Как перейти на электронный документооборот (ЭДО)

Федеральная налоговая служба 2020 году начала активное развитие электронного документооборота в России, который планируется полностью ввести уже в 2024 г. Это должно уменьшить расходы государственных и коммерческих учреждений на бумагу и доставку документов, а также повысить скорость обмена документацией и безопасность сведений. В статье рассмотрим что такое ЭДО и как правильно перейти на электронный документооборот.

Электронный документооборот — это система создания и обмена электронными документами без использования бумажных носителей. Электронным документом является специальный файл с ЭЦП, а не просто отсканированный бумажный документ. Для его передачи применяют безопасные каналы, которые исключают перехват или подделку документов. Электронная подпись (ЭЦП) является гарантией, что документ не был изменён.

Электронный документооборот может быть:

• внутренним, то есть документами будут обмениваться сотрудники или отделы одной компании. Правила такого ЭДО каждая организация может устанавливать самостоятельно;
• внешним, для обмена с контрагентами. К таким документам можно отнести счета-фактуры, договоры на поставку и прочие;
• с государственными органами, такое взаимодействие подразумевает подачу отчётности, выплату отчислений в Пенсионный фонд, уплату налогов.

Основной задачей электронного документооборота является автоматизация всех действий и процессов в организации. Плюсы перехода на ЭДО:

• уменьшение трат на покупку бумаги, распечатку документов и на услугах доставки до 80%;
• не нужно создавать бумажный архив, документы будут храниться в электронном виде, к тому же доступ к архивной информации возможен в любое время;
• защита информации от утечек, гарантия безопасности даже при взломе или технических неполадках благодаря шифрованию данных;
• сокращение трудозатрат на печать и отправку документов, отслеживание и ожидание отправки документов обратно, документация может быть отправлена в течение нескольких секунд в любую точку;
• минимальный риск утраты документа или его порчи;
• есть возможность ограничить доступ к важной или секретной информации для определённых сотрудников;
• при автоматизации обработки и хранения данных легче анализировать информацию и принимать эффективные решения, а значит, бизнес становится проще развивать;
• позволяет сделать работу бизнеса прозрачной и не отстать от рынка.

В определённых ситуациях осуществлять переход на ЭДО обязывает закон, к примеру, с 2021 г. юридические лица обязаны сдавать бухгалтерские отчёты исключительно в электронном виде.

Переход на электронный документооборот может осуществить любая организация. Для этого необходимо выполнить 5 основных шагов:

• определить регламент работы: кто из сотрудников создаёт, согласовывает и подписывает документы, определить перечень документов, оформляемых в электронном виде;
• получить ЭЦП для всех сотрудников, которые должны подписывать документы;
• выбрать подходящего оператора ЭДО;
• решить, как организовать работу: работать с веб-версией, выполнить интеграцию с учётной системой, скачать и установить модуль;
• перейти на ЭДО с контрагентами.

Этапы перехода на ЭДО также должны включать и работу по определению ответственных лиц при подписании и согласовании документации. На основании этого должно быть составлено ТЗ для выбранного вами оператора.

Порядок перехода на ЭДО подразумевает получение электронной цифровой подписи. ЭЦП с 01.01.2022 г. можно получить только в ФНС или в специальных удостоверяющих центрах, список которых можно найти на сайте Министерства цифрового развития. Для получения электронной подписи нужно оставить заявку в подходящем для вас УЦ. Для получения ЭЦП необходимо иметь с собой паспорт, СНИЛС и электронный носитель, например, флешку для загрузки туда ключа цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись может быть 2 видов: простая и квалифицированная. Простая подпись имеет цифровой алгоритм, но она не подтверждается УЦ. Оформить её можно с помощью заключения договора с контрагентом, но для каждого контрагента придётся оформлять новое соглашение. Квалифицированная электронная подпись выдаётся только в УЦ на 1 год, после чего нужно её перевыпускать. КЭП прикрепляется к документу при помощи специального ПО, которое также выполняет проверку подлинности других подписей.

Для выполнения требований законодательства переход на ЭДО должен вестись с помощью одного из одобренных ФНС операторов электронного документооборота. Оператор ЭДО — это организация, которая предоставляет безопасные каналы связи для обмена документами между пользователями. Для подключения нужно выбрать компанию, зарегистрироваться на сайте, загрузить свою ЭЦП и оплатить выбранный тарифный план. Следует учитывать, что ваши контрагенты также должны перейти на ЭДО и подключиться к оператору. На сайте налоговой службы вы сможете найти постоянно обновляемый список аккредитованных операторов ЭДО.

При выборе оператора нужно учитывать определённые критерии:

• цена. Что включено в ежемесячный тарифный план, а какие услуги оплачиваются отдельно. Не всегда низкая стоимость тарифного плана будет самой выгодной, так как при необходимости дополнительных услуг цена может значительно вырасти;
• безопасность. Где и какое время хранится документация, будет ли к ней доступ, если договор будет расторгнут, как выполняется доступ к серверу, выполняется ли проверка системы безопасности;
• удобство. Простота и понятность интерфейса, есть ли мобильный доступ к сервису;
• как оплачивается роуминг, это необходимо, если ваши контрагенты выбрали другой сервис;
• техническая поддержка. Особенно важен этот пункт для тех предприятий, для кого задержки или сбои в системе могут повлечь финансовые убытки;
• интеграция с учётной системой.

Веб-версия сервиса позволяет осуществлять ЭДО без необходимости установки дополнительного ПО. Есть возможность интеграции с такими популярными системами как 1С, Oracle, SAP и другие. Более 1,5 миллионов организаций являются клиентами сервиса.

Решение могут применять как ИП, так и крупные компании. Клиентам предоставляется техподдержка 24/7, есть роуминг для большинства операторов ЭДО. Есть возможность создавать счета-фактуры, накладные с ЭЦП. Возможность общаться с партнёрами онлайн в чате.

Сервис позволяет обмениваться документами с любыми системами из любой точки мира. Поддерживает роуминг практически со всеми операторами ЭДО. Имеет удобный и понятный интерфейс.

Программный продукт оптимизирует документооборот в любой сфере бизнеса и делает работу с документами более удобной и быстрой. Есть интеграция с 1С, что позволит вести работу в удобном для сотрудников интерфейсе. Поддерживает роуминг при работе контрагентов с другими операторами.

Сервис позволяет подписывать документы за один клик, выполнять загрузку классическим вариантом или с помощью системы drag’n’drop. Визуализация даёт возможность просматривать документы в удобном для сотрудника формате. На email высылаются данные о статусе документов, обновлениях и приглашениях контрагентов.

Решение могут применять индивидуальные предприниматели, малый и средний бизнес. Сервис имеет удобный и понятный интерфейс, поддерживает любые учётные системы, включая 1С, SAP, Битрикс и другие. Есть возможность бесплатного выпуска ЭЦП для сотрудников.

Что нужно, чтобы перейти на ЭДО проще? Одним из основных вопросов, который нужно заранее решить организации при переходе на ЭДО — это интеграция системы электронного документооборота со своей учётной системой. Возможность автоматически обмениваться данными с корпоративными системами особенно важно для организаций, работающих с маркированными продуктами.

Учётная система, например, 1С, Битрикс или SAP, должна быть интегрирована с системой ЭДО, чтобы вся работа с документами была автоматизирована, при этом сотрудники могли работать в удобном и привычном для них интерфейсе. При внедрении электронного документооборота при помощи API можно обеспечить самый высокий уровень автоматизации. В таком случае, работники могут обмениваться документами, не выходя из учётной системы.

После того как появился электронный документооборот, организации могли переходить на него по желанию. Но государство с каждым годом расширяет список отраслей, для которых законодательство определило обязательный переход на ЭДО. Уже к 2024 году ожидается, что практически все счёт-фактуры и накладные станут электронными. Некоторые организации используют электронный документооборот добровольно, чтобы уменьшить свои траты и увеличить производительность, но есть сферы бизнеса, в которых использование ЭДО с 2022 года закреплено в законе.

Для того чтобы бизнес между компаниями был как можно более прозрачным, государство ввело маркировку товаров «Честный знак», которая позволяет следить за товарооборотом в России. Все контрагенты от изготовителя до магазина должны передавать документы о перемещении продукции только с помощью оператора ЭДО, что закреплено на законодательном уровне.

Кто переходит на ЭДО в 2022 году:

• продукция лёгкой промышленности;
• обувная промышленность;
• молочная продукция;
• бутилированная вода;
• табачные изделия;
• фармацевтические препараты;
• парфюмерные изделия;
• продукция из меха;
• фототехника;
• автомобильные шины.

Скорее всего, уже в 2024 году начнут вводить маркировку для всех российских потребительских товаров и импортируемой продукции.

С 01.07. 2021 г. в России была введена национальная система прослеживаемости (НСП), которая позволяет контролировать перемещение товаров, избежать серого импорта, повысить сбор налоговых и таможенных сборов. Все операции в НСП также должны проходить с помощью ЭДО. Обязывают перейти на электронный документооборот не только импортёров, но и всех участников системы, которые покупают, продают, утилизируют или вывозят прослеживаемую продукцию.

В список товаров, подлежащих прослеживаемости, входят специализированный транспорт, стиральные машины, промышленное оборудование, холодильники и морозильные камеры, детские коляски, автокресла и прочие. При нарушении в НСП с 01.07. 2022 все участники могут получить административные штрафы, которые начисляются на каждый несданный в налоговую или неправильно оформленный обязательный документ.

С 01.01. 2022 года вступили в силу законы, которые регулируют ЭДО для грузовых перевозок. ФНС утвердила формат и правила использования электронных накладных, пока их использование добровольно, но в ближайшие несколько лет, скорее всего, они станут обязательными для всех. Использование единой системы ЭДО для перевозчиков должно помочь уменьшить расходы, сделать бизнес-процессы более простыми и сократить время доставки грузов.

Обязательно ли переходить на электронный документооборот? Уже с 2022 года бухгалтерскую отчётность организация должна сдавать только в электронном виде. Освобождаются от сдачи отчётов только определённые организации, к которым относятся госучреждения, организации, связанные с гостайной, религиозные учреждения, Центральный банк и финансовые организации, которые перед ним отчитываются.

Налоговая отчётность компаний и ИП, у которых в штате более 100 работников, должна также сдаваться через оператора ЭДО. Также в электронном виде сдают декларации и крупнейшие налогоплательщики, имеющие выручку более 35 млрд. рублей, брокеры, кредитные и страховые компании. В электронном формате необходимо отчитываться по НДС, а также сдавать расчёт по страховым взносам за работников, если в коллективе работает больше 10 человек. Отчётность в ЭДО также необходимо сдавать организациям с 25 и более сотрудниками в ПФР и ФСС.

Обязательно ли переходить на ЭДО, чтобы принимать участие в государственных закупках? Да, с 01.01. 2022 г. участники торгов должны осуществлять работу только с электронными документами. Обмен документацией происходит при помощи Единой информационной системы (ЕИС) для государственных закупок. Компании должны настроить ЭДО с торговыми площадками для быстрого получения всех необходимых документов. Такая система позволит обеспечивать достоверность информации и гарантировать выполнение условий контракта.

Чтобы сделать работу с контрагентами более простой и быстрой, стоит перейти на ЭДО. Для этого необходимо договориться о новом формате работы в устной или письменной форме. Лучше всего составить соглашение о переходе на ЭДО, которое можно написать в произвольной форме, так как для такого письма нет регламента. В соглашении необходимо сообщить о переходе на электронный документооборот и указать список документов, обмен которыми будет происходить в электронном виде, законодательные акты, по которым будет вестись ЭДО, а также как можно подключиться к системе.

Образец письма о переходе на ЭДО нужно написать один раз, если у вас несколько контрагентов, то им можно отсылать шаблон письма, заменяя лишь реквизиты. Также в соглашении можно указать своего оператора ЭДО. Если контрагент выберет этот же сервис, то можно будет сразу начинать работу. Пример соглашения о переходе также часто можно скачать на сайтах операторов, которые подробно рассказывают как перейти на ЭДО с контрагентами.

Уже в конце 2024 года большой объём документов будет полностью переведён в электронный формат, например, кадровая или транспортная документация. Также вступят в силу правила обмена документами, так все физлица должны будут использовать электронную доверенность при подписи документов от лица компании.

Обязательно ли осуществлять переход на ЭДО прямо сейчас? Для многих отраслей бизнеса уже в 2022 году электронный формат документов стал обязательным. Эксперты считают, что необходимо начать готовиться к переходу на ЭДО до того момента, как он станет обязательным для всех. Важно снизить возможные риски, особенно в технической сфере, к примеру, проверить работу всех программ или наличие всех необходимых лицензий. Также стоит помнить, что нужно время, чтобы сотрудники разобрались и привыкли к новой системе работы. Ещё одна причина заранее перейти на электронный документооборот — это возрастание нагрузки на налоговую службу и УЦ, куда все побегут в последний момент оформлять ЭЦП. Чтобы не останавливать бизнес-процессы и не стоять в очередях, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭДО.

У тех организаций, которые ещё не используют электронный документ в работе, может возникнуть вопрос: с чего начать переход на ЭДО? Мы составили план основных действий, которые нужно выполнить для перевода документов в электронный формат:

• выбрать ответственных лиц в своей компании или нанять сторонних специалистов, которые будут заниматься переходом;
• получить электронную цифровую подпись, для чего следует подать заявку либо в ФНС, либо в удостоверяющий центр;
• выбрать оператора ЭДО, подходящего для вашей организации, и заключить с ним договор. Список аккредитованных операторов можно найти на сайте ФНС;
• составить внутренний регламент по работе с ЭДО, где будет подробно расписано как компания будет работать с электронными документами, кто может пользоваться ЭЦП, возможно, придётся изменить должностные инструкции для некоторых сотрудников;
• оформить ЭДО с контрагентами;
• подключиться к ЭДО госорганов для обмена отчётностями с налоговой службой, Пенсионным фондом и другими инстанциями.

Теперь вы знаете, что нужно для перехода на ЭДО, и сможете более эффективно подготовиться к работе с электронным документооборотом. Не нужно бояться переходить на новую систему, ведь она позволит не только абсолютно безопасно обмениваться документами и сократить расходы на их печать и отправку, но также помогает снизить трудозатраты сотрудников.