Как вести бухгалтерию ИП самостоятельно: пошаговая инструкция для начинающих, список программ

Решать вопрос с отчетностью можно своими силами. Поэтому ниже мы рассмотрим, как вести бухгалтерию ИП самостоятельно: в выбранном налоговом режиме, с наемными сотрудниками и без них, с сопутствующим обслуживанием. И, естественно, взглянем на софт, который поможет эффективно решать все эти задачи, а также выделим особенности, преимущества и недостатки ПО, чтобы вам было проще выбрать подходящую программу.

Внимание, определяться лучше уже на стадии планирования бизнеса. Грамотно продумав данный вопрос, вы сможете со старта снизить нагрузку, исключить «серые» схемы от плохих советчиков, получить льготы, избежать штрафных санкций и споров с контрагентами. Мы поможем вам выстроить свою стратегию – подскажем, что нужно сделать.

Индивидуальный предприниматель может этого не делать, о чем ясно говорит ФЗ № 402, изданный 6 декабря 2011 года. И это логическая ловушка, в которую попадают новички. Потому что закон не подразумевает, что бизнесмен вправе вообще нигде не отражать сведения о своих сделках. Траты и доходы все равно нужно показывать государству – в декларациях, «первичке», банковских и кассовых документах.

Поэтому имеет смысл сразу привести дела в порядок и подходить к этому вопросу профессионально. Самый надежный вариант – это все-таки взять в штат опытного специалиста и держать его деятельность под чутким контролем. Если же денег ему на зарплату нет и не предполагается большого количества хозяйственных операций, достаточно выгодно пользоваться услугами аутсорсера.

Есть и третий надежный вариант, который обойдется не дороже своего сотрудника или аутсорса – использование специальных программ. С их помощью вы один раз зададите нужные параметры, после чего процесс формирования и сдачи отчетов будет автоматизирован.

Возможна ли работа ИП без бухгалтера? Да, но в таком случае предприниматель должен сам вести и сдавать отчетность. Это не так сложно, как кажется, особенно при наличии времени, внимания к цифрам и усидчивости. Нужно лишь разобраться, что делать, какие стадии реализовать, и в дальнейшем придерживаться разработанного плана. Ну и, конечно, выбрать наиболее подходящий лично для вас и функциональный софт. С последним точно проблем не будет, ведь в нашем обзоре еще будет представлено более 10 популярных программных продуктов, каждый из которых обладает рядом интересных особенностей. Но сначала – несколько слов о правильной организации.

Весь процесс подготовки и сдачи отчетности можно условно разбить на семь последовательных этапов:

1. Рассчитайте потенциальные затраты и доходы бизнеса – это поможет в дальнейшем определить величину нагрузки.
2. Выберите наиболее подходящий налоговый режим, который может быть основным (ОСНО) или же специальным (УСН, НПД, ЕСХН и так далее). От него зависит, какие суммы придется регулярно отчислять в государственный бюджет.
3. Ознакомьтесь с актуальными бланками и другими формами для составления деклараций, справок, выписок – их можно посмотреть прямо на официальном сайте ФНС.
4. Решите, требуются вам наемные сотрудники или нет. С одной стороны, каждому из них можно поручить какую-то работу, с другой – потребуется заполнять кадровую документацию, хранить ее в архиве, своевременно направлять ее в ФСС и ПФР.
5. Изучите календарь сдачи и в дальнейшем строго его придерживайтесь – любые нарушения сроков на практике легко превращаются в штрафы, ухудшают деловую репутацию, сулят последствия.
6. Определитесь, требуется ли вам аутсорсер или помощник в штате. Если нет, познакомьтесь с онлайн-сервисами или купите «коробочную» версию ПО и приступайте к составлению необходимых бумаг.
7. Сохраняйте (в электронном и физическом виде) всю «первичку», договоры с контрагентами, выписки из банков, кассовые чеки, подтверждения расходов и тому подобное. Помните, что ФНС вправе обратиться за разъяснениями даже через 3 года после того, как вы сниметесь с регистрации.

Теперь рассмотрим нюансы каждого режима.

Это общая система налогообложения, является базовой и основной для всех видов бизнеса (что понятно даже из аббревиатуры), и она сравнительно сложна. Работая по ней, следует делать 3 вида отчислений:

• 13% годового НФЛ;
• 20% НДС ежеквартально;
• процент на используемую землю или транспорт.

Внимание, ФНС приписывается к ней автоматически, через 30 дней после регистрации, если не подать заявку о переходе. Поэтому на старте нужно не тянуть, а направлять ходатайство – зачем вам такая нагрузка. Хотя возможен вариант, когда в льготах откажут: если ваша деятельность в принципе не укладывается в рамки специального режима или перестала им соответствовать на каком-то из этапов, а также в том случае, если требуется вносить НДС.

Есть ситуации, в которых Федеральная служба вправе заставить остаться на ОСНО: при годовых доходах более 200 млн рублей, при количестве нанятых сотрудников от 30 человек. Так что необходимо хорошо знать актуальные законы.

Оно не представляет особой сложности, ведь следует подавать лишь одну декларацию за год. Сделать это требуется до 30.04, в эти же сроки понадобится внести и отчисления за этот же отчетный период, но за вычетом уже проведенных платежей.

В формате «Доходы 6%» все максимально просто. Ставка составляет аналогичные 6% (в общем случае), ежеквартально оплачивается аванс. Если же работать в режиме «минус расходы», необходимо собирать еще и подтверждающие документы, правильно их оформлять и вовремя подавать. И важно, чтобы затраты были обоснованными экономически, то есть попадали в список ФНС, приведенный в 16 пункте 346 статьи НК РФ.

Есть декларации и бумаги, которые следует в обязательном порядке направлять в государственные инстанции, пребывая в любом из выбранных режимов. По состоянию на 2021-ый это:

• Форма СЗВ-М – в ПФР. Ежемесячно, но не позже 15 числа следующего месяца, а СЗВ-стаж – до 01.03 включительно.
• Заполненный бланк 4-ФСС – ежеквартально, в бумажном виде до 20.04, 20.07, 20.10 и 20.01, в электронном – до 25.04, 25.07, 25.10 и 25.01 соответственно; по основной деятельности – до 15.04.
• 2-НДФЛ – в ИНФС, до 01.03, а также 6-НДФЛ – в течение 30 дней с момента окончания рассматриваемого квартала и до 01 03 за год.

Внимание, работая в последнем режиме, направлять документацию необходимо только в том случае, если вас не освободили от НДС. А тем, кто выбрал ПСН, вообще не нужно сдавать никакие бумаги – важно лишь вовремя оплатить патент.

Рассмотрим наиболее популярные платные программы, получающие наибольшее количество положительных отзывов от пользователей.

Отлично подходит для новичка. И вот почему:

• интерфейс дружелюбен, есть облачное хранилище данных и мобильная версия;
• интегрирован с ФНС, ФСС, Росстатом – всеми необходимыми инстанциями;
• реализовано автоматическое сопоставление событий – достаточно лишь раз их связать;
• подготовка, проверка, подача документов в один клик;
• гибкие фильтры позволяют легко формировать базу контрагентов.

Это решение масштабируется и остается актуальным и при переходе на другую ОПФ.

Онлайн-сервис, адаптированный под все режимы, даже под ПСН. Как самому вести бухгалтерию ИП на УСН с его помощью? Легко и с удовольствием! Ведь требуется лишь вносить в программу данные по зарплатам, больничным, отпускным.

Благодаря уже имеющимся бланкам, не проблема оформлять накладные, акты и даже составлять контракты. Помимо базовых шаблонов, предусмотрена загрузка своих собственных.

Еще преимущества:

• индивидуальная настройка тегами или вручную;
• выдача электронной подписи;
• автоподставление реквизитов после первого их введения;
• отправка документов контрагентам в один клик.

Внимание, этот продукт совместим только с Windows, другие ОС его пока не поддерживают.

Комплексный онлайн-проект, предлагающий целый ряд IT-инструментов, в том числе ЭДО, пересылку чеков в ФНС, интеграцию с 1С, сдачу электронной отчетности. Выбрав подходящий тарифный план, начинающий бухгалтер ИП получит еще и круглосуточную поддержку, упрощающую решение актуальных вопросов и приобретение бесценного опыта.

С его помощью можно эффективно взаимодействовать с любой госслужбой. Не только с ФНС, но и с ПФР, Росстатом и даже с ЦБ РФ.

Программа позволяет эффективно выстроить процесс ведения ИП по упрощенке с нуля, с автоматической отправкой отчетности в ФНС, ФСС, ПФР и прочие инстанции. Можно лично заниматься составлением документации или отдать это на откуп специалистам сервиса, посылая им лишь фото бумаг.

Преимущества:

• любой бланк не проблема скачать;
• есть налоговый календарь с гибкой настройкой;
• интеграция с популярными российскими банками;
• технически подкованная служба поддержки.

Дополнительное удобство – сразу несколько тарифных планов.

Сервис предлагает trial-версию – за 15 дней можно на практике разобраться, как самостоятельно вести бухгалтерию ИП на УСН, а после оплатить подписку (от 236 до 1436 рублей ежемесячно) и начать составлять, отправлять и скачивать документы, проводить сверки и так далее.

Данный онлайн-проект ориентирован именно на представителей малого бизнеса, работающих по льготному режиму – для крупных компаний его функционал слишком прост. Зато он предоставляет всю «первичку», публикует новости и изменения ставок.

Продукт, родственный «Эльбе», поддерживаемый тем же разработчиком, но ориентированный, в том числе, и на другие формы бизнеса. Он подойдет для фирм численностью до 100 сотрудников, не задействованных в сферах с вредными или тяжелыми условиями. Но и самостоятельно вести отчетность бухгалтерии для ИП на УСН без работников с его помощью тоже удобно.

Он позволяет:

• определять размеры взносов и вычетов;
• оформлять ордеры и «первичку»;
• распознавать сканы;
• проводить дивиденды, больничные, подарки, прибыль от аренды, зарплаты.

Из преимуществ сервиса: надежная cloud-технология, наглядный перечень задач, интеграция с банками, наличие мобильной версии, чата, оперативной техподдержки.

Комплексный онлайн-инструмент для оптимизации, обладающий богатой базой бланков, гибким календарем событий, книгой операций. Помимо прочего, облегчает взаимодействие с аутсорсерами – данные просто выгружать в общий доступ. Да, определенный объем работ не поддается автоматизации. Зато разберетесь, как вести бухгалтерию для ИП на упрощенке самостоятельно.

В числе интересных особенностей:

• регулярные расширения функционала – разработчик постоянно развивает проект;
• выбор формата документа при сохранении и отправке;
• своевременные уведомления от ФНС;
• автопроверка заполненных форм.

Тарифных планов несколько, но при любом из них сервис не масштабируется под нужды средних компаний, не говоря уже о больших фирмах.

Решение в облаке, включающее в себя 52 конфигурации. Подойдет для любой ОПФ. Есть тестовый период в 14 дней. Удобно тем, что запускается с каждой машины – достаточно скачать приложение и авторизоваться в личном кабинете.

Ключевым преимуществом является отмена действия – она даже важнее, чем может показаться. Пользователи также положительно оценивают интерфейс, техподдержку и быстрые обновления, но недовольны неуклонно растущей ценой аренды. Хотя 1С с cloud-хранением данных все равно остается очень удобной.

Итак, нужен ли ИП бухгалтер? Нет, предприниматель может обойтись и без него, но тогда необходимо качественно решить вопрос отчетности. Он должен либо нанять заслуживающего доверия аутсорсера, либо взять составление и передачу документов на себя.

Какими программами воспользоваться в последнем случае? Такими, которые окажутся удобны в работе, предоставят необходимый функционал и будут приемлемыми по стоимости.

Примеры мы привели. Чтобы удачно выбрать конкретное ПО, проанализируйте тарифы, попробуйте попользоваться понравившимся вариантом во время тестового периода. Теперь, когда вы знаете, как вести ИП для начинающих бухгалтеров, разобраться в инструментах и понять, что подходит лично вам, должно быть еще проще. Кстати, рассмотренные софты вы можете найти в каталоге PickTech, а также обратиться к нам за внедрением решения.