Как выбрать HR-интегратора для цифровизации системы управления персоналом

В условиях растущей конкуренции и динамичных изменений на рынке труда компании все чаще обращаются к цифровым инструментам для оптимизации управления персоналом. IT-решения снижают нагрузку на HR-отдел, минимизируют ошибки, открывают доступ к прозрачным данным.

Выбор подходящей платформы — непростая задача. Но еще сложнее найти интегратора, который не только «установит программу», а адаптирует под бизнес и обеспечит устойчивую работу в будущем. Ошибки при выборе интегратора приводят к срывам сроков, перерасходу бюджета, отказу сотрудников от использования платформы. Поэтому предлагаем разобраться, как найти оптимальное решение, интегратора и на что обратить внимание при внедрении.

• Экономия времени, ресурсов. Автоматизированная платформа берет на себя рутинные задачи: оформление документов, расчет зарплат, планирование графиков работы, ведение кадрового делопроизводства. Это высвобождает время для решения стратегических вопросов.
• Снижение количества ошибок. Человеческий фактор — основная причина ошибок в кадровом учете, расчетах отпусков, больничных. HR-решения минимизирует эти риски, обеспечивая точность данных, соблюдение законодательства.
• Улучшение аналитики для принятия решений. Автоматизированные системы собирают данные по ключевым метрикам: текучести кадров, эффективности, вовлеченности сотрудников, затратам на персонал. С помощью встроенной аналитики HR-отдел вместе с топ-менеджментом получают объективную картину, на основании которой могут строить прогнозы, принимать решения.

Автоматизация HR-функций дает конкурентное преимущество, улучшая скорость, прозрачность, точность работы с персоналом. С помощью систем управления персоналом автоматизируют следующие задачи:

• Подбор персонала. Интеграция с job-платформами, чат-боты для первичного отбора ускоряют найм, Applicant Tracking System упрощает ведение баз кандидатов.
• Адаптация сотрудников. Welcome-курсы, трекеры задач на испытательный срок помогают специалистам по персоналу более продуктивно управлять онбордингом новичков, а новым сотрудникам — быстрее вливаться в работу.
• Обучение, развитие. С помощью Learning Management System можно организовать дистанционное обучение, отслеживать прогресс сотрудников, формировать персональные планы развития.
• Оценка, мотивация. HR-система упрощает управление программами мотивации, проведение performance review, сбор обратной связи “360 градусов”.

Со всеми возможностями современной HR-системы можно познакомиться можно ознакомиться здесь.

Выбор подходящего решения зависит от размера организации, структуры процессов, требований к функционалу.

Облачные решения vs. коробочные версии

Облачные платформы больше подходят для малых или средних компаний, которые не могут развернуть ПО на собственных серверах. SaaS — это выбор в пользу быстрой настройки, масштабируемости. Поддержка, обновление, обслуживание таких программных продуктов зависит от поставщика решения.

• Плюсы: быстрое развертывание, доступ с любых устройств, автоматическое обновление.
• Минусы: ограниченные возможности кастомизации, зависимость от провайдера, вопросы безопасности данных.

Коробочные версии чаще выбирают крупные организации, которым нужны индивидуальные настройки и полный контроль над данными. Такие решения внедряются на собственные сервера.

• Плюсы: безопасность данных, глубокая кастомизация.
• Минусы: стоимость внедрения, поддержки, необходимость собственного IT-штата.

Гибридные модели: сочетание гибкости и надежности

Смешанные решения сочетают плюсы облачных и коробочных систем. Например, критически важные данные могут храниться на внутренних серверах, а остальные функции доступны через облако. Такая модель подходит организациям с повышенными требованиями к безопасности, но желающим сохранить часть процессов в облаке, пользуясь преимуществами масштабирования, доступности.

Когда нужна разработка корпоративных решений?

Разработка собственного ПО оправдана, когда уникальные бизнес-процессы компании невозможно автоматизировать с помощью стандартных решений. Такие проекты дороги, сложны, но дают бизнесу серьезное конкурентное преимущество.

Выбор интегратора важен не менее, чем выбор платформы. От него зависят качество адаптации платформы под задачи предприятия, исполнение проекта без срывов сроков, бюджета.

На что же обратить внимание?

1. Релевантный опыт, экспертиза.

   Оцените опыт интегратора в вашей отрасли. Методы управления персоналом могут кардинально отличаться в производственных и IT-компаниях. Если интегратор не понимает нюансы бизнеса, он не сможет эффективно использовать потенциал выбранного решения.

   Найти проекты по отраслям можно на нескольких площадках в разделах кейсы или проекты: Wadline, Workspace, GlobalCIO, Факт, Рейтинг Рунета.

2. Реализованные проекты.

   Попросите интегратора предоставить примеры проектов, а еще лучше — контакты для проведения референс-звонков. Это позволит узнать об опыте клиентов: с какими сложностями столкнулись, как решали.

3. Портфолио решений.

   Хорошо, если кроме внедрения программы, интегратор может предложить полезные дополнения: сопутствующие продукты, интеграцию с CRM, ERP, BI-платформами, услуги консалтинга. Особенно, когда в планах предприятия комплексная цифровизация.

4. Количество и профиль сотрудников в штате.

   Обратите внимание на команду проекта: сертификацию сотрудников, опыт работы. Сложные внедрения требуют высокой экспертизы, квалификации консультантов.

5. Стоимость, прозрачность ценообразования.

   Сравните коммерческие предложения разных интеграторов. Определите модель оплаты: фиксированная стоимость или почасовая работа. Обратите внимание на то, какие дополнительные услуги включены в договор. Проверьте, учтены ли вероятные скрытые расходы: например, стоимость лицензий, постпроектной поддержки, доработок.

6. Гибкость внедрения.

   Изучите, насколько интегратор готов адаптировать программу под бизнес, какие у него подходы к поддержке. Выбирайте партнера, который может предложить разные сценарии реализации, в зависимости от потребностей компании — от классического каскадного подхода до гибкой методологии Agile с быстрой реакцией на изменения.

7. Поддержка после внедрения.

   Запуск продукта — это только начало. Оцените, предлагает ли интегратор долгосрочное сопровождение, обучение сотрудников, работает ли над регулярными обновлениями.

Интегратор — это не просто подрядчик, а стратегический партнер, который помогает пройти через этапы цифровой трансформации управления персоналом. Выбрав компетентного интегратора, предприятие минимизирует риски, оптимизирует сроки проекта, ускоряет возврат инвестиций.

Ниже описаны ключевые этапы, которые входят в процесс автоматизации с привлечением интегратора для успешного внедрения HR-системы.

1. Определение целей и задач проекта

На первом этапе важно сформулировать конкретные задачи, которые необходимо решить с помощью HR-платформы. Например:

• Упростить процесс найма и сократить время закрытия вакансий.
• Автоматизировать расчет отпусков и больничных.
• Повысить прозрачность оценки эффективности сотрудников.

Такие задачи помогают достичь глобальных целей компании, таких как повышение производительности или улучшение корпоративной культуры. Однако не стоит пытаться решить все проблемы сразу. Начните с приоритетных задач, а остальные можно реализовать позже, когда система «приживется».

Чек-лист — Вопросы, на которые лучше ответить до старта внедрения HRM

2. Анализ HR-процессов компании

На этом этапе изучаются текущие HR-процессы: рекрутинг, онвбординг, управление производительностью, расчет зарплат и другие.

Пример: если процесс согласования отпусков занимает много времени, выясняется, что сотрудники отправляют заявки по электронной почте, а HR-специалисты вручную проверяют данные.

Все процессы, жалобы и предложения сотрудников фиксируются в отдельном документе. Это поможет интегратору лучше понять проблемы и предложить эффективные решения.

Чек-лист: 20 метрик для защиты проекта внедрения HRM

3. Выбор платформы

Перед выбором интегратора необходимо определиться с самой HR-платформой. Это можно сделать самостоятельно, или проконсультироваться с интегратором, который поможет подобрать наиболее подходящее решение в зависимости от потребностей бизнеса. Важно учитывать такие факторы, как функциональность платформы, ее интеграция с другими системами, удобство использования и возможности масштабирования.

Платформы могут различаться по своим возможностям: некоторые ориентированы на автоматизацию подбора и найма, другие — на управление производительностью, расчет зарплат, работу с документацией и т.д. Важно выбрать платформу, которая решает именно те задачи, которые стоят перед вашей компанией на данном этапе.

4. Выбор интегратора

Выбор подрядчика — ключевой этап. Ориентируйтесь на:

• Опыт и экспертизу интегратора в области HR-решений.
• Состав команды (HR-аналитик, разработчики, менеджеры).
• Репутацию и стоимость услуг.

Изучите портфолио компании и обсудите задачи с менеджером. Хорошо, если интегратор предлагает этап пресейла, где подробно обсуждаются проблемы и предлагаются решения.

5. Детальный анализ HR-процессов

После выбора интегратора проводится аудит HR-процессов компании. Это включает:

• Сбор информации от HR-специалистов и руководителей.
• Выявление «узких мест» и предложение решений на основе HR-платформы.
• Формирование технического задания (ТЗ), которое согласовывается с заказчиком.

ТЗ — это основа проекта, которая гарантирует, что заказчик и интегратор понимают задачи одинаково.

6. Внедрение HR-платформы

На этом этапе команда интегратора приступает к реализации ТЗ. В зависимости от проекта, работы могут включать:

• Настройку модулей (рекрутинг, управление персоналом, расчет зарплат).
• Интеграцию с другими системами (бухгалтерия, CRM, корпоративные мессенджеры).
• Автоматизацию задач и процессов.

Сроки зависят от сложности проекта: от нескольких недель до года и более.

7. Тестирование и обучение

После внедрения система тестируется, а сотрудники обучаются работе с HR-платформой. Для этого:

• Готовятся методические материалы и видео.
• Проводятся онлайн- и офлайн-тренинги.

Внедрение HR-системы — это многоэтапный процесс, который требует тщательной подготовки и сотрудничества с опытным интегратором. Начинайте с малого, постепенно расширяя функциональность системы, и не забывайте про обучение сотрудников. Это поможет быстрее адаптироваться к изменениям и получить максимальную пользу от внедрения.

Запуск новой системы — сложная задача, требующий продуманного подхода. Ошибки на любом этапе могут замедлить автоматизацию, привести к непредвиденным затратам и даже провалу проекта.

• Желание сэкономить

  Попытка минимизировать затраты часто дает обратный эффект. Предприятие выбирает дешевую платформу с ограниченным функционалом или нанимает неопытного интегратора, что приводит к некорректной работе, дорогим доработкам.

  Часть руководителей считает, что можно сэкономить на “ненужных” этапах проекта — например, на первоначальном аудите или тестировании. Это приводит к ошибкам, сбоям, перерасходам.

• Поверхностный выбор платформы

  Выбор системы без анализа текущих процессов, долгосрочных потребностей бизнеса — частая ошибка. Компании ориентируются на популярность решения, советы партнеров, не учитывая собственные задачи. Распространенные последствия такого выбора — перегруз ненужными опциями, за которые придется платить, либо, наоборот, недостаток необходимых функций.

• Хаос в процессах

  Если внутренние функции бизнеса не структурированы, автоматизация только усилит проблемы. Неопределенные роли, дублирующие действия, долгие цепочки согласования — “узкие места” перейдут в цифровой формат, создавая хаос уже внутри системы.

  Прежде чем запускать проект автоматизации, проведите аудит, устраните дублирования, стандартизируйте процедуры, а только потом переносите на платформу.

• Завышенные ожидания от технологий

  HR-система — это инструмент. Иногда компании ожидают, что новая платформа сама по себе увеличит производительность, решит организационные проблемы. Однако автоматизация не исправляет плохую организацию работы. Если она изначально концептуально неверна, программа масштабирует неэффективность.

• Недостаточное внимание к подготовке бизнес-процессов

  Автоматизация управления персоналом должна опираться на четко выстроенные логически обоснованные процессы, иначе система будет функционировать формально, без ощутимой пользы для бизнеса.

• Отсутствие вовлеченности со стороны HR, руководства

  Запуск платформы — это задача не только IT-отдела. Если служба по персоналу или руководство не заинтересованы, система будет создаваться в отрыве от потребностей бизнеса.

  HR-команда должна участвовать в формулировании требований к ПО, тестировании, настройке, а руководство — поддерживать проект, демонстрировать его приоритетность. Без этого сотрудники воспримут новшество как “навязанное сверху” и будут сопротивляться использованию. Это не мелочь, а причина, по которой проваливаются проекты даже с большим потенциалом.

• Неполное или некорректное техническое задание

  ТЗ — основа успешного внедрения. Неполное, расплывчатое или некорректное техническое задание приводит к тому, что интегратор реализует решение, не учитывая особенности работы предприятия.

  Распространена ошибка, когда ТЗ создается без участия ключевых сотрудников или не включает все сценарии использования. Это чревато постоянными доработками, затягиванием сроков, перерасходом бюджета.

  Качественное ТЗ должно быть детализированным, охватывать все процессы, предусматривать потенциальные точки роста.

В 2025 году рынок интеграторов HRM-систем продолжает развиваться, предлагая компаниям решения для автоматизации.

Специализация: Компания специализируется на внедрении HR-систем и IT-консалтинге в сфере управления персоналом. Компания автоматизирует HR-процессы, адаптируя цифровые решения под уникальные задачи каждого клиента — от кадрового электронного документооборота до оценки и развития сотрудников.
Достижения: За 12 лет работы «Факт» реализовал проекты для крупных предприятий, включая 10% компаний из ТОП-100 крупнейших частных компаний России по версии Forbes. Среди клиентов — ММК, ИЗТТ, Полюс и др. В компании работает 200+ специалистов, способных решать задачи любой сложности.

Подробнее об HR Tech-интеграторе «Факт»

Компания специализируется на автоматизации HR-процессов в области управления талантами, подбора персонала, организации обучения. Внедряет решения таких международных разработчиков, как Cornerstone OnDemand, Saba Cloud, TalentLink, адаптируя их под потребности бизнеса.

За 10 лет работы команда AXES Pro реализовала проекты по автоматизации для более чем 5000 клиентов, среди которых Росатом, МТС, ВТБ и др.

Одна из крупнейших консалтинговых компаний в России. Предоставляет комплексные услуги во всех областях управления персоналом, включая автоматизацию HR-процессов, трансформацию корпоративной культуры, внедрение организационных изменений, оценку и развитие сотрудников.

Имеют более чем 35-летний стаж работы на российском рынке. Компания ежегодно реализует более 500 проектов в 20 различных отраслях, включая банковский сектор, промышленность, ритейл, недвижимость, атомную энергетику, телекоммуникации и другие сферы.

Интегратор предлагает широкий спектр услуг по автоматизация HR-процессов: от кадрового документооборота и бизнес-аналитики до разработки корпоративных порталов и сервисов по планированию смен.

За 20 лет на рынке компания зарекомендовала себя в качестве надежного партнера для средних и крупных предприятий, среди которых РЖД, Газпром и другие. Компания внедряет решения на платформе 1С:Битрикс, а также разрабатывает уникальные системы для крупных предприятий.

Занимается цифровизацией HR-процессов, предлагает решения для автоматизации всех аспектов работы с персоналом. Имея 16-летний опыт и более 200 специалистов по разработке и внедрению IT-технологий, Evola реализовала свыше 600 проектов по автоматизации.

Evola активно использует решения на базе SAP, а также развивает собственные разработки в области автоматизации. Компания сотрудничает с крупными корпоративными клиентами, такими как Альфа Банк, СИБУР, Мегафон, Эльдорадо.

Специализируется на внедрении корпоративных HR Tech-решений и онлайн-сервисов для сотрудников. Среди проектов от Digital Vector — разработка корпоративных порталов, программы управления обучением, расчета заработной платы, кадрового учета, решения для автоматизации командировок и многое другое.

Компания использует продукты от SAP, а также разрабатывает собственные. За 10 лет работы в HR Tech, Digital Vector успешно реализовала более 100 проектов с крупнейшими компаниями России.

Компания помогает клиентам интегрировать HR-системы с другими бизнес-платформами — например, с ERP и CRM, а также предоставляет услуги по разработке и внедрению решений для аналитики, отчетности.

Внедрение систем управления персоналом — это не только про технологии, но и про переосмысление подходов к работе с людьми. Автоматизация HR подразумевает трансформацию процессов взаимодействия внутри компании и требует внимательной настройки. Грамотный интегратор поможет увидеть скрытые проблемы, навести порядок и выстроить удобную систему управления персоналом. Такой подход сделает HR-функцию сильнее, гибче и полезнее для бизнеса.

Реклама, ООО ЦИТ «ФАКТ» Erid: 2Vtzqx6kWFZ