Удаленная работа на базе сервисов IP-телефонии: быстрый старт с максимальным комфортом

Число компаний, практикующий удаленную работу, растет каждый день. По данным Superjob, в сентябре этого года дистанционный формат занятости предлагает уже каждая 5 компания. Для одних работодателей — это возможность сократить издержки, для других — шанс заполучить желаемого сотрудника, даже если он находится в другом городе или стране и не готов к переезду.

Чтобы поддерживать постоянную связь с удаленными сотрудниками, мониторить эффективность их работы и мотивировать, компании применяют различные ИТ и телеком-сервисы. Как именно IP-телефония помогает создавать виртуальные рабочие места и в чем ее преимущества для бизнеса, читайте в нашей статье.

Сервисы IP-телефонии — виртуальная АТС (ВАТС) и телефонные номера — подключаются в течение часа. Для связи необходим только доступ в интернет, покупать дополнительное оборудование, вызывать мастера и прокладывать провода не надо. При этом для обработки звонков можно использовать существующее оборудование, например, домашний ПК, мобильный или стационарный телефон.

Подключить IP-телефонию может любой сотрудник компании (даже без технического образования). Чтобы произвести индивидуальные настройки в соответствии с техническими возможностями сети, можно также обратиться в клиентскую службу поставщика услуг. Как правило, провайдеры помогают в настройке бесплатно, причем все работы производятся удаленно через интернет.

Главным плюсом IP-телефонии для удаленных сотрудников является возможность вне офиса работать в рамках корпоративной телефонной сети. Если домашний и/или мобильный номер подключен к единой виртуальной АТС, то для связи с коллегами достаточно только набрать их добавочный номер, а благодаря переадресации звонки клиентов автоматически приходят на личные номера специалистов. Дополнительно можно настроить обработку звонков согласно графику работы сотрудников, плану их отпусков и часовым поясам, где они работают.

Еще одна возможность быстро связаться с коллегами и клиентами — это организация аудио и видеоконференций (ВКС). Виртуальные переговорные комнаты позволяют проводить удаленные совещания по звонку. С помощью данного сервиса можно вести переговоры в режиме реального времени даже при отсутствии стабильного канала интернет. Если в рамках совещаний необходимо показывать презентации или отчеты, то достаточно подключить сервис ВКС. Оба данных решения позволяют вести запись всех переговоров с возможность их дальнейшей расшифровки.

Если сотрудники компании часто работают на объектах или ездят в командировки, кроме переадресации звонков можно использовать сервис FMC. С его помощью мобильные номера сотрудников интегрируются в корпоративную телефонную сеть, что позволяет проводить все звонки через офисную АТС. В этом случае ведется статистика обращений, а телефонные разговоры записываются. Чтобы расширить возможности мобильных телефонов своих сотрудников, компании нередко подключают мобильную связь с функциями ВАТС.

Для руководителя отдела важно держать руку на пульсе и контролировать работу сотрудников вне офиса. Также с помощью статистики и записи звонков легко оценить нагрузку на специалистов, а речевая аналитика позволяет автоматически анализировать разговоры с клиентами на предмет соответствия стандартам телефонного обслуживания. Оценки работы сотрудников, которые выставляют сами клиенты по итогам телефонных разговоров, также помогают контролировать уровень сервиса в компании и оперативно реагировать на недовольства клиентов.

Благодаря интеграции ВАТС и корпоративной CRM — системы можно легко мониторить деятельность сотрудников. Все контакты автоматически заносятся в карточки клиентов, здесь же хранятся записи звонков, которые могут быть полезны, например, для решения спорных вопросов. Триггерная система помогает контролировать каждый этап сделки, напоминая о необходимости связаться с клиентом, отправить ему документы, изменить статус заказа и т.д. Все чаще компании интегрируют ВАТС и CRM с мессенджерами, создавая омникальные коммуникационные решения.

Не менее важная задача для любого руководителя — это мотивация сотрудников (особенно удаленных). Исследования рынка показывают, что нередко производительность труда на удаленке падает. Геймификация бизнеса позволяет решать задачи более качество и оперативно. Например, рейтинг сотрудников вносит элемент конкурентной борьбы между сотрудниками одного отдела или разных офисов, повышает их вовлеченность в работу, помогает определить лидеров и создать кадровый резерв на будущее.

IP-телефония — это многофункциональный инструмент. Его используют не только для телефонизации офисов, модернизации существующих телефонных сетей или организации единичных удаленных рабочих мест. С помощью ВАТС и телефонных номеров можно создавать полноценные виртуальные офисы, чтобы расширить географию продаж. Даже если в определенном городе или стране работает только один представитель компании, можно подключить «местный» телефонный номер. Согласитесь, это удобно для клиентов?

Клиенты разговаривают по тарифам местных операторов, что несомненно выгоднее, чем междугородние и международные звонки. Как показывает практика, потенциальные покупатели чаще звонят именно на местные номера, в результате, число клиентов растет, увеличивается и их лояльность, так как компания становится «своей» на местной рынке. При этом физический офис может быть расположен в любой точке мира, а клиенты даже не догадываются об этом.

«Сервисы IP-телефонии позволяют компаниям «с нуля» создавать виртуальные офисы и строить на их базе территориально-распределенную сеть, организуют единое информационное пространство для удаленных сотрудников, при этом не забывая про ключевые бизнес-процессы: регламентирование и стандартизация, автоматизация и оптимизация внешних и внутренних коммуникации. Система постановки задач и дистанционный контроль, управление удаленными командами – вот ключевые принципы работы сотрудников вне офиса. Если эти задачи закрыты и все технологии отработаны, то компания готова к дистанционной работе», — комментирует Ольга Корнеева, руководитель отдела маркетинга Телфин.