мере того как вы собираете все больше фактических данных, выясняете, какие типы изменений наиболее важны для отслеживания, определяете оптимальные сроки и бюджеты. Лучший способ сделать это — отслеживать изменения на реальных графиках.

«Наличие реальных графиков для работы позволяет внедрять инновации гораздо быстрее, чем если бы я делал это абстрактно. Как только вы сможете получить реальный график, вы будете в 10 раз эффективнее, чем если бы вы делали это в вакууме и пытались довести его до совершенства».

• Начните использовать отслеживание изменений сразу — оно вам понадобится. Когда вы только начинаете работать с несколькими активными заданиями одновременно, отслеживание изменений может показаться излишеством. Вам может казаться, что вы можете распознать сложные моменты и задержки интуитивно. По мере роста вашего бизнеса и увеличения количества параллельных работ вам понадобится помощь программного обеспечения для отслеживания изменений в многочисленных графиках.

Используйте автоматические платежи и счета-фактуры для отправки и запроса оплаты сразу после завершения работы

Создание шаблонов расписания, обеспечение использования несколькими командами совместной работы в приложении и составление данных на основе отслеживания изменений может показаться большой работой, но она стоит затраченных усилий. Возможность автоматизировать платежи и счета — это часть выгоды, которую вы получите, заложив эту основу.

Если привязать автоматические платежи и счета к определенным триггерам в шаблоне расписания, платеж может быть отправлен в тот момент, когда, например, кто-то подписывает завершение работ по гипсокартону.

Обзор функций:

Автоматические платежи и счета-фактуры электронно переводят средства субподрядчику или выставляют счет-фактуру заказчику мгновенно, когда в расписании наступает определенный этап. Например, когда руководитель проекта получает подтверждение, что бетон успешно залит на стройплощадке, он может подписать эту задачу в расписании, что автоматически вызовет электронный платеж субподрядчику по бетону.

Эта функция не только экономит время предприятия, но и укрепляет рабочие отношения с субподрядчиками, которым не нужно ждать, когда им заплатят за выполненную работу.

Готовы ли вы максимально использовать автоматические платежи и счета-фактуры в новом программном обеспечении для планирования строительства?

Во-первых, продумайте, какие действия в вашем расписании будут инициировать платеж или счет-фактуру. Это может показаться элементарным, но вы же не хотите попасть в неловкую ситуацию, если вы инициируете оплату, когда субподрядчик сообщает, что работа завершена, но руководитель стройки замечает, что часть работы еще предстоит выполнить. По общему правилу, вы должны инициировать платежи только тогда, когда кто-то из вашей компании подписал завершение работы.

Выясните, какие интеграции вам доступны. Как правило, автоматические платежи и счета-фактуры работают через интеграцию между вашим программным обеспечением для планирования строительства и бухгалтерским программным обеспечением. Однако, если ваша строительная или бухгалтерская платформа является более нишевым продуктом, возможности интеграции могут быть более ограниченными. Проследите за этим, если не хотите, чтобы эта информация застала вас врасплох на поздних стадиях процесса внедрения программного обеспечения.

Проведите пробный вариант с автоматическими платежами перед запуском. Даже если вам кажется, что вы все перепроверили, все равно стоит потратить время на то, чтобы протестировать автоматические платежи и счета-фактуры с помощью фиктивного счета перед запуском.

Пусть ваше программное обеспечение для планирования строительства работает на вас, чтобы вы могли сосредоточиться на построении своего бизнеса

Нужно как можно скорее начать использовать программное обеспечение для составления расписания и никогда не возвращаться к ручному методу, даже если иногда кажется, что это было бы проще.

«Мой совет номер один, который я даю всем нашим новым сотрудникам, заключается в том, что поначалу все будет казаться непреодолимым, а затем в один прекрасный день все начнет получаться (даже если это произойдет через шесть месяцев). Привыкнуть к тому, что вам некомфортно, очень важно, а также знать, что вы всегда сможете улучшить это позже. Не мучайтесь над тем, чтобы все расписание было идеально… сделайте главное, а о мелочах побеспокоитесь позже. Это крайне важно. Мы бы не были там, где мы сейчас, если бы не потратили на это время».

Чтобы помочь вам на этом пути, даже если вам кажется, что ваше программное обеспечение для планирования строительства еще не приносит необходимую пользу, краткое изложение советов, которыми мы поделились в этой статье:

• Начните сохранять шаблоны графиков работ с первого дня, даже если кажется, что они вам пока не нужны.
• Стандартизируйте общение в приложении и призывайте субподрядчиков следовать этому примеру, даже если они предпочитают телефонные звонки.
• С самого начала опирайтесь на функцию отслеживания изменений и используйте ее для создания базы данных, основанных на реальных работах.
• Установите автоматические триггеры оплаты и выставления счетов, чтобы сэкономить время и укрепить отношения с субподрядчиками.

Сосредоточив внимание на этих функциях, руководители строительного бизнеса смогут извлечь максимум пользы из своего программного обеспечения для составления расписаний в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Мы надеемся, что опыт руководителей помог вам почувствовать себя воодушевленными, чтобы начать получать больше от своего программного обеспечения для строительства. Если вы готовы изучить больше советов о том, как максимально эффективно использовать программное обеспечение для строительства, мы поможем вам в этом с помощью нашего блога, а также поможем подобрать нужное вам программное обеспечение среди большого списка нашего каталога.