10 рекомендаций для планирования проектов

Планирование проекта - это сам по себе очень важный и энергозатратный этап в любой компании. В нем должны учитываться такие аспекты, как: сроки, ресурсы, затраты, риски и многое другое. С помощью правильно планирования вы сможете комплексно оценить предстоящие работы и избежать непредвиденных обстоятельств.

В этой статье мы хотим хоть немного рассказать вам как управлять проектами и какие существуют программы для управления проектами.

Планированием называют процесс создания целей на качество и количество предполагаемого проекта, а также составление эффективных путей для их достижения. Для помощи в данном процессе существует множество программ для управления проектами и задачами, с которыми вы можете ознакомиться в каталоге PickTech.

Ставить цели и создавать план проектов необходимо по нескольким причинам:

  • Для того, чтобы структурировать цели и дисциплинировать деятельность, направленную на их достижение;
  • Для определения примерных показателей, которые должны быть достигнуты по итогу;
  • Для того, чтобы контролировать суммы затрат. Когда есть четкий план, лишних расходов не должно возникнуть.

Мы дадим советы по управлению проектами и предлагаем начать с задач, которые должны решиться на начальном этапе планирования:

  1. В первую очередь план проекта необходимо утвердить.
  2. Представьте его членам команды, важно совместное согласование.
  3. Затем процедуру управление проектом необходимо создать и уточнить.
  4. Детально разберите и уточните каждому члену команды цели и задачи проекта, которые он должен взять на себя.
  5. Следующим шагом будет разумно обсудить получившийся объем работ и состав проекта.
  6. Уточните с каждым членом команды порядок взаимодействия друг с другом и с возможными средствами со стороны.
  7. Оцените риски и сформируйте план действий для команды по их реагированию.
  8. Обсудите ресурсы, которые необходимы для выполнения задач.
  9. Составьте бюджет и возьмите во внимание все необходимые расходы.

Платформа PickTech представляет обзор программ для управления проектами, для того что бы вы выбрали то, которое наиболее подойдет вашей компании и максимально поможет облегчить все этапы этого процесса.

Конечно же стоит начать с бесплатной локальной программы для управления проектами. Предлагаем рассмотреть следующие варианты:

YouGile

Данная система управления предоставляет полностью бесплатное пользование с ограничением до 10 человек. Весь функционал доступен в точности как в платной версии. По факту оплата требуется начиная с 11-го человека.

Trello

В бесплатной версии нет ограничений по количеству участников команды или времени использования. Тут они заключаются в количестве досок - до 10 штук, а также незначительно сокращен функцтонал. Но не смотря на это бесплатная версия данной системы отлично подойдет для использования небольшими командами.

Bitrix24

Эта программа имеет отличную и честную бесплатную версию в которой с недавнего времени нет ограничений по количеству участников, но есть ограничение по функциям. Но все же, доступного функционала будет вполне достаточно для использования небольшой командой.

Pyrus

В этой системе бесплатная версия подойдет больше тем, кому достаточно досок и стандартных задач. Ограничение стоит как раз таки на количестве задач - до 100 штук.

Jira

Не смотря на серьезные ограничения в виде 2ГБ места и не расширенных прав доступа, все таки эта программа достойна быть в списке выбора. Данная система является самой высокооплачиваемой в России и не зря ее выбирают многие корпорации. Также в бесплатной версии есть ограничение в количестве человек - до 10.

Мы привели самые популярные приложения для управления проектами и задачами с бесплатными версиями, с остальными вы можете ознакомиться в каталоге PickTech.

Для того чтобы реализовать бизнес проект вы должны выполнить все поставленные задачи, это позволит перевести планирование проекта в стадию производства. Внедрение проекта должно иметь определенный график, по которым будут проходить стадии реализации. Периоды для выполнения определенной стадии будут различаться между собой, так как это зависит от различных обстоятельств и требований.

Необходимо учитывать различные стороны реализации бизнес проекта, например то, что данный процесс может занять длительное время и важно пересматривать его данные с учетом изменений. Если вы будете сравнивать собранные на стадии подготовки и данные реального времени, то сможете определить все воздействия на ваш бизнес проект.

Основными стадиями реализации бизнес проекта являются следующие работы:

  • Планирование затраченного рабочего времени;
  • Планирование бюджета;
  • Финансовый контроль;
  • Складской контроль;
  • Контроль производственного цикла.

Все это можно упростить с помощью топ программ для управления проектами, которые вы найдете в каталоге PickTech.

Для того чтобы облегчить процесс управления проектами существуют рекомендации, следуя которым вы сможете избежать нечетких целей и задач. Из за них весь процесс скорее всего превратится вместо отлично организованного, в неконтролируемый и беспорядочный.

Постановка SMART целей поможет всей команде сосредоточиться на одинаковых целях. Вот 10 рекомендаций по которым следует действовать:

1. Ставьте конкретные цели.

“Если что-то пойдет не так, то так и будет.” - так гласит закон Мерфи.

“Если есть несколько способов понять задачу, то кто-то поймет ее неправильно” - это выражение также стоит взять во внимание.

Для избежания неправильного толкования поставленной цели стоит четко формулировать их и фиксировать на бумаге или в электронном формате.

2. Стоит согласовывать значение цели, а не ее детали.

Самым главным является то, чтобы и команда и владелец одинаково понимали каждый элемент.

3. Важна возможность измерения достижения цели.

Преимуществами постановки измеримых целей является следующее:

  • С помощью числового измерения достижений вы сможете оставаться в курсе того, какой этап происходит в данный момент и сколько еще осталось;
  • Четкое знание того, какая работа была проделана и какой получился результат. Это поможет поддерживать боевой настрой в команде;
  • Возможность вместе с командой посчитать процент выполненной работы.

Без числовой оценки невозможно сделать процесс планирования проекта максимально точным, поэтому они все чаще используются при постановке целей.

4. Важен путь реализации цели, а не ее намерение.

Обычно при постановке цели планирования проекта, менеджеры проектов ставят лаконичные цели. Но все же временами они допускают в этом промахи из-за меняющихся требований и ситуационных сигналов.

Уделите внимание стратегии и это поможет избежать форс-мажоры, ведь каждый сотрудник будет иметь в рукаве четкий план действий на любые непредвиденные обстоятельства.

5. Ставьте цели, учитывая сильные стороны команды.

У каждого вашего сотрудника есть индивидуальный набор знаний и навыков и лучше всего ставить цели учитывая эти уникальности. Опытному сотруднику лучше всего ставить наиболее сложные цели, ведь при ее достижении он будет чувствовать максимальное удовлетворение.

Но и чередовать цели сложные - легкие тоже необходимо, это поможет такому сотруднику отдохнуть. Легкие цели разумно ставить новым членам команды, для вовлечения и введения их в работу.

6. Ставьте цели направленные на обучение, а не на показатель эффективности.

Большинством управляющих достижение целей измеряется процессом обучения, а не показателями эффективности. Это помогает сосредоточиться на самом процессе обучение и понять как именно получится достичь цели.

7. Вдохновляйте команду соответствующими целями.

Вдохновляющей целью является цель, которая связана с личной мотивацией сотрудника. Допустим тому, кто любит изучать новое стоит поручить провести исследовательский проект.

8. Необходимы цели актуальные для всех сотрудников.

На выполнение важных целей команда как правило прилагает больше усилий, нежели на неважные. Сосредоточьтесь на эффективности и измеряйте сроком, конечным результатом или стоимостью.

9. Ставьте цели с окончательными и конкретными сроками исполнения.

Существует такой Закон Паркинсона: “Любая работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения”. Используйте его на обсуждении сроков достижения целей, ведь если у задач не будет определенного срока исполнения, вряд ли кто то их вообще выполнит.

10. Держите операционные цели небольшими, продолжая ставить высокие цели.

Один из советов по планированию проекта SMART заключается в том, что операционные цели и цели высокого уровня должны быть четко разделены. Держите низкоуровневые цели, над которыми вы работаете, небольшими и достижимыми. Это позволяет отслеживать прогресс всего проекта и мгновенно принимать решения на основе показателей производительности.

Но ставя амбициозные цели, вы предполагаете, что ваши коллеги способны их достичь, у них нет противоречивых целей, которые могут повлиять на результат, и, наконец, движутся в том же направлении.

Если вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите ctrl + enter

Комментарии закрыты.