Электронный документооборот (ЭДО): какие бывают виды, как работает, особенности, функции

Бумажное делопроизводство — это громоздкая система, которая часто создаёт проблемы как для бизнеса, так и для простых граждан. Для того чтобы повысить эффективность управления и сократить трудозатраты, был разработан электронный документооборот. В последние годы данная система получила государственную поддержку в виде законодательных актов и государственных программ. Несмотря на это, использование документов в электронном виде ещё не приняло массового характера, хотя его внедрение значительно упрощает работу организации, повышает производительность труда и снижает издержки.

Электронный документооборот или ЭДО — это система, предназначенная для оперативного и безопасного обмена документацией в электронном виде без использования бумажных носителей. Она включает в себя комплекс процессов для создания, редактирования, регистрирования, обмена и хранения документов с использованием специального программного обеспечения. Вся документация ведётся в цифровом формате, что позволяет увеличить скорость работы, повысить удобство для работников и конфиденциальность сведений, а также значительно уменьшить издержки на бумагу, распечатку и обслуживание принтеров, а также на услуги доставки.

Документ в электронном виде — это информационный файл, который используется для обработки и передачи данных с использованием ИТ-систем. Обычно документы имеют утверждённую стандартизированную форму. Законодательно приняты такие виды документов, как счет-фактуры, транспортные накладные, трудовые книжки, некоторая кадровая документация, больничные листы и прочие. Для того чтобы электронный документ стал юридически значимым, необходимо, чтобы ответственный сотрудник подписал его при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), получаемой ответственными сотрудниками в ФНС или УЦ.

Как работает ЭДО:

• сотрудник создаёт необходимый документ, к примеру, заявление;
• после этого он ставит свою ЭЦП и пересылает через сервис ЭДО нужному контрагенту;
• получатель изучает файл, если его всё устраивает, тоже ставит свою цифровую подпись;
• отправляется уведомление, которое позволяет начать необходимые действия, описанные в документе, например, переводить оплату за товары или услуги.

Документ в электронном формате обладает аналогичной юридической силой, что и бумажный вариант. Но это будет возможным, только если получатель не вносил правки в оригинал, иначе он будет считаться недействительным.

Так как электронный документ — это файл, то существует возможность автоматизировать шаблонные операции с ним, увеличив скорость работы сотрудников. Все системы электронного документооборота (СЭД) предлагают своим клиентам базовый функционал:

• выполнять регистрацию документов;
• контролировать движение документации, отслеживать исполнение процессов, вести историю взаимодействия;
• настраивать уведомления о статусе документа;
• создавать справочники и реквизиты и редактировать их;
• выполнять анализ и создавать отчёты по делопроизводству;
• импортировать документы из сети или из ПК;
• проверяет ЭЦП на действительность при подписании;
• позволяет отправить и получить приглашения;
• выполнять прямую интеграцию, то есть создавать на основе шаблона новый документ;
• сканировать и распознавать бумажные документы и осуществлять экспорт/импорт;
• уведомлять налоговую службу о подключении к обмену, например, счёт-фактурами;
• обеспечение конфиденциальности информации, а также ограничение доступа;
• гарантирует правильность форматов документов по регламенту и соблюдение законодательства.

Некоторые программы имеют специализированные функции ЭДО, например, система для работы с проектными документами может работать с графическими типами файлов. Часть задач автоматически настроены и работают для всех, но можно также дополнительно подключать необходимые модули или провести интеграцию с другими системами, например, с 1С или Битриксом.

Электронный документооборот делает работу компаний более простой и эффективной, при грамотном оформлении документов электронный формат имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант. Документооборот подразумевает работу с широким спектром информации, поэтому выделяются различные виды ЭДО в России. Например, документооборот может быть классифицирован по отраслям:

• кадровый;
• управленческий;
• бухгалтерский;
• налоговый;
• технический;
• производственный и другие.

Кроме того, ЭДО может быть:

• внутренним, то есть ЭДО внутри организации;
• внешним, для обмена документами с партнёрами, покупателями, контролирующими органами;
• ЭДО с государством, что подразумевает сдачу отчётности в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и прочие контролирующие организации.

Рассмотрим более подробно основные типы документооборота.

Для работы организации обязательно должно быть внутреннее делопроизводство, в котором участвуют только руководители и сотрудники компании. С помощью внутреннего ЭДО регулируются все рабочие процессы в организации и деятельность работников. Этот вид делопроизводства практически не регулируется государственными органами, поэтому руководство организации может самостоятельно определять правила работы. Какие документы можно отправлять по ЭДО для использования внутри организации: заявления, приказы, служебные записки, инструкции, протоколы совещаний, уставы и прочие.

Для того чтобы организовать внутренний ЭДО применяют СЭД. Они помогают увеличить эффективность и сделать обмен сведениями между сотрудниками, филиалами или подразделениями более быстрым, оперативно знакомить работников с приказами или инструкциями и информировать об изменениях в документах, отслеживать исполнение и статусы, а также оценивать производительность труда работников. Какие бывают системы электронного документооборота:

• коробочная версия или универсальные, они имеют стандартные функции, просты в установке, но могут не иметь необходимой функциональности для решения задач организации;
• индивидуальные, то есть разрабатываются для конкретной компании, требуют обучения сотрудников и трудоёмкого внедрения;
• комбинированные, совмещают стандартную функциональность, адаптацию к конкретным задачам и возможность интеграции с другими информационными системами организации.

С помощью использования внутреннего ЭДО можно значительно увеличить производительность работы, а также уменьшить расходы на печать документов. Основные задачи, которые выполняет внутренний ЭДО:

• увеличение скорости работы с документацией и оперативный обмен информацией между сотрудниками;
• коллективный доступ к документам;
• более быстрое и простое получение сведений из нормативных актов или приказов для сотрудников;
• контроль за исполнением и статусом документации;
• быстрый поиск необходимого документа, создание классификации;
• уменьшение возможности потери оригиналов документа и его порчи;
• повышение эффективности работы сотрудников.

Внутренний ЭДО обычно используют руководители организации, бухгалтерский отдел, менеджеры по персоналу, разработчики и прочие работники.

Внешний документооборот — это работа с цифровой документацией контрагентов, к которым можно отнести поставщиков, партнёров, клиентов и организации, выполняющие контроль. К внешним документам можно отнести счет-фактуры, накладные, бухгалтерскую и налоговую отчётность, акты выполненных работ и прочие.

Внешний ЭДО условно можно разделить на 2 типа: работа с бизнесом и работа с государством. Первый вид включает делопроизводство с контрагентами, к нему можно отнести такие документы, как счет-фактуры, договоры, накладные и т.д., а также дистанционные банковские услуги и площадки e-commerce. Ко второй группе относится отчётность для ФНС, Пенсионного фонда, ЕИС и другие.

При использовании электронной цифровой подписи документация имеет юридическую значимость. Квалифицированная ЭЦП признаётся аналогичной подписи на бумажном документе, а если подпись простая или неквалифицированная, то необходимо дополнительное соглашение.

Задачи и функции внешнего электронного документооборота:

• экономия времени. Оформление документов и их редактирование происходит в электронном виде. В течение нескольких секунд они доставляются до адресата. При внесении правок в документ нет необходимости заново распечатывать документ.
• экономия места. Нет необходимости для выделения специальной комнаты под бумажный архив, так как все документы хранятся в электронном виде не сервере, ПК или в облаке.
• высокая надёжность и безопасность. Все электронные документы передаются по защищённым линиям и подписаны с помощью ЭЦП. Операторы ЭДО шифруют информацию, даже если её смогут перехватить, то не смогут прочитать и использовать.

Используя систему ЭДО для внешней документации, организация сможет перевести работу в цифровой формат, автоматизировать бизнес-процессы и значительно сэкономить ресурсы, как финансовые, так и временные. Благодаря более быстрой обработке и доставке документов, компания будет более быстро и качественно выполнять свои обязательства, улучшая свою репутацию в глазах клиентов и партнёров.

Электронный документооборот с государством начал активно развиваться около 10 лет назад, когда Министерство финансов разрешило применять счет-фактуры в электронном виде при наличии электронной подписи. Основную часть госучреждений переводят в электронный формат, что позволяет предпринимателям, ИП и юридическим лицам экономить время и ресурсы, быстрее и эффективнее взаимодействовать с ФНС, ПФР, ФСС.

Электронное делопроизводство в некоторых случаях является обязательным:

• для подачи отчётности в органы контроля, например, для годовых бухгалтерских отчётов для малого и среднего бизнеса;
• для участия в госзакупках и торгах;
• для работы с маркированной и прослеживаемой продукцией;
• для подачи документов в налоговые органы.

Для того чтобы начать работать в системе ЭДО с государственными органами, необходимо получить ЭЦП в налоговой службе или в удостоверяющем центре. После этого нужно выбрать подходящего для вас оператора ЭДО и заключить с ним договор. Также требуется установка специального программного обеспечения. Чтобы начать работать с различными государственными органами, нужно либо заключить договор о подключении к электронному документообороту для Фонда социального страхования, либо написать заявление и подписать специальное соглашение для Пенсионного фонда. Для обмена отчётностью с ФНС основным требованием является получение квалифицированной электронной подписи.

ЭДО с государством позволяет упростить взаимодействие с юридическими лицами и предпринимателями. Для подачи документов не нужно стоять в очередях с большой кипой бумаг, а результаты приёма отчётов предприниматель получает в электронном виде. При этом обеспечивается конфиденциальность и безопасность данных, и исключается возможность потери документов.

Для того чтобы грамотно перейти на ЭДО и избежать возникновения сложностей, необходимо подключиться к системе операторов. Оператором ЭДО называют организацию, которая предоставляет клиентам программный комплекс для безопасного обмена открытыми и конфиденциальными данными. То есть операторы должны предоставлять защищённые каналы для обмена документами, которые имеют особое шифрование. На сайте ФНС можно найти актуальный список надёжных и аккредитованных операторов ЭДО. При выборе оператора для предприятия стоит обратить внимание на некоторые условия:

• наличие специалистов, которые смогут помочь с внедрением ЭДО в организацию;
• скорость работы техподдержки;
• может ли оператор оказать помощь при подключении контрагентов;
• наличие дополнительного функционала для интеграции.

Это основные моменты, которые нужно учитывать при выборе оператора при подключении электронного документооборота. Оператор обеспечивает организациям сервисное обслуживание:

• проверяет подлинность ЭЦП;
• гарантирует безопасность и секретность всех данных, используя для движения документов специальные каналы с шифрованием;
• отправляет уведомление налоговой службе о подключении клиента к ЭДО;
• следит за соблюдение требований законодательных актов и регламентов.

По законодательству можно оформлять большинство кадровых документов в цифровом виде, но по новым правилам запрещается вести в электронном виде следующие документы:

• приказы об увольнении;
• трудовые книжки и информацию о трудовой деятельности.

Какой документ не подлежит переносу в ЭДО в охране труда? При расследовании несчастных случаев привлекаются в работу не только сотрудники организации, но и представители государственных органов, эксперты, поэтому следующие документы не могут быть оцифрованы:

• протоколы осмотра места происшествия и опросов должностных лиц и свидетелей;
• схемы, эскизы;
• акт о несчастном случае;
• журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

На отечественном рынке наиболее популярны системы ЭДО российской разработки, Это связано с особенностями документооборота в России, который имеет значительные различия с зарубежным. Поэтому иностранные программы зачастую не имеют функций, которые необходимы для ведения делопроизводства в России. Рассмотрим наиболее популярные программы для ведения ЭДО.

Программа подходит для крупных и средних предприятий, имеет готовые бизнес-решения, которые позволяют решать задачи из различных отраслей. Система гарантирует высокую надёжность и безопасность при обмене документами. Есть возможность совместной работы, включает в себя функции создания, редактирования и хранения документации.

Решение подойдёт как для крупных организаций, так и для физических лиц и ИП. Имеется техподдержка клиентов 24/7, настроен роуминг с большинством операторов. Программа позволяет создавать счет-фактуры, накладные с ЭЦП. Возможность сохранять электронные и бумажные документы в архиве. Сервис позволяет редактировать документы и обсуждать рабочие моменты онлайн с партнёрами.

Решение предназначено для работы с внутренним делопроизводством. Программа помогает автоматизировать работу с документами, электронный архив, проектную документацию и прочие функции, связанные с документацией. Сервис построен на BPM-платформе.

Программный продукт поможет автоматизировать рабочие процессы. ПО имеет широкие функции, включающие делопроизводство, интеграцию с 1С, договорной и проектный документооборот, управление информацией, осуществление госуслуг.

СЭД подходит для малого и среднего бизнеса, корпораций, государственных и муниципальных организаций. Программа имеет готовые бизнес-решения, которые помогут в автоматизации различных видов документооборота: кадрового, договорного, внутреннего и прочих. Система может быть настроена под определённую отрасль и конкретную организацию.

Решение может применяться для компаний различного масштаба для делопроизводства, договорной работы, оперативного управления бизнес-процессов. Сервис использует современные технологии ECM-системы для управления документами и задачами, а также для хранения документации организации. Программа позволяет настраивать маршрут документов для согласования.

Программный продукт имеет большой функционал для настройки большого числа бизнес-процессов, используемых в производственных, строительных, фармацевтических, страховых компаний, агентств недвижимости, торговых сетей и прочих отраслей. Решение автоматизирует работу с документацией, постановку и контроль задач, проектное управление, хранение документов.

Сервис подойдёт для малого и среднего бизнеса, индивидуальных предпринимателей. Решение позволяет автоматизировать работу с документацией: быстрая подпись и удобная загрузка документов, сервис визуализации для просмотра документов в удобном формате. При изменении статуса документации, изменениях или приглашениях к ЭДО приходит уведомление на email.

Переход на систему электронного документооборота требует определённых временных и финансовых ресурсов, но получаемые выгоды очевидны. Укажем основные преимущества перехода организаций на ЭДО:

• сокращение времени на создание, редактирование, обмен документами;
• структурированное и централизованное хранение документов в электронном архиве;
• снижение затрат на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и доставку;
• увеличение скорости доставки документации и согласования;
• быстрый поиск необходимых документов в системе;
• безопасность информации и сохранение конфиденциальности данных благодаря зашифрованным каналам обмена;
• единый формат и регламент для оформления документов и работы с ними;
• возможность работы с документацией в круглосуточном режиме;
• повышение продуктивности сотрудников;
• ускорение работы с контрагентами и оплаты товаров и услуг.

Переход на ЭДО чаще всего происходит поэтапно. Организации комбинируют использование бумажной документации и ЭДО, что позволяет получать преимущества каждого типа. При грамотной настройке алгоритмов работы можно получить систему, основанную на эффективной работе электронного документооборота и бережном хранении бумажных архивов.