Автоматизация торговли: варианты готовых решений для розничного магазина

В рознице прибыльность зависит от множества факторов: расположение, популярность, качество предоставляемых товаров и услуг и многое другое. Однако предприниматели часто забывают, что обеспечение качественной работы розничного магазина зависит от имеющегося оборудования и его функционала. Автоматизация торговли — это способ избежать человеческих ошибок и оптимизировать практически все бизнес процессы.

Розничная торговля — это продажа товаров и услуг в небольших объемах, чаще поштучно обычным потребителям. То есть от оптовой реализации розницу отличают продажи и покупатель —в опте это в большинстве случаев организации.

Это комплексная услуга, которая подходит практически для любых розничных точек. Основная задача — оптимизация всех вместе или отдельно взятых стадий торговли. Если говорить про весь комплекс автоматизации, то он может начинаться с получения товара и заканчивая формированием деклараций по итогам отчетного периода.

Однако любой процесс перехода на автоматизированный способ реализации продукции начинается с пересмотра текущего варианта. Зачастую для этого приходится полностью отказываться от существующих практик продаж. Бизнесу нужно докупать оборудование (не только персональные компьютеры) и ПО под задачи, которые необходимо автоматизировать.

Прежде всего рекомендуется определить цели автоматизации магазина розничной торговли продуктов питания и других товаров. Например, для маленьких точек может потребоваться оптимизация процесса отпуска товара. Для крупных магазинов обязательно следует установить систему товарного учета. Они упростят поставки.

Поэтому любая автоматизация базируется на проведении анализа существующего принципа работы розницы. Основные моменты, которые следует проанализировать:

• как часто на точку приходят новые товары;
• сколько контрагентов;
• каков ежедневный покупательский поток;
• какой персонал работает на точке.

Автоматизация розничного магазина должна начинаться с подготовки, которую можно выполнить в несколько этапов:

1. Проработка всех аспектов торговой точки и определение причин и целей автоматизации.
2. Подготовка проекта размещения нового оборудования с учетом удобства работы с ним как продавцов, так и покупателей.
3. Выбор подходящего по проектным требованиям.
4. Подбор дополнительных систем, например, сигнализация или видеонаблюдение.

В конечном итоге переход на автоматизацию розницы должен проводиться тогда, когда у вас будет готовый проект.

Условно, можно разделить на:

• Полную. Информационные системы и оборудование участвуют на всех уровнях работы торговой точки и организации в целом.
• Частичную. Автоматизируется один или несколько процессов.

Полная зачастую предполагает установку единого ПО, которое позволяет планировать закупки, учитывать приходы и расходы и так далее. При частичной автоматизации программное обеспечение также необходимо, но подойдут и узкоспециализированные варианты для конкретных задач, например, работы сканера.

Функционал можно разбить на несколько групп:

• Кассовый: начало и конец смены, печать чеков, учет проданных товаров, подключение дополнительного оборудование, поддержка разных способов оплаты и так далее.
• Управленческий: оцифровка движения средств, формирование отчетов, аналитика продаж, получение совокупных сведений с разных торговых точек.
• Для клиентов и контрагентов: создание единой базы, разработка скидочных программ, слежение за взаиморасчетами, контроль закупок.
• Бухгалтерия: учет поступлений и продаж, доступ и управление единой базой или отдельными товарами на разных торговых точках, формирование отчетностей, контроль ошибок в товароучете и прочее.

Это наиболее популярный функционал автоматизации розничной торговли в работе магазина, разбитый по категориям.

Сложно сказать, сколько потребуется потратить автоматическое оснащение отдельно взятого магазина без конкретных параметров, так как все зависит от целей и вида. Однако можно предположить, сколько бы стоило оборудование и ПО, например, для торговой точки площадью до 180 кв. м. Если учитывать полный функционал, то ценник можно быть около 300 000 руб:

• POS-терминалы. Они устанавливаются на кассе и нужны только для сервисной работы. Позволяют не только принимать оплаты картами, но и вести базовый учет проданных товаров.
• ПК. Потребуется как на кассовой зоне, так и для серверной работы.
• Если используется весовой товар, то не обойтись без весов.
• Для печати ценников будет нужен принтер этикеток.
• Инвентаризация товаров должна проводится с помощью терминала сбора данных;
• Считывание штрих-кодов, акцизных марок и маркированных товаров осуществляется сканером.
• Для работы всего вышеперечисленного потребуется ПО.

Из явных «плюсов» можно отметить:

• Снижение вероятности человеческой ошибки. За весь учет и продажу отвечает надежное ПО.
• Сокращение времени на обслуживание одного клиента, отгрузку новых партий товаров, формирование отчетностей.
• Уменьшение убытков за счет подробного товароучета.
• Возможность снизить расходы на бухгалтерию.

Важно, что все эти преимущества автоматизации торговли на предприятиях и в магазинах будут правдивы при грамотном подключении новых систем. Поэтому доверить переход к информационным технологиям в рознице следует проверенным компаниям.

К сожалению, автоматизация может быть выполнена неправильно и тогда все ее преимущества станут недостатками. Из наиболее распространенных ошибок:

• Отсутствие систем, препятствующих кражам. Это может сказаться не только на убытках из-за недостач, но и на нарушениях в товароучете.
• Отсутствие проверки купюр. Аппарат по обнаружению подделки стоит не так дорого, но его полезность неоценима даже при одном случае, когда он выявит подделку.
• Комплекс автоматизации розничной сети без учета особенностей бизнеса. Периодически компании предлагают типовую модернизацию систем, которая может просто не подойти для конкретного случая, но без вникания в подробности этого не узнать.

Основное преимущество — это его смена. Если старые порядки отпуска товаров покупателям существовали веками и ничего в них существенно не менялось, то новая информационная парадигма порождает ежедневные изменения в этой сфере.

Еще недавно оплата картой была не такой повсеместной, но сейчас без нее многие покупатели будут просто обходить магазин стороной. С помощью автоматизации и перехода на использование информационных технологий в рознице вы не пропустите новые тренды, что позитивно скажется на покупательском опыте.

Что касается товароучета, то сначала разберем необходимое оборудование:

• Принтер этикеток. Позволяет промаркировать все товары, что упростить их учет как при поступлении, так и при продаже.
• Сканер. Может использоваться как при реализации, так и при учете складских остатков.
• Терминал сбора данных для проведения инвентаризации.

Программное обеспечение же может быть самым разным. Отметим наиболее популярные решения для автоматизации розничного магазина:

• СБИС. Полноценная товароучетная программа с собственной экосистемой.
• Контур. Предоставляется аналогичный набор функционала со СБИС, но выше по стоимости.
• 1С. Наиболее популярное ПО, которое можно использовать даже в узких сферах, например, одежда и обувь, салоны красоты и прочее. Но следует отметить, что это уже устаревший софт, который тяжело используется и для него требуется установка. Другие решения имеют облачные версии и доступ с любой точки мира.

Кроме масштабных систем, существуют и узкоспециализированные, предназначенные для небольших задач. Мы лишь поведаем о том, какие еще функции может контролировать автоматизация:

• видеонаблюдение;
• взаимодействие с клиентами и контрагентами;
• учет рабочего времени;
• постановка задач;
• торговая аналитика;
• электронный документооборот;
• SMS и Email-маркетинг;
• веб-конференции и многое другое;
• инвентаризация товаров.

Перечень ПО для автоматизации торговых сетей огромен. Например, для алкогольных магазинов их огромное количество. Они направлены на коммуникацию с ЕГАИС и №54-ФЗ.

В зависимости от вашей сферы при автоматизации вам обязательно потребуется товароучетная система. Наиболее популярные представители на рынке, продукты которых предоставляют расширенный функционал:

• Контур.эльба. Подойдет для ИП, ООО с налогооблажением УСН или ЕНВД.
• СБИС: Бухгалтерия и учет. Пользователям предоставляется онлайн-система, которая сразу подключена к ОФД, ЕГАИС и ЭДО.
• CUBUX. Упрощенная бухгалтерия в мобильных приложениях.
• RBS360. Еще один онлайн-сервис, подходящий для полноценной автоматизации.

Их наклейка — это двухэтапная задача. Мы уже говорили про то, какими средствами осуществляется маркировка. Но отдельно стоит рассказать о том, как формируются штрих-коды, которые впоследствии будет считывать продавец.

За создание ценника и его кастомизацию отвечает специализированное ПО. Оно может быть одной из функций товароучетной системы автоматизации розничной торговли сети магазинов или узкой программой специально для формирования ценников. Например, один из сервисов, заточенных исключительно под маркировку GetMark. Он работает в онлайне и на мобильных устройствах. Подойдет для проведения инвентаризаций, перемещения товаров, приемки и продажи.

Если вы хотите автоматизировать весь магазин, то помимо учета и формирования ценников вам потребуется следить за остатками. Для этого подойдут следующие программы:

• СБИС. Система для торговли, закупок и складского учета.
• Clever. WEB-сервис, который позволяет управлять и оптимизировать складские запасы.
• Evolve. Специализированная ERP-система для контроля ресурсов организации.
• CloudShop. Облачное пространство для товароучета, в том числе и складских остатков.

Этот процесс осуществляется либо POS-системой, либо специализированным принтером. На чеках можно указывать название организации, печатать скидочные купоны, акции от партнеров и многое другое. Этот процесс осуществляется при помощи:

• Контур.Маркет. Полнофункциональная система для автоматизации магазина розничной торговли продуктами питания и другими товарами, одна из функций которой — печать чеков.
• АТОЛ SIGMA. Сервис для управления онлайн-кассой.

От удобства работы зависит его эффективность, то насколько быстро он будет отпускать покупателей. Поэтому для автоматизации требуется учесть несколько моментов: какой покупательский поток, продаются ли товары в кассовой зоне, выполняет ли кассир другие обязанности.

По итогу выбранная автоматизация должна учитывать весь рабочий функционал и упрощать его: софт должен позволять автоматически рассчитывать сдачу, а также, время отклика должен быть минимальное – это напрямую зависит от эффективности сотрудника.

Базовый набор автоматизации может включать:

• кассовый компьютер;
• весы;
• сканер;
• принтер чеков;
• денежный ящик;
• детектор банкнот.

POS-устройства — это оборудование, которое совмещает в себе весь функционал автоматизации предприятий розничной торговли (супермаркетов, общепитов и магазинов с малой проходимостью). Так, в сравнительно небольшом POS-терминале можно быть установлено ПО для ведения товароучета, бухгалтерии, печати чеков и этикеток, контроля рабочего времени.

Наиболее популярные POS-терминалы и системы на рынке, на сегодняшний день, от производителей: АТОЛ, Дримкас, Штрих, Эвотор.

Его выбор зависит от особенностей магазина. Так, например, в супермаркетах зачастую он представляет из себя принтер чеков, компьютер и сканер.

Для меньшей проходимости и при отсутствии необходимости сканирования товаров может подойти POS-терминал или онлайн-касса. Подбор кассового аппарата всегда должен опираться на потребности при отпуске товаров и услуг.

Его подбор зависит от того, что потребуется сканировать и как часто.

Так, если вы работаете в алкогольной сфере, вам нужно будет считывать акцизные марки. Поэтому ваш выбор остановится на 2D-сканере. Они могут сканировать как QR-, так и штрих-коды. Если ваш товар маркирован только ими, то для автоматизации торговли для маленького магазина подойдет 1D-сканер.

Еще стоит отметить, что для удобства работы сканеры могут быть с подставкой и без. Также при больших покупательских потоках используются встроенные в кассовый аппарат. Чаще всего их можно встретить, как элемент автоматизации.

Потребность в их установке возникают у торговых сетей. В зависимости от проходимости точек цены в них могут быть установлены выше. Поэтому появляется необходимость установить разную стоимость.

Для такой задачи вам потребуется программа с товароучетом во всех торговых точках. То есть, в рамках одной системы вы должны видеть остатки на всех магазинах и иметь возможность редактирования их цен.

Еще одно преимущество автоматизации магазина розничной торговли — готовое решение для определения рентабельности. Масштабные товароучетные системы дают возможность проанализировать потребительский спрос и провести аудит продаж. В таком ПО вы сможете получить отчеты за сезон, в конкретных группах, сравнение разных товаров и многое другое.

Отдельно стоит сказать об обработке накладных, формировании и оплате счетов. В различных вариантах автоматизации торговли для маленьких и больших магазинов подобный функционал может присутствовать, но также можно найти и сервисы, заточенные исключительно под эту задачу:

• СБИС: Электронный документооборот. Подходит для малого, среднего и крупного бизнеса любой сферы. Создание накладных, счета-фактуры с электронной подписью. Маршруты согласования документов внутри компании.
• МойСклад. Стабильная и удобная облачная система обладает достаточно широким спектром различных ресурсов, предлагая не распыляться на точечные и узкоспециализированные функции.
• Контур.Маркет. Веб-сервис для автоматизации розничной торговли малого бизнеса, сферы услуг и общепита.
• Retail CRM. Подходит для интернет-торговли и интернет магазинов.

Для таких предприятий она действует по подобному с розницей принципу, но функционал несколько отличается. Основные задачи, которые нужно выполнять опту: товароучет и взаиморасчеты с контрагентами.