Как подобрать идеальный софт для бизнеса

Бизнес не может обойтись без программных решений. Являетесь ли вы малой, средней компанией или крупным предприятием, использование специального софта обязательно, если вы хотите не только выжить на рынке, но и развиваться.

Правильно подобранный набор инструментов оптимизирует бизнес-процессы и повышает эффективность. Однако важно не просто собрать стек из софта и внедрить его, но и продумать план, построить стратегию.

Необходимо выяснить:

• Какой тип программных инструментов необходим бизнесу?
• Какие процессы выиграют от автоматизации?
• Сможете ли вы также эффективно использовать эти инструменты в будущем, через 3-5 лет?
• Будут ли все подобранные инструменты хорошо работать вместе?

В этой статье мы попробуем в этом разобраться, а также предложим план построения программного стека для бизнеса.

В идеале это система из программных инструментов, которые работают вместе для достижения общей бизнес-цели. Эти программы могут быть просто хорошо совместимы или интегрированы друг с другом.

В зависимости от решаемых задач бизнес использует различный софт. Например, специальные программы для автоматизации маркетинга или технологический стек для разработки приложений.

Теперь давайте пошагово рассмотрим, как подобрать программные решения.

Для этого возьмите основные бизнес-процессы и разбейте их на отдельные подпроцессы. Возможно, будет удобнее расписать каждый на стикерах и расположить линейно на доске.

Обратите внимание на то, как они связаны друг с другом в рамках процесса и с другими подпроцессами. Затем попытайтесь определить области неэффективности. Для этого выясните:

• Где процесс замедляется?
• Сколько на каждый этап приходится процедур утверждения, согласования, передачи другому исполнителю?
• Есть ли процессы, состоящие из 10 и более шагов? Можно ли их упростить?
• Есть ли лишние шаги, которые не добавляют ценности процессу?
• Где узкие места каждого этапа?

Ответы на эти вопросы помогут определить области, в которых процессы теряют эффективность. Именно они требуют автоматизации.

При поиске мест для автоматизации не забывайте об операционных факторах. Например, могут иметь место ручные процессы с высокой вероятностью ошибки или этапы, успешность которых зависит от актуальности документации и информационной системы. Вам необходимо учитывать такие детали, чтобы получить полную картину рисков.

Отраслевые инструменты разработаны под особенности конкретной сферы бизнеса, однако процессно-специфические программы проще запустить в работу. При этом первые стоят дорого, а вторые обычно представляют собой готовые решения и ограничены в возможностях настройки.

К отраслевым инструментам относят программное обеспечение для электронной коммерции, банковской или строительной сферы. Под процессно-специфическими программами понимают, например, софт для выставления счетов, бизнес-аналитики, CRM.

Чтобы сделать правильный выбор, сосредоточьтесь на основной бизнес-задаче и подумайте, является ли она специфичной для вашей отрасли. Например, если вы работаете в банковской сфере и сталкиваетесь с проблемами при выдаче кредитов, лучше выбрать отраслевой инструмент для кредитования. Если же сложности возникают, например, при генерации лидов, остановитесь на универсальном решении, созданном для этой задачи.

Выбирая приложение, также знайте, что существуют универсальные платформы и специализированные инструменты, готовый софт и разработка программного обеспечения на заказ. При выборе между этими вариантами подумайте не только об основной бизнес-задаче, но и о сроках проекта, возможностях, ресурсах, выделенном бюджете.

Согласно исследованию Capterra 2018 года, предприятия малого и среднего бизнеса, которые перед выбором изучают профессиональные обзоры и отзывы пользователей, тратят на поиски на 5 месяцев меньше тех, кто этим пренебрегает.

Как это делать:

• Найдите обзоры и отзывы, которые относятся непосредственно к отрасли вашего бизнеса и интересующим вас процессам.
• Ищите те, где говорится о сильных и слабых сторонах программного обеспечения. В них также могут обсуждать важные функции, которые пользователи ожидали от инструмента, но не обнаружили.
• Обращайте внимание на повторяющиеся жалобы, связанные с конкретной функцией, интерфейсом или особенностями пользования. Если многие сталкиваются с одной и той же проблемой, есть шанс, что и вы столкнетесь с ней.

Постарайтесь найти примеры внедрения ПО среди тех, кого вы лично знаете. У них вы можете спросить о том, пришлось ли настраивать софт, с какими при этом проблемами они столкнулись, а также задать любой другой вопрос, который покажется уместным.

Ваш бизнес будет расти, его запросы будут меняться, и хорошо бы подумать об этом заранее.

Рассмотрим пример Стейси Каприо, основателя компании Growth Marketing. Компания выбрала популярное приложение для автоматизации маркетинга по электронной почте, и сначала оно казалось идеально подходящим для задач бизнеса. Однако, когда число подписчиков превысило 2 000 человек, стоимость инструмента стала слишком высокой. В итоге компании пришлось отказаться от этого софта и искать другой.

На что обратить внимание, чтобы этого избежать:

• Персонализация. Настраиваемая программная платформа позволит модифицировать функционал в соответствии с требованиями бизнеса, поможет подстроиться под работу с новыми продуктами и услугами.
• Масштабируемость. С ростом бизнеса будет становиться больше данных, которыми необходимо управлять. ПО должно обеспечить такую возможность.
• Интеграция. Для эффективной слаженной работы все инструменты в вашем программном стеке должны быть совместимы со сторонними приложениями, чтобы обмениваться с ними нужными данными.
• Доступность. Пример компании Growth Marketing подтверждает тот факт, что некоторые инструменты могут стать слишком дорогими по мере изменения потребностей бизнеса. По возможности обсудите с вендором не только текущие, но и будущие варианты ценообразования.

При подборе софта обсудите варианты с командами, отдельными сотрудниками, которые будут работать с ПО.

Они обладают ключевыми знаниями о процессе и смогут обратить внимание на то, что имеет значение для работы, но не очевидно для владельца бизнеса. Например, команда маркетинга, скорее всего, представляет, как будут расти ее потребности и какие инструменты должны их удовлетворять.

Когда станет понятно, чего вы ждете от инструмента и по каким критериям его следует оценивать, нужно сделать еще несколько шагов к окончательному выбору:

1. Составьте шорт-лист из 3-5 продуктов.
2. Протестируйте софт. Многие вендоры предлагают бесплатную пробную версию. Это позволит поработать с инструментами и обратить внимание на недостающий функционал или другие проблемы.
3. Если нет возможности попробовать бесплатную версию продукта, попросите поставщика о демонстрации ПО. Это позволит ближе познакомиться с функциональными возможностями инструментов и задать волнующие запросы.
4. После того как вы решили все вопросы с вендором и оценили работу инструментов, пришло время сделать окончательный выбор. Обсудите условия контракта, узнайте про возможные скидки, зафиксируйте тарифы и определите обязанности поставщика после покупки.

Готово. Кажется, у вас получилось собрать программный стек, которым можно гордиться. Теперь бизнес будет работать эффективнее и прибыльнее.