Полина Кисель, LeverX: зачем автоматизировать управление кадрами?

Как создать успешную стратегию управления кадрами? Как быть уверенным в том, что за пару лет выбранная стратегия не устареет? И что делать, чтобы сотрудники эту новую реальность приняли? Об этом поговорили с консультантом LeverX по бизнес-процессам в SAP SuccessFactors Полиной Кисель. Она имеет 2,5 года опыта работы с модулями Performance & Goals и Succession & Career Development Planning, полученных в рамках 10+ международных проектов.

LeverX Group — это международная IT-компания. Офисы компании находятся в США, Восточной и Западной Европе, а также в Центральной Азии. Компания начала свою деятельность еще в 2003 году, штаб-квартира размещается в Маунтин-Вью («Кремниевая долина», штат Калифорния). Сейчас в LeverX Group работает более 1500 человек.

Компания специализируется на разработке и внедрении SAP-решений, а также создает кастомизированные веб- и мобайл-продукты с использованием таких современных технологий, как AR, AI, Machine Learning, Data Science.

К этому придет любая большая компания… рано или поздно

— Полина, насколько сейчас актуальна автоматизация в управлении персоналом? Кажется, что в последнее время большой бизнес начал приходить к пониманию, что для бизнеса это выгодно.

— Этот процесс уже довольно давно был актуальным. Вы верно отметили, что автоматизация любого процесса — это экономия человеческих ресурсов, а значит, польза для всего бизнеса. К тому же автоматизация страхует компанию от моментов, связанных с человеческой невнимательностью. Например, можно избежать ошибок при выполнении монотонных задач, повторении рутинных операций. Или сэкономить человеческие ресурсы, перераспределить время сотрудников и направить его на решение более важных задач, связанных непосредственно с их вовлеченностью.

Поэтому сейчас почти все крупные компании понимают, какую роль играет автоматизация в организации внутренних процессов, в том числе и в сфере управления персонала.

— Тем не менее, все еще есть компании, которые к автоматизации в этой области не приступили или сделали это в недостаточной степени. По вашему опыту, в каких сферах это проблемный вопрос?

— Такие компании можно встретить в любом секторе или отрасли. Вопрос скорее в готовности конкретных компаний к переходу на автоматизированные системы. Например, охотнее всего автоматизируют любые процессы компании в области диджитализации, IT-компании, банки и FinTech-организации. Это бизнес, который любит системы, которые экономят время, делают процессы проще и понятнее.

Но есть и традиционно консервативный бизнес, в котором сотрудники и порой даже руководство сопротивляются изменениям. Им комфортно работать по устоявшейся системе, и любое новшество воспринимается с раздражением. По опыту, сложнее всего принимать такой переход компаниям из отрасли тяжелой промышленности (металлургия, добывающие отрасли).

Но даже в таких компаниях, где процессы десятилетиями сохраняются в неизменном виде, со временем наступает понимание, что нужно двигаться вперед. Бенефит от внедрения автоматизации — очевиден. Думаю, что в скором времени весь крупный бизнес будет переходить на автоматизацию в управлении персоналом.

— Преимущества для бизнеса понятны: экономия времени и ресурсов. Но что значит автоматизация для рядовых сотрудников?

— Для сотрудников компании автоматизация — значит прежде всего сокращение количества рутинных задач. Например, не нужно будет заполнять огромные формы и отчеты, заново каждый раз составлять документы, ставить задачи коллегам, сталкиваясь с игнорированием.

К тому же, мы на собственном опыте знаем, что автоматизация — это еще и интересно. У системы, которую мы внедряем, SAP SuccessFactors — привлекательный и user-friendly интерфейс. Он интуитивно понятен, операции совершаются быстро. Это сильно влияет на климат в коллективе, снижает нагрузку и вероятность выгорания.

К тому же, как показывает практика, с внедрением автоматизации в компании зачастую перенимают лучшие практики и опыт, которые уже опробовали другие компании. Пользователи могут открыть для себя новые интересные фишки и функции. Например, популярный модуль SAP SuccessFactors Performance & Goal покажет сотрудникам, как работает методология Smart для постановки целей. Для сотрудников это часто что-то новое, интересное, геймифицированное. Это мотивирует и вдохновляет.

Придется вовлекаться, чтобы получить все бенефиты

— Разумеется, у компаний разные профили, внутренняя структура, своя специфика. Как SAP SuccessFactors адаптируется под каждый конкретный случай?

— Безусловно, есть стандартный пакет функционала, который доступен практически для каждой компании. Но под особенности бизнес-процессов систему мы, естественно, настраиваем самостоятельно. Невозможно предложить готовую систему, которая сразу на 100% подойдет клиенту.

Поэтому внедрение и занимает продолжительное время, иногда проект длится год-полтора. В это время мы общаемся с клиентом, узнаем, как устроены бизнес-процессы, собираем требования заказчика, а затем настраиваем систему так, как этого требует конкретный бизнес.

— А что происходит потом? Компания получает систему и вынуждена сама как-то разбираться?

— Нет, конечно, мы никогда не бросаем клиента один на один с системой. На финальном этапе реализации проекта мы проводим обучающие сессии для ключевых пользователей, которые потом будут поддерживать эту систему. Также проводим обучение и для конечных пользователей — рядовых сотрудников, менеджеров.

После окончания проекта есть фаза HyperCare, когда мы поддерживаем клиента — к нам можно обратиться с любыми вопросами и трудностями. С момента запуска системы и на всем протяжении ее использования мы остаемся на связи с клиентом, поддерживаем его.

По опыту могу сказать, что чаще всего взаимоотношения между консультантом и клиентом продолжаются даже после HyperCare-фазы. Клиент обращается к нам за помощью, за консультацией.

— Полноценный процесс внедрения системы — это довольно дальние перспективы для многих бизнесов. Результат будет только через пару лет?

— Полтора года — это все-таки приблизительный срок. Все зависит от количества внедряемых модулей системы, от необходимости доработок и настроек под нужды компании. Но иногда, например, мы работаем с клиентом, который готов внедрить для себя только один модуль. Тогда процесс может занять всего 3-4 месяца.

— К чему должна быть готова компания, если она решает автоматизировать управление персоналом?

— В первую очередь клиенту нужно самому понять, какие процессы и в каком формате он хочет видеть в новой системе. Например, есть компании, в которых процессы уже выстроены, они работают в зависимости от специфики их отрасли, менталитета и т. д. Если сразу продумать все требования и пожелания, мы сможем максимально точно подогнать систему под уже существующий стандартный процесс.

Но часто бывает, что клиенты чувствуют, что их процессы не совсем хорошо настроены. Тогда мы обсуждаем, какие существуют best practices, которые можно было бы опробовать и применить.

Также важно, чтобы клиент был готов и сам включиться в процесс автоматизации. Проект требует большого вовлечения со стороны клиента: еженедельные звонки, на которых мы обсуждаем статус конфигураций, участие в тестировании и настройке. Если в компании понимают, что им с системой потом работать, то будут заинтересованы в том, чтобы она была максимально удобна.

Реалии удаленки: как отслеживать результаты работы?

— Наверняка существуют и другие решения на рынке, помимо SAP SuccessFactors. Почему компаниям стоит сделать выбор в пользу этой системы?

— Многие клиенты ищут, например, систему с самой низкой ценой и отдают предпочтение другим решениям. Но у SAP SuccessFactors есть масса преимуществ, которые того стоят. Компания SAP всегда старается использовать действительно передовые практики в области HR-менеджмента. Зачастую мы видим, что те решения, которые у нас уже внедрены, со временем появляются и на других платформах. SAP задает тенденции, которые затем подхватывают остальные. Это значит, что у компании, которая выбрала SAP SuccessFactors, будет преимущество перед конкурентами, ведь эти передовые практики уже у нее на вооружении.

Немаловажно, что в SAP SuccessFactors хорошо поработали над удобством интерфейса, интеграцией с другими системами. Это играет на руку клиенту, если он использует какие-то другие системы, связанные, например, с расчетом заработной платы.

К тому же SAP — это еще и про надежность. Это международная компания с достойной репутацией. Клиент может быть уверен, что к его потребностям отнесутся серьезно, продукт будет качественным и его поддержка не становится внезапно.

— Вы говорили, что компания может внедрить не всю систему, а конкретный модуль, в зависимости от своих потребностей. По вашему опыту, какой наиболее востребован?

— Наиболее популярным является модуль, который связан с оценкой результативности работы. Интерес к нему возрос после того, как компании вынуждены были переводить своих сотрудников на удаленный формат работы в связи с пандемией. Тогда встал вопрос: как оценивать работу сотрудников, как отслеживать их результаты? Данный модуль в системе SAP SuccessFactors называется Performance & Goal Management. Он как раз направлен на оценку результативности.

Что клиент получает при внедрении этого модуля? Возможность настройки goal-менеджмента, то есть целеполагания. Также модуль позволяет в режиме реального времени отслеживать текущие результаты сотрудников, планировать заработную плату и бонусы, премии.

Многие клиенты также интересуются модулем Learning Management, который связан с обучением персонала. Это платформа, на которой сотрудник может найти обучающие курсы, программы, материалы, тренинги.

Но в целом, надо понимать, что в системе модули между собой связаны. И наиболее эффективно комплексное их использование.

— И, конечно, интересует эффективность. Что компания получит или сэкономит, если перейдет на SAP SuccessFactors?

— Для каждого бизнеса результаты будут индивидуальны, это надо понимать. Мы можем поделиться теми результатами, которые получили другие компании, которые уже перешли на эту систему.

Например, компания Whirlpool внедрила систему SAP для управления персоналом. С ее помощью они автоматизировали около 130 стандартных процессов. И в течение первого года после внедрения отметили, что операционные расходы на персонал в США снизились на более чем 20%.

Консалтинговая компания Q_PERIOR внедрила пакет SAP SuccessFactors Human Experience Management Suite. Компания перешла на круглосуточную систему мобильного самообслуживания для сотрудников и отметила, что объем информации о работниках увеличился на 50%.

Таких примеров масса. Многие крупные компании используют SAP-системы и достигают благодаря им больших результатов. Например, это Bosch, Vodafone и множество других.

Поэтому, мы уверены: если компания планирует работать на рынке вдолгую, расти и развиваться, прирастать финансово и масштабно — автоматизация бизнеса просто жизненно необходима. И в первую очередь, это важно для HR-сферы, управления персоналом. Ведь, по сути, именно с человеческого ресурса начинается любой бизнес.

Если вы хотите узнать больше о возможностях автоматизации управления персоналом для вашего бизнеса — регистрируйтесь на вебинар LeverX Group. На нем Полина Кисель расскажет, как выбрать стратегию с учетом специфики предприятия. Вебинар стартует 30 ноября в 16:00 — подробнее по ссылке.