ТОП лучших программ для управления документами и совместной работы

Программное обеспечение для управления документами помогает собирать, хранить и управлять электронными документами.

Все предприятия, независимо от их отрасли или размера, используют документы для ежедневной работы. Но ручная организация и отслеживание больших объемов бумажной работы может оказаться непосильной задачей. Если ваш малый бизнес также сталкивается с подобными проблемами, пришло время инвестировать в программное обеспечение для управления документами.

Система управления документами преобразует бумажные документы в цифровые копии и хранит преобразованные файлы в централизованном хранилище, облегчая поиск и нахождение нужных документов для вашей команды.

В этой статье перечислены популярные программы для управления документами, основанных на проверенных обзорах программного обеспечения.

Adobe Acrobat — это решение для управления документами, которое помогает создавать, редактировать и управлять файлами PDF. Он позволяет изменять текст и изображения в существующем PDF, удалять определенные разделы или целые страницы, а также создавать цифровые подписи.

С помощью Adobe Acrobat можно объединять несколько PDF-файлов, разбивать один PDF на множество файлов и изменять расположение страниц в PDF. Вы также можете добавить защиту паролем для защиты файлов от несанкционированного доступа.

Интересные особенности продукта.:

• Защита паролем: шифрование цифровых файлов с помощью пароля для ограничения несанкционированного доступа. 
• Преобразование файлов: преобразование файлов PDF в различные форматы, включая .doc, .ppt, .xls, .jpeg и .html.
• Запрос подписи: позволяет делиться документами с клиентами или коллегами по работе и запрашивать их цифровую подпись. 

Варианты поддержки клиентов: Чат, электронная почта и телефон.

Bluebeam Revu — это платформа для управления документами и совместной работы, которая помогает организовывать и хранить цифровые файлы. Она позволяет конвертировать файлы различных типов, включая документы Word, изображения и чертежи CAD, в файлы PDF.

Функция разметки и аннотирования позволяет всей вашей команде работать над одним и тем же документом и сотрудничать в режиме реального времени. Она также позволяет отслеживать изменения в документе и сравнивать его различные версии.

Интересные особенности продукта.:

• Шаблоны PDF: предлагает предварительно созданные шаблоны для создания PDF-файлов с определенным дизайном.
• Обработка цвета: помогает управлять цветами PDF-файла и изменять такие свойства, как насыщенность, яркость и оттенок.
• Поиск текста в PDF: позволяет искать определенный текст в PDF-файле для быстрого поиска и извлечения информации.

Варианты поддержки клиентов: Чат, электронная почта и телефон.

Dropbox Business — это платформа для обмена файлами и хранения документов, предназначенная для хранения больших объемов данных. Она позволяет сохранять и организовывать все ваши файлы в одном централизованном месте. Система позволяет создавать цифровые подписи и автоматически прикреплять их к таким документам, как электронные письма и счет-фактуры.

В Dropbox Business вы получаете административную панель для управления доступом к документам и настройки ролевых разрешений доступа к конфиденциальным файлам. Вы также можете синхронизировать свои устройства, чтобы ваша команда всегда имела доступ к актуальным документам.

Интересные особенности продукта.:

• Оптическое распознавание символов (OCR): сканирует бумажные документы и преобразует их в цифровые файлы.
• Совместная работа над контентом: позволяет вашим коллегам одновременно работать над одним и тем же документом, обмениваться файлами в одном организованном пространстве и просматривать изображения и видео, прикрепленные к файлам.
• Удаленная и автономная работа: синхронизирует документы с вашим устройством в режиме реального времени, чтобы вы могли работать в автономном режиме при потере подключения к Интернету.

Поддержка клиентов: Чат, электронная почта и телефон.

Google Docs — это сервис для управления документами, который помогает создавать, редактировать и форматировать файлы различных типов, включая документы Word, электронные таблицы и презентации. Он позволяет членам вашей команды одновременно редактировать один и тот же документ и сотрудничать в режиме реального времени, добавляя заметки, комментарии и элементы действий.

Программа интегрируется с различными инструментами управления проектами и базами данных сторонних производителей, облегчая передачу электронных документов между различными платформами. Кроме того, программа предлагает рекомендации по орфографии и грамматике, чтобы помочь вам писать быстрее и с меньшим количеством ошибок. 

Интересные особенности продукта.:

• Бесстраничный просмотр: устанавливает документ Google таким образом, что он непрерывно прокручивается без разрывов страниц.
• Шаблоны таблиц: предлагает шаблоны таблиц с блоками для таких распространенных рабочих процессов, как дорожные карты продуктов и трекеры контента. Вы можете настроить заголовки таблиц, количество строк или столбцов и многое другое. 
• Резюме документа: выделение наиболее важных разделов документа и создание общего резюме.

Варианты поддержки клиентов: Чат, электронная почта и телефон.

ILovePDF — это онлайн-решение для управления документами, позволяющее централизованно организовывать и хранить документы. Оно позволяет объединять несколько PDF-файлов в один файл, выделять определенные страницы из PDF-файла и сжимать размер файла для упрощения обмена документами.

Исходя из ваших требований, вы можете конвертировать PDF-файлы в изображения, документы Word или таблицы Excel. Вы также можете создать свою цифровую подпись и добавить ее к документам. Вы даже можете запрашивать электронную подпись у своих коллег и клиентов.

Интересные особенности продукта.:

• Преобразование файлов: преобразование любого документа PDF в PowerPoint, Excel, Word или файл изображения, и наоборот.
• Добавление водяных знаков: добавляет водяные знаки в PDF-документы и позволяет выбрать шрифт, прозрачность и положение водяных знаков.
• Восстановление файлов и восстановление данных: восстановление поврежденных PDF-файлов и восстановление данных из поврежденных PDF-файлов.

Поддержка клиентов: Чат, электронная почта и телефон.

Microsoft OneNote — это инструмент для ведения заметок и управления документами, входящий в пакет Microsoft Office. Он позволяет создавать заметки и фиксировать данные, такие как текст, изображения, аудио и видео. Он предлагает встроенный маркер для выделения определенного текста или важных разделов в документах.

Вы можете синхронизировать свои данные в режиме реального времени и получать доступ к OneNote с нескольких устройств через облачное хранилище. Вы можете делиться своими заметками по электронной почте для совместной работы с заинтересованными лицами. Вы также можете использовать функцию чернил, чтобы рисовать или писать свои идеи и аннотировать заметки. 

Интересные особенности продукта.:

• Смешивание медиафайлов: записывает аудио- и видеозаметки и вставляет их в документы.
• Веб-клиппер: обрезает аудио- и видеофайлы и сохраняет их в облаке.
• Инструмент «Чернила»: позволяет писать заметки от руки, рисовать или делать наброски своих идей с помощью стилуса или пальца на устройствах с сенсорным экраном.

Варианты поддержки клиентов: Чат, электронная почта и телефон.

Microsoft Word — это программа обработки текстов, входящая в пакет Microsoft Office и предоставляющая возможности управления документами. Она позволяет создавать, редактировать и сохранять документы на компьютере или в облаке. Программа хранит несколько версий документа, чтобы при необходимости можно было вернуться к предыдущей версии.

Программа позволяет добавлять комментарии и отслеживать изменения в документах, что облегчает обмен идеями и получение отзывов от коллег. Вы также получаете доступ к библиотеке шаблонов для создания таких документов, как резюме, письма и счета-фактуры.

Интересные особенности продукта:

• Поддержка языка «слева направо»: отслеживает использование клавиатуры, когда вы набираете текст на языках, написанных справа налево, таких как арабский, распознает эту модель, чтобы в будущем предоставлять автоматические предложения.
• Иммерсивное чтение: предоставляет средства аудио- и визуальной помощи для поддержки различных стилей обучения и упрощения понимания.
• Проверка документов: помогает проверять документы на орфографию, грамматику и построение предложений, чтобы сделать их безошибочными.

Варианты поддержки клиентов: Чат, электронная почта и телефон.

МойОфис – удобный и функциональный продукт для безопасной обработки конфиденциальной информации, облачного хранения данных и коллективной работы над документами в режиме реального времени. Включает редакторы текста, таблиц, презентаций, в состав также входят сервер совместной работы и система хранения данных.

WPS Office — это легкий, многофункциональный комплексный офисный пакет с возможностью интеграции. Как удобное и профессиональное офисное программное обеспечение, WPS Office позволяет редактировать файлы текстовых документов, презентаций, электронных таблиц и PDF для повышения эффективности вашей работы.

Вот несколько конкретных соображений, которые следует иметь в виду при выборе программного обеспечения для управления цифровыми документами для вашего малого бизнеса:

• Оцените параметры хранения и безопасности. Идеальная система управления документами должна предоставлять такие функции, как защита паролем и разрешение на доступ, чтобы контролировать и ограничивать доступ к конфиденциальным файлам. Поэтому выбирайте программное обеспечение, которое предлагает безопасные возможности хранения документов.
• Оцените функцию совместной работы и обмена информацией. Эта функция является приоритетной, если ваш малый бизнес постоянно работает над документами с клиентами или в рамках внутренних команд. Возможности совместной работы и обмена файлами в режиме реального времени, такие как аннотации, контроль версий и @упоминания, облегчают совместную работу над документами для нескольких сторон.
• Проверьте наличие функций поиска и извлечения. Возможность быстрого поиска и извлечения документов имеет решающее значение для эффективного управления документами. Рассмотрите программное обеспечение, предлагающее такие функции, как полнотекстовый поиск, тегирование, локатор документов и контроль версий, которые облегчают поиск конкретных файлов.

Большинство продуктов для управления документами, представленных на рынке, имеют цену за одного пользователя в месяц и могут быть разделены на три ценовых уровня в зависимости от их начальной цены.

~Ценовые диапазоны:

$5.75 — $19

$20 — $26

$27+

В приведенном выше списке указаны цены на базовые планы большинства продуктов. Корпоративный или премиум-продукт, цена которого выше, может включать дополнительные функции, такие как журнал аудита, рабочий процесс утверждения, автоматизация рабочего процесса и приоритетная поддержка.

Проверьте, нет ли этих скрытых расходов при покупке программного обеспечения для управления документами:

• Расходы на внедрение: Стоимость установки и настройки программного обеспечения, которая может потребовать ИТ-поддержки, обучения и настройки.
• Расходы на хранение: Стоимость хранения больших объемов документов, для чего может потребоваться дополнительная емкость локального или облачного хранилища.
• Расходы на дополнительных пользователей: Некоторые поставщики могут взимать дополнительную плату за дополнительные места пользователей.