От удаленки к гибриду: пошаговая инструкция

После пандемии многие компании поняли, что удаленка — это не только удобно, но и выгодно. Они отказались от офисов и оставили сотрудников работать из дома. Однако некоторым работникам не хватало общения с коллегами, а руководители заметили, что определенные задачи гораздо проще и эффективнее решать очно. Поэтому сейчас все больше организаций переходят на гибридный график работы. В статье расскажем, что это такое и как перевести бизнес на гибридный режим без лишнего стресса.

Гибридный график работы (по Трудовому кодексу РФ — комбинированный дистанционный режим) — это форма рабочего режима, при которой сотрудники часть рабочего времени работают удаленно, а часть — очно.

В ТК РФ не закреплено, сколько времени работник должен проводить в офисе, а сколько работать удаленно. График согласовывается работодателем индивидуально.

Есть несколько вариантов:

• Зафиксировать дни, когда работник должен быть в офисе. Например, первую неделю месяца или каждые понедельник, среду и четверг.
• Договориться, что работник приезжает в офис по мере необходимости. Например, на совещания или для работы с документами.

Гибрид успешно практикуют крупные, в том числе IT, компании: Билайн, HeadHanter, Mail.ru Group, СКБ Контур. Но есть организации, которым такой режим не подходит: производства (фабрики, заводы), банки, организации розничной торговли.

Гибрид — компромисс между дистантом и офисом и имеет перед ними ряд преимуществ:

• Повышается продуктивность сотрудников

  Полная свобода удаленки расслабляет — работник может начать откладывать задачи. Работодатель при этом не может влиять на рабочую атмосферу и ему сложнее контролировать, как идет работа. Но и полный офис подойдет далеко не всем: многих утомляют ежедневные поездки на работу и обратно. Отсутствие уединения или напряженная токсичная атмосфера в коллективе также снижают продуктивность.

  С этой точки зрения гибрид — отличное решение. Несколько дней в офисе помогают сотруднику погрузиться в рабочую атмосферу, где меньше соблазна прокрастинировать. При этом он сохраняет свободу, так как остальное время продолжает работать удаленно.

• Улучшаются взаимоотношения в команде

  Если каждый день быть в офисе, могут возникнуть эмоциональные перегрузки и конфликты. А на удаленке не хватает личного общения и возникает чувство одиночества и оторванности от коллектива.

  При комбинированном режиме работники сами выбирают, когда приходить в офис, и согласовывают график с командой. Так можно избежать лишнего общения с токсичными коллегами и чаще пересекаться с теми, с кем комфортно работать.

• Повышается эмоциональное состояние и удовлетворенность команды

  Для многих людей ежедневные поездки на работу и офисная среда в целом — большой стресс. А ощущение постоянного контроля эмоционально выматывает. На дистанте работники чувствуют себя лучше, потому что отсутствуют жесткие рамки, но может появиться чувство изоляции. А стертые границы между рабочим местом и домом зачастую приводят к переработкам и выгоранию.

  Из-за большей гибкости и разнообразия гибридного графика, сотрудники меньше устают от работы и более лояльны к работодателю.

• Уменьшаются расходы компании

  Если организация предпочитает традиционный формат работы, ей необходимо организовать рабочее место для каждого сотрудника, оплачивать аренду, коммунальные услуги, покупать расходные материалы (бумагу, картриджи для принтеров, канцелярию). Если сотрудники работают из дома, компании не нужно тратиться на аренду и содержание офиса. Но при этом нужно обеспечить работников средствами для работы (ноутбуки, ПО), либо компенсировать их затраты на это.

  Смешанный график обходится компании намного дешевле, чем постоянная работа из офиса, потому что требуется помещение меньшей площадью, а также не нужно организовывать рабочее место для каждого. Но нужно обеспечить работнику всю необходимую технику и ресурсы для работы на дому.

Гибрид объединяет в себе плюсы удаленки и офиса и при этом устраняет их основные недостатки.

• Улучшение командной работы

  При очной работе получается эффективнее решать задачи, обсуждать рабочие вопросы и генерировать идеи. Повышается уровень корпоративной культуры. Команда становится более сплоченной.

• Профилактика выгорания

  Постоянная работа из дома и отсутствие живого общения приводит к тому, что работник начинает ощущать изоляцию от общества. Это может привести к выгоранию. Поэтому периодическое посещение офиса вносит приятное разнообразие в рутину.

• Повышение продуктивности

  В зависимости от задачи, которую нужно сделать, работник может выбирать, где ему комфортнее работать. Например, если у него дома дети, сосредоточиться на работе будет сложно и лучше поехать в офис. А дома он может заниматься «текучкой». Другому, наоборот, спокойная обстановка дома помогает лучше сконцентрироваться на важной задаче, потому что в офисе его отвлекают коллеги.

• Уменьшение расходов

  Когда сотрудники работают в офисе поочередно, работодателю не нужно обустраивать много рабочих мест и арендовать просторное помещение.

• Привлечение новых талантов

  Для некоторых соискателей возможность самостоятельно регулировать свой график важнее, чем размер зарплаты. Поэтому возможность работать на удаленке или гибриде делает компанию более привлекательной на рынке труда.

• Индивидуальный подход к персоналу

  Главный актив любой организации — сотрудники. Если работодатель дает выбор: работать дома, когда это удобно, или в офисе, если нужно что-то решать лично, работники понимают, что их ценят. Поэтому лояльность к компании растет.

1. Посмотрите, как сейчас устроена работа в компании

   Подумайте, какие задачи сотрудники могут делать дома, а для каких нужно присутствие в офисе. Поговорите с ними, узнайте, какой график они предпочитают, и спросите их мнение по организации перехода.

2. Продумайте, как будет организован комбинированный режим работы

   Решите, кто будет работать дома, а кто — в офисе, и в какие дни. Зафиксируйте это в графике: например, 2-3 рабочих дня работники должны находиться в офисе, остальные — дистанционно. Также определите, по каким критериям будете оценивать качество работы (например, по выполненным задачам или другим понятным и объективным критериям).

3. Организуйте рабочий процесс в офисе

   Подготовьте офисное пространство: индивидуальные рабочие места, переговорные, шкафчики для хранения личных вещей. Продумайте систему бронирования рабочих мест, чтобы кабинеты не были переполнены.

4. Внесите изменения во все документы

   Подпишите с персоналом дополнительные соглашения к трудовым договорам о переходе на гибрид и внесите изменения в должностные инструкции. Кроме того, разработайте внутреннюю политику новой модели, в которой пропишите правила присутствия в офисе, время работы на удаленке, как будет осуществлять контроль за рабочим процессом со стороны руководства и ответственность сотрудников за нарушение этих правил.

5. Обучите работников и руководителей

   Проведите обучение по новым инструментам и тому, как эффективно работать в гибридном формате. Расскажите, как определять, какие задачи выполнять удаленно, а какие в офисе. Научите менеджеров правильно управлять командами, которые работают по гибридному графику.

6. Начните постепенный переход на новый режим

   Для начала переведите на гибрид 1 отдел для того, чтобы «обкатать» новую систему. После тестового периода (2-3 месяца) соберите обратную связь и при необходимости внесите корректировки. После этого новый режим можно внедрять для всей компании.

7. Регулярно собирайте обратную связь и корректируйте систему

   Опрашивайте коллектив, чтобы понять, что работает, а что — нет. По результатам опросов совершенствуйте вашу модель гибрида.

Не все с энтузиазмом воспримут нововведения. Гибрид подразумевает периодическое посещение офиса, а значит, работать из любой точки мира не получится. Чтобы убедить работников перейти с полной удаленки на комбинированный режим, можно использовать несколько подходов:

• Подчеркните плюсы личных встреч с коллегами

  Расскажите, что многие задачи проще решаются face-to-face, а обмен идеями и быстрые обсуждения становятся более продуктивными. К тому же личные встречи укрепляют командный дух.

• Напомните про необходимость профилактики выгорания

  Объясните, что постоянная удаленка может привести к изоляции и выгоранию. Периодическая смена рабочего места вносит разнообразие в рутину и дает возможность побыть в обществе.

• Устраните опасения

  Объясните, что гибридный формат сохраняет элементы удаленной работы, позволяет выбирать удобное время для нахождения в офисе. Таким образом, они могут сохранить баланс между личной жизнью и работой.

• Покажите примеры успешного перехода

  Поделитесь кейсами других компаний, которые успешно перешли на гибрид. Если в компании уже есть члены команды или отделы, работающие в таком формате, используйте их опыт.

• Сделайте переход постепенным

  Запустите пилотный проект для небольшой группы, чтобы показать преимущества на практике. Дайте время адаптироваться и предоставьте сотрудникам возможность тестировать разные варианты графика.

Переход на гибридный график имеет свои риски, которые важно учитывать.

• Проблемы с коммуникацией и конфликты в коллективе

  Редкое общение, разный баланс «удаленка-офис» могут вызывать недопонимание в команде и чувство несправедливости. Кроме того, «удаленщики» могут чувствовать себя исключенными из коллектива, особенно если важные разговоры проходят в офисе.

  Решение:

  — Внедрите единый набор инструментов для коммуникации (Telegram, Zoom, Skype)

  — Зафиксируйте четкие правила и расписание совещаний, чтобы в важных обсуждениях участвовали все желающие

  — Обеспечьте прозрачность при распределении графиков

  — Дайте сотрудникам возможность выбрать наиболее удобный формат совмещения работы в офисе и удаленно

• Потеря командной сплоченности и корпоративного духа

  Если дистант составляет большую часть рабочего времени, работники могут почувствовать изоляцию и потерять связь с коллегами.

  Решение:

  — Организовывайте регулярные командные встречи в офисе

  — Организовывайте корпоративных мероприятий, даже в онлайн-формате

  — Внедрите менторских программ и чатов для неформального общения.

• Проблемы с производительностью команды

  Руководителям сложнее отслеживать выполнение задач и оценивать вклад сотрудников.

  Решение:

  — Установите понятные ключевые показатели эффективности (KPI)

  — Используйте специальную программу для управления проектами — планировщик задач.

  Выбрать планировщик задач не так сложно, на рынке множество программ с крутым функционалом, в том числе от российских разработчиков. При выборе планировщика, стоит обратить внимание на ЛидерТаск, Weeek, Kaiten и Shtab. Это отечественные сервисы, которые точно не уйдут из России и не заблокируют аккаунт.
  

  — Организовывайте периодические встречи работников один на один с руководством

• Сопротивление сотрудников

  Работники, привыкшие к удаленке, могут быть не готовы вернуться в офис. Это может вызвать недовольство и снижение мотивации, особенно у тех, кто привык к гибкости в управлении своим временем.

  Решение:

  — Проведите тренинги по работе в гибридной модели

  — Внедряйте изменения постепенно

  — Ведите диалог с работниками, регулярно собирайте обратную связь и предложения по улучшению организации рабочего процесса

• Нарушение законодательства

  Если в трудовых договорах не закреплен комбинированный дистанционный режим работы, компания может получить штрафы.

  Решение:

  — Подпишите дополнительные соглашения к трудовым договорам

  — Внесите изменения во внутренние нормативные документы организации

  — Проконсультируйтесь с юристами для предотвращения нарушений трудового законодательства.

• Финансовые потери

  Расходы на организацию рабочего пространства, покупку оборудования и обучение могут превысить ожидания.

  Решение:

  — Планируйте бюджет еще на этапе внедрения гибрида

  — Оптимизируйте расходы. Например, можно отказаться от чрезмерно дорогой мебели, кофемашины или отдельных кабинетов

  реклама ООО «Органайзер Лидертаск»

  Erid: 2VtzqviFRiw