Как выстроить процесс внедрения IT-активов

IT-активы — это все технологические ресурсы, которые компания использует для своей деятельности. К этой категории относят оборудование, программное обеспечение, лицензии, информационные системы, данные.

Технологические ресурсы бывают материальными, программными, информационными.

• Материальные: физические серверы, ноутбуки, сетевые устройства, другие компоненты, которые составляют физическую IT-инфраструктуру компании.
• Программные: операционные системы, приложения, патенты, лицензии.
• Информационные: базы данных, результаты исследований, методологии, знания.

Управление ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM) требует специфического подхода. Быстро меняющиеся технологии, частые обновления, лицензирование усложняют координацию IT-ресурсов компании, затрудняют анализ выгоды от использования. Это особенно ощутимо в крупных организациях, деятельность которых тесно связана с информационными технологиями.

IT Asset Management решает большой круг задач, связанных с использованием технологий в бизнесе.

1. Систематизация активов

   В компаниях, которые изначально не позаботились о каталогизации и целостном подходе к управлению, IT-активы представлены как разрозненные списки. Непонятно, кто и как часто использует ресурсы, удовлетворяют ли они текущие требования бизнеса. Это усложняет закупку, распределение, приводит к рабочим накладкам.

   Например, неожиданно для компании, оказывается, что невозможно обслуживать клиентов из-за конфликта версий внутреннего ПО.

2. Контроль расходов

   Хаотичный менеджмент приводит к необоснованным тратам. Например, компания платит за лицензии на ПО, которым никто не пользуется.

   И наоборот, регулирование, контроль упорядочивают информацию о том, сколько средств уходит на закупки, обслуживание, обновление. Это важно для прогнозирования бюджета, поиска путей оптимизации. Например, если организация оплачивает сразу три платформы для видеоконференций, возможно, есть смысл пересмотреть подход и оставить одну.

3. Поддержка стабильности работы

   Риски простоев, ошибок, отказов уменьшатся, если вовремя обновить, заменить устаревшее оборудование. Например, регулярное обновление серверов предотвратит сбои из-за ограничений производительности.

4. Соблюдение законодательных стандартов

   Организации обязаны следить, чтобы программное обеспечение соответствовало нормативным требованиям государства. Отсутствие системы в администрировании технологических ресурсов компании иногда приводит к нарушению законодательства.

   Например, если организация не ведет точный учет лицензий на ПО, то может столкнуться со штрафами или судебными исками за использование устаревших версий продукта.

Управление технологическими ресурсами базируется на комплексном подходе. Недостаточно просто начать учитывать активы ИТ-компании. Важно выстроить систему, при которой ПО, участники и регламенты взаимодействия поддерживают процесс управления.

Инвентаризация

Без полного списка активов не получится выстроить актуальную структуру IT-ресурсов компании. Поэтому первый шаг — сбор данных о каждом устройстве, ПО или лицензии.

Это трудоемкая задача, финалом ее должен стать не просто список, а удобная для анализа система, на основании которой получится принимать обоснованные решения.

Управление жизненным циклом

Каждый актив IT-компании проходит через этапы закупки, установки, использования, обслуживания, утилизации. Контроль этапов помогает заранее планировать расходы. Например, если известно, что среднее время использования ноутбуков сотрудниками четыре года, можно заранее закладывать замену в бюджет.

Автоматизация

Автоматизация облегчает координацию процессов. На рынке есть инструменты, которые помогают упростить отдельные задачи, а есть комплексные системы учета.

Например, сканеры сети — узконаправленные инструменты: помогают обнаруживать устройства, ПО в корпоративной инфраструктуре, упрощая инвентаризацию. А система ИТ-активы от “ИнфраМенеджер” — комплексный продукт. Поддерживает не только учет, но и анализ затрат, планирование закупок, управление жизненным циклом оборудования или ПО.

Обучение сотрудников

В работу с активами вовлекаются специалисты не только ИТ-отдела, но и всей организации. Сотрудникам нужно знать порядок взаимодействия: как регистрировать неисправности, запрашивать новое оборудование, возвращать устройства при увольнении. Иначе данные начнут теряться или искажаться.

Системный подход объединяет элементы в единую стратегию, работа с IT-ресурсами перестает быть хаотичной, становится структурированным процессом.

1. Планирование

   Планирование начинается с определения целей, потребностей компании. Это может быть снижение расходов на ИТ, улучшение контроля за использованием оборудования, соответствие стандартам безопасности.

   Например, руководитель замечает, что расходы на IT-активы организации растут слишком быстро, и ставит задачу понять, какие программы нецелесообразно использовать.

2. Закупка, учет

   На этом этапе организация приобретает IT-продукты, вносит в систему учета, фиксирует параметры, например:

   — наименование;

   — модель;

   — серийный номер

   — производитель;

   — конфигурация;

   — дата закупки;

   — стоимость;

   — сроки гарантии;

   — статус;

   — ответственный за эксплуатацию.

   Фиксируемые сведения зависят от типа актива. Например, у лицензий и оргтехники состав параметров для учета будет разный.

3. Эксплуатация, обслуживание

   Продукт используется для выполнения бизнес-задач. На протяжении периода эксплуатации сотрудники и программы контролируют актив, отслеживают работоспособность, производительность, при необходимости устраняют неисправности или модернизируют. Любые манипуляции с продуктом фиксируются в системе.

4. Анализ, оптимизация, резервирование

   Этап включает сбор данных, подготовку отчетов, принятие решений. Компания оценивает расходы, анализирует, какие ресурсы используются неэффективно — решает устранить одни, повысить производительность других, перевести в запас третьи.

   Например, после реорганизации штата компания обнаруживает, что на 10 сотрудников приходится 15 лицензий на ПО — лишние аннулируются, бизнес экономит деньги.

5. Вывод из эксплуатации

   Причины списания актива бывают разные: прекращение поддержки ПО провайдером, выработка ресурса оборудования, несоответствие целям бизнеса. При этом завершение жизненного цикла означает не только утилизацию, но и учет связанных рисков и законодательства.

   Например, утилизировать оборудование нужно по экологическим стандартам, при этом не забыв убедиться в полном удалении данных, которые составляют коммерческую тайну или содержат конфиденциальную информацию.

Для управления ИТ-активами организации используют различные инструменты. Часть из них решает узкие задачи конкретного вида активов, либо отдельного этапа жизненного цикла.

• Системы инвентаризации. Программное обеспечение типа autodiscovery автоматически собирает информацию о подключенных устройствах, ПО. Это полезный инструмент, который, однако, не способен один поддерживать актуальность базы технологических ресурсов.
• Платформы для проведения тендеров. Применимы только на этапе планирования, закупки активов. Редко интегрируются с системами учета.
• Сервисы для контроля лицензий. License Dashboards помогают контролировать сроки лицензий. Благодаря программам такого типа организации избегают штрафов за использование непатентованного ПО.
• Инструменты анализа данных. BI-системы визуализируют данные об активах, помогают анализировать эффективность использования. Имеют смысл только при интеграции с актуальными базами учета.
• Системы защиты. К ним относятся инструменты для управления безопасностью данных.
• Инструменты утилизации. Применяются в финале жизненного цикла: списание, удаление данных, аннулирование доступов, утилизация по требованиям законодательства.
• ITSM-решения (IT Service Management). Программы, которые работают в синергии с ITAM-системами, обеспечивая поддержку, обслуживание информационных ресурсов предприятия, управление инцидентами, проблемами.

Компании могут комбинировать несколько узкоспециализированных или комплексных инструментов, убедившись, что они интегрируются друг с другом.

При выборе системы учитывают масштаб бизнеса, количество активов, требования к функционалу программы, текущие цели. Например, для небольшой компании подойдет ПО с базовыми функциями учета, а крупному предприятию потребуется комплексное решение, которое интегрируется с ERP-системами.

Эксперты из “ИнфраМенеджер” неоднократно работали с предприятиями на этапе выбора и внедрения систем управления ИТ-активами. Специалисты компании рекомендуют:

1. Определить требования к функционалу, учитывая масштаб организации, специфику задач.
2. Протестировать разные решения, оценить, насколько они соответствуют требованиям, возможностям бизнеса.
3. Провести инвентаризацию текущего ИТ-имущества.

Только после этого стоит переходить к внедрению выбранной программы:

• настроить;
• интегрировать с существующими процессами;
• обучить работе с ПО специалистов, которые будут отвечать за IT-учет;
• обучить сотрудников компании делиться информацией об изменениях;
• запустить в эксплуатацию.

Независимо от выбранного ПО, внедрение ITAM требует организации нескольких аспектов управления.

Учет

Начать можно с составления реестра. Вам понадобится понять, что есть в компании, определить состояние, местоположере, ответственных.

Зачем: учет даст полное представление об активах предприятия, исключит дублирование, выявит избыточные или недостающие ресурсы.

Регулярное обновление данных поможет поддерживать актуальность информации для принятия решений.

Определение жизненного цикла

Определите этапы жизненного цикла для каждого типа активов: от закупки и ввода в эксплуатацию до вывода из использования, утилизации. Учтите средний срок службы оборудования, периоды обновления ПО, лицензий.

Зачем: понимание жизненного цикла поможет спланировать бюджет, избежать неожиданных трат. Вы вовремя спишете устаревшие ресурсы, оптимизируете использование новых.

Оптимизация

Запланируйте регулярный анализ использования активов, чтобы обнаружить неэффективные или избыточные ресурсы, обдумать способы перераспределения или замены. Например, оценка использования ПО может выявить ненужные лицензии или подписки.

Зачем: оптимизация снижает затраты, улучшает производительность, позволяет направлять ресурсы на более важные задачи.

Управление рисками

Создайте систему контроля, которая поможет отслеживать использование ПО, соответствие лицензий требованиям, соблюдение стандартов безопасности. Проводите мониторинг, чтобы выявить возможные нарушения, например, использование устаревшего оборудования или ПО.

Зачем: управление рисками предотвращает штрафы, утечку данных или срывы бизнес-процессов, вызванные неисправностями.

С комплексным подходом к контролю ИТ-активов организации получают ряд выгод:

• Снижение затрат. Нет расходов на лишние лицензии, устаревшее оборудование, неэффективные решения.
• Увеличение прозрачности. Информация для планирования бюджета, распределения ресурсов всегда под рукой.
• Снижение рисков. Минимизирована вероятность простоев, штрафов, юридических последствий за нарушение эксплуатации.
• Сокращение времени на поиск информации. Быстрый доступ к данным о местоположении активов, состоянии, ответственных.
• Ускорение подготовки отчетов. Информация об активах доступна в одном месте и выгружается в виде отчетов.
• Точное планирование потребностей. Рассчитывайте потребность в оборудовании, расходных материалах, исходя из актуальной информации.

Внедрение системы ИТ-активы от “ИнфраМенеджер” помогает добиться перечисленных результатов. Упрощает инвентаризацию, отчетность, управление ресурсами и минимизирует затраты бизнеса на ИТ-инфраструктуру.

Реклама ООО «ИМ», Erid: 2VtzqwXyNwx