Как принимать товары на складе с помощью ТСД

Автоматизация — один из самых действенных способов повысить эффективность складских процессов. Приемка товара с помощью ТСД (терминала сбора данных), в том числе и маркированного — Честный Знак, помогает ускорить прием, формирование заказа, минимизирует ошибки учета, упрощает инвентаризацию.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как принимать товар по ТСД, какие этапы включает процесс и что за преимущества дает использование ПО от AllegroSoft.

Материал будет полезен сотрудникам складов, которые ищут современные методы управления товарооборотом, а также руководителям бизнеса, заинтересованным в автоматизации производства.

Прием товаров на складе — это комплексный процесс, который включает проверку и учет поступившей продукции. Главная задача этапа — убедиться, что доставленный товар соответствует условиям договора и готов к дальнейшему использованию. Так бизнес контролирует качество и количество поступающих товаров, защищает себя от убытков, связанных с некачественной поставкой, и обеспечивает точность учета.

Приемку проводят материально ответственные лица — кладовщики, менеджеры склада. Небольшим компаниям хватает для этого одного-двух человек, а крупный бизнес оперирует командами, департаментами.

Приемка — ответственный этап складской работы. Ошибки и небрежное отношение к процессу приводят к недостачам, браку, просрочке продукции — и в конце концов к материальному или репутационному ущербу для бизнеса.

Продукция может поступить с расхождениями по весу или количеству, не соответствовать указанным в накладной наименованиям. Грамотная приемка помогает минимизировать такие риски. При этом успех этапа зависит и от других факторов:

• Планирование поставок. Когда менеджеры склада заранее знают график поступлений, они распределяют нагрузку и технику, чтобы избежать авралов и простоев.
• Организация пространства. Если зоны для принятых и поступающих товаров отделены друг от друга, грузы расположены по правилам товарного соседства, а место приемки очищено от сторонних объектов, вероятность ошибок резко снижается, а скорость работы возрастает.
• Автоматизация учета. Использование специализированного программного обеспечения, например, как AllegroCount, снижает трудозатраты, ускоряет учет, помогает создавать сопроводительные документы.
• Интеграция программ. Системы управления складом (WMS), программы для ТСД и учетное ПО предприятия должны быть синхронизированы для бесшовного обмена информацией.

Регистрация груза проходит поэтапно.

1. Проверка соответствия заказа накладной. Кладовщик сравнивает данные, указанные в документах, с прибывшим грузом: проверяет наличие позиций, правильность артикула, характеристики (например, цвет, размер).
2. Осмотр состояния упаковки. Работники склада оценивают целостность тары, правильность маркировки. Если упаковка повреждена, по инциденту составляется акт.
3. Проверка количества, качества. На этом этапе поставку проверяют по количеству единиц или весу, после чего осматривают товар на дефекты, брак или другие несоответствия.

4. Регистрация в учетной системе. Товары фиксируются в программе склада, формируется отчет о приемке, обновляются данные в системе учета остатков.

   Только после этих манипуляций принятый груз отправляют в зону хранения. Методы приема груза делят на три типа:

По количеству

Этот способ применяют, если для учета важно точное число единиц. По количеству принимают как штучный товар — тогда каждая единица сканируется отдельно, так и партии — в таком случае проверяют число поддонов или коробок.

Так, при поставке смартфонов проверку серийного номера, сканирование и фиксацию в системе проводят для каждого устройства отдельно. А, например, для наборов маркеров подсчет и регистрация идет покоробочно.

По весу

Такой подход используют для сыпучих материалов или продуктов, у которых ключевой параметр — вес. В таком случае массу товара проверяют на точных весах и сравнивают с данными в накладной.

Например, при поставке муки в мешках общий вес партии должен совпадать с заявленным в документах.

По комплектации

Метод применяется для комбинированных поставок, включающих товары с разными характеристиками. Работники склада проверяют наличие всех элементов комплекта и проводят регистрацию по отдельным артикулам.

Так происходит, например, при поставке мебели в разобранном виде — каждую деталь проверяют на наличие и соответствие спецификации.

ТСД для склада и приемки товара помогает автоматизировать и ускорить этапы, независимо от способа приема груза.

Терминал сбора данных — это многофункциональное устройство со сканером штрихкодов, которое собирает, обрабатывает и передает информацию о товарах в базу данных предприятия. Система ускоряет складские операции, снижает число ошибок, оптимизирует управление товарными потоками.

При приемке товара через ТСД прибор сканирует штрихкод, автоматически сверяет информацию с приходной накладной и передает данные о поступившем грузе для регистрации и учета в базе компании.

Терминал сбора данных используют не только в процессе приемки — он нужен для отгрузки, проведения инвентаризации, а также для работы в торговом зале. Например, покупатель спрашивает о технических характеристиках телевизора, менеджер сканирует штрихкод и получает сведения о модели. Или в период сезонной распродажи, работники зала сканируют штрихкоды одежды, видят обновление стоимости и меняют ценник.

Задачи, которые решает ТСД:

1. Скорость обработки данных. Терминалы со сканерами штрихкода исключают ручной ввод, что ускоряет рабочие процессы.
2. Точность учета. Уменьшается риск ошибок, связанных с неправильным вводом информации.
3. Снижение трудозатрат. Сотрудники выполняют больший объем работ за единицу времени — повышается производительность.
4. Аналитика, контроль. Прибор собирает и передает данные, которые затем используют для анализа эффективности работы склада, формирования отчетов о товарах, поставках.

ТСД классифицируются по принципу работы. Автономные модели сохраняют данные в памяти устройства — позже сведения загружаются в базу. Сетевые терминалы передают информацию в режиме реального времени.

Различаются устройства и по внешнему виду: от компактных карманных моделей до полноразмерных терминалов или устройств с пистолетной рукояткой для удобства сканирования. Иногда рабочим прибором служит смартфон с установленным приложением.

Независимо от типа, ТСД — важный элемент автоматизации склада, который ускоряет и упрощает работу, повышает качество.

Работа ТСД состоит из последовательных этапов.

1. Сканирование.

   Большинство устройств оснащены сканером, который считывает разные типы маркировок: штрихкоды, QR-коды, RFID-метки. Сканирование происходит мгновенно и избавляет сотрудников от ручного ввода, снижая вероятность ошибок.

2. Сопоставление информации.

   Программное обеспечение анализирует полученные данные, сверяет с информацией в учетной базе склада и выводит уведомление при обнаружении проблемы или несовпадения. Например, так система проверяет соответствие фактически поступившего товара накладной.

3. Передача данных.

   Считанная информация о товаре, количестве, местоположении, доступности поступает в учетную систему автономным или сетевым способом. Метод передачи зависит от модели устройства и технических возможностей склада.

• Автономные терминалы сохраняют данные во внутренней памяти. После завершения работы информация передается в учетную систему через кабельное подключение или специальную док-станцию.
• Сетевые модели отправляют данные в реальном времени через Wi-Fi, Bluetooth, GPRS или другие каналы связи — информация сразу же отражается в учетной системе.
• Гибридные устройства поддерживают оба способа работы.

Приемка товаров по ТСД различается в зависимости от модели устройств, конфигурации систем учета, организации работы склада. Но чаще всего она включает такие этапы:

1. Подготовка к работе.

   Процесс будет проходить эффективно, только если к работе готовы и устройство, и учетная система предприятия. Терминал заряжен, подключен к сети, ПО настроено для взаимодействия с программами предприятия, работник склада авторизован в приложении. В учетной системе, в свою очередь, должен быть заранее создан заказ, с которым предстоит работать.

   Если обе части готовы и товар поступил на склад, кладовщик открывает на устройстве раздел приемки товаров, находит нужный заказ и начинает его обработку. При этом заказ поменяет статус и будет закреплен за сотрудником как за ответственным по приемке.

2. Сканирование товаров.

   Теперь работник склада использует встроенный сканер ТСД для считывания штрихкодов или других меток. После успешного сканирования устройство подает звуковой или световой сигнал.

   Если товар не распознан системой, дальнейшие действия зависят от возможностей ПО, установленного на терминал. Например, AllegroCount от компании AllegroSoft, предлагает назначить штрихкод для нового товара прямо с ТСД или добавить его к уже существующей позиции в 1С.

   Также на этом этапе при необходимости можно распечатать этикетку или ярлык для маркировки.

3. Проверка данных.

   На этом этапе происходит сверка информации от сканирования с данными накладной: наименование, количество, соответствие партий. Расхождения, например, недостача или излишки, фиксируются в программе. Система автоматически подсвечивает отличия и предлагает варианты дальнейших действий.

4. Регистрация приемки в системе.

   После подтверждения приемки партии программа автоматически проделает всю оставшуюся работу по регистрации в системе: передаст данные для обновления складских остатков, сформирует и заполнит в 1С документы о приобретении товаров. В случае расхождений между заказом и фактическим поступлением система отразит это в статусе.

После завершения приемки можно сгенерировать отчет с информацией о принятых товарах. Такой отчет может быть передан в бухгалтерию, поставщику или использован для внутреннего анализа.

Качество, скорость сборки по ТСД зависит от многих факторов. В том числе — от правильного выбора терминала. Оцените устройство по следующим критериям:

1. Производительность.

   Для складов, где требуется быстрая обработка больших объемов данных, подойдут устройства с мощным процессором и существенным объемом оперативной памяти. Небольшие компании могут использовать модели средней производительности.

   Если бизнес в фазе активного роста, обратите внимание на терминалы, которые поддерживают расширение встроенной памяти — так вы приобретете универсальный продукт.

2. Эргономичность, класс защиты.

   Проанализируйте условия работы менеджеров склада. Если важна высокая мобильность, выбирайте компактные устройства. Для использования в сложных условиях лучше приобрести приборы с ярким экраном, устойчивым к царапинам. Подумайте, нужен ли ударопрочный корпус, защита от влаги, пыли, перепадов температур. Если кладовщикам приходится сканировать почти без перерыва, покупайте модели с продуманным расположением рукояти и кнопок.

3. Время автономной работы.

   Для складов с интенсивным потоком операций выбирайте устройства с емкими аккумуляторами. Убедитесь, что замена или зарядка батареи не будут вызывать сложности.

4. Тип сканирующего модуля.

   Для считывания линейных штрихкодов с дальнего расстояния подойдут лазерные терминалы. Светодиодные модули и фотосканеры работают с двумерными и линейными кодами, способны распознавать поврежденные и потускневшие знаки. RFID-считыватели предназначены для считывания радиочастотных меток.

5. Способы подключения.

   Для небольших складов с редкими операциями достаточно автономных ТСД, передающих данные по USB. Такие терминалы стоит использовать и в условиях нестабильной связи. Во других случаях обратите внимание на модели с подключением через Wi-Fi или мобильную сеть.

Кроме перечисленного, проверьте, поддерживают ли терминалы складское ПО, вписываются ли в бюджет, имеют ли гарантию от надежного производителя. Учитывая количество факторов, влияющих на выбор, компаниям, у которых нет опыта в приобретении и использовании терминалов, лучше обратиться к профессиональным консультантам.

ТСД упрощают складские операции, особенно, если следовать этим рекомендациям:

• Заряжайте устройство до начала работы, чтобы избежать простоев в течение дня.
• Используйте зарядные станции с несколькими слотами для аккумуляторов, чтобы иметь под рукой заряженные батареи.
• Установите пистолетную рукоятку для длительного использования — это снизит физическую нагрузку.
• Используйте ремешки для фиксации устройства на руке.
• Перед использованием прочтите документацию, прилагаемую к терминалу. Ознакомьтесь с программным обеспечением и функциями устройства. Изучите внутренние инструкции склада.
• Регулярно чистите сканирующий модуль, чтобы из-за загрязнений не снизилась точность считывания.
• Используйте чехлы и бамперы для продления срока службы устройства и защиты от механических повреждений.
• Обновляйте ПО, чтобы использовать последние улучшения, ускоряющие работу устройства.
• Используйте встраиваемые RFID-сканеры и принтеры этикеток для одновременного выполнения дополнительных задач на складе.

Правильное использование и регулярное обслуживание раскрывают полный потенциал устройств и помогают достичь максимальной производительности при работе по ТСД на складе.

AllegroSoft — компания, которая предлагает программные решения для автоматизации складских операций. Отличительная особенность организации в том, что будучи игроком рынка опта и розницы, она подходит к созданию ПО с полным знанием дела и тестирует продукты на собственном бизнесе.

Приложения компании для терминалов сбора данных адаптированы к современным требованиям учета и поддерживает работу с платформами, начиная от новейших конфигураций 1С (УТ 11, УНФ, 1С Розница, 1С КА), заканчивая устаревшими версиями.

Программы, входящие в пакет решений AllegroSoft, устанавливаются за минуты и позволяют настроить процесс учета товаров под специфические потребности склада.

Преимущества ПО AllegroSoft

• Интерфейс, который вам нужен.

  ПО интуитивно для сотрудников разного уровня подготовки, технической подкованности и исключает длительное обучение. Компания готова разработать персональный дизайн интерфейса под потребности бренда.

• Гибкость, функциональность.

  ПО от AllegroSoft работает на любых устройствах на базе Android и предлагает глубокую настройку под специфику складских операций. Открытый код дает возможность заказчикам дополнительно адаптировать и доработать приложение под нужды бизнеса.

• Интеграция с популярными учетными системами.

  ПО интегрируется с 1С и другими товароучетными системами для синхронизации данных в режиме реального времени.

Система на базе AllegroSoft помогает:

• Сканировать и сверять товары с накладными.
• Автоматически обновлять складские остатки в 1С.
• Проводить отгрузку, инвентаризацию, приемку по ТСД без ошибок.
• Автоматизировать формирование документов, таких как акты расхождений или отчеты о приемке.
• Работать с маркировкой товаров и печатью этикеток прямо с терминала.​

AllegroSoft — отличный выбор для предприятий любого масштаба, от небольших хранилищ до логистических центров.

Реклама ИП Востриков Максим Валерьевич, 

Erid: 2VtzqxcEC3j