Цифровизация HR-процессов в распределенной команде: кейс Wolt и idocs
Как выстроить гибкую и масштабируемую модель кадрового документооборота, соответствующую темпам роста бизнеса? Рассказываем интересный кейс.
В распределенных командах даже стандартные кадровые процессы требуют высокой скорости, прозрачности и четкого контроля. Для международных технологических компаний, работающих в разных регионах и форматах занятости, цифровизация внутренних процессов становится естественным этапом развития. Именно таким шагом для Wolt в Казахстане стал переход на электронный кадровый документооборот в партнерстве с казахстанской IT-компанией idocs.
Масштабирование команды и развитие процессов
Wolt — международная технологическая компания, развивающая платформу для доставки еды, товаров и услуг. Компания работает в 32 странах Европы, Азии и Ближнего Востока, объединяя пользователей, локальные рестораны и ритейлеров, а также партнеров-курьеров в единой цифровой экосистеме городской доставки.
В Казахстане Wolt развивает бизнес с 2019 года. По мере роста команды и расширения региональной структуры компания последовательно усиливала цифровизацию внутренних процессов, включая HR-функцию.
Команда в регионе распределена между офисными, операционными и региональными подразделениями, часть сотрудников работает в гибридном или удаленном формате. Это потребовало выстраивания гибкой и масштабируемой модели кадрового документооборота, соответствующей темпам роста бизнеса.
Переход к электронному формату
Переход на электронный кадровый документооборот стал для Wolt естественным шагом в развитии цифровой среды компании. По мере роста команды увеличивался объем кадровых документов, а процессы согласования требовали все большего внимания к статусам и срокам. Чтобы сохранить скорость и прозрачность взаимодействия с сотрудниками, команде было важно выстроить единую, управляемую систему, в которой все этапы подписания были бы понятны и контролируемы. При этом решение должно было органично встроиться в существующую инфраструктуру без сложных интеграций.
После оценки доступных вариантов Wolt остановился на казахстанской платформе электронного документооборота idocs. Проект был реализован поэтапно: с тестовой эксплуатацией и участием HR, юридического и IT-подразделений компании, что позволило обеспечить корректность и устойчивость новой модели работы.
Практическая реализация
В рамках проекта был внедрен электронный кадровый документооборот: HR-специалисты формируют и направляют документы в системе, сотрудники подписывают их онлайн через личный кабинет с компьютера или мобильного устройства, а статусы доступны для отслеживания в режиме реального времени.
После перехода на электронный формат компания получила сокращение сроков подписания до нескольких часов, значительное снижение затрат на печать, курьерские услуги и хранение архивов, практически полное исключение потерь документов, а также повышение прозрачности процессов и контроля статусов. Электронный документооборот стал не просто удобным инструментом, а базовым элементом эффективной операционной модели.
«Для нас было важно выстроить понятный и удобный процесс работы с кадровыми документами. Электронное подписание позволило упростить взаимодействие с сотрудниками и сделать процессы более прозрачными», — отмечает Корлан Аханова, Regional HR Manager, East Region, Wolt.
Безопасность и соответствие требованиям
При внедрении решения особое внимание уделялось вопросам юридической корректности и защиты данных. Платформа используется в полном соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан: документы обладают юридической силой, данные размещаются в защищенных дата-центрах на территории страны, а доступ к ним регулируется системой ролей и прав.
Для компании также было важно, чтобы цифровые процессы были не только удобными и быстрыми, но и полностью соответствовали казахстанскому законодательству. Именно этот баланс между технологичностью и нормативными требованиями стал одним из ключевых факторов партнерства.
«В проектах с международными компаниями мы стремимся к балансу между удобством для сотрудников и соответствием локальным требованиям. Кейс Wolt показывает, что такой подход позволяет выстраивать устойчивые и масштабируемые процессы», — отметила Шынар Галиева, CEO idocs.
Партнерство технологических компаний
Кейс Wolt и idocs демонстрирует, как сотрудничество международной технологической компании и локального IT-разработчика позволяет выстраивать устойчивые и масштабируемые HR-процессы.
Электронный документооборот стал частью повседневной цифровой среды Wolt в Казахстане и поддерживает дальнейшее развитие бизнеса в регионе.