Комплексный подход: как унифицированные коммуникации облегчают работу команды

23 апреля 2024 г.

Унифицированные коммуникации (Unified Communications, UC) давно уже вышли за пределы видеозвонков и общения в чатах. Сегодня они представляют собой набор самых разных инструментов, собранных в «одном окне». Благодаря этому, совместная работа команды становится более эффективной и простой. Зачем бизнесу использовать цифровые сервисы для делового общения, какие преимущества они в себе несут и какие функции наиболее полезны компаниям, рассказывает генеральный директор АО «Информтехника и Связь» Артем Чепрак.

Обычно сотрудники компании используют сразу несколько сервисов для коммуникации — видеосвязь, телефонию, различные мессенджеры, корпоративную почту. Это обилие разрозненных инструментов затрудняет взаимодействие членов команды, решение вопросов затягивается, персонал теряет время, переключаясь с одного канала коммуникации на другой. По оценке журнала Forbes в среднем офисный сотрудник меняет приложения для общения около 20 раз в час, что не лучшим образом влияет на эффективность его работы. Функционал современных UC-решений позволяет решить эту проблему. Рассмотрим другие преимущества использования унифицированных коммуникаций в командной работе.

Улучшение координации и сотрудничества между членами команды

Разрозненные системы затрудняют распределение задач между сотрудниками и командами, мешают взаимодействию подразделений и просто плодотворному общению. Особенно часто подобные трудности возникают в компаниях, где предусмотрены частые командировки или много сотрудников на удаленке. В ковидные времена актуальность последних резко выросла, и окончание пандемии практически не повлияло на популярность такого формата работы. Чтобы взаимодействие с удаленными сотрудниками было эффективным, они должны быть полностью вовлечены во все рабочие процессы компании. У них должна быть полноценная возможность проводить совместные видеоконференции, планерки, обсуждения, делиться информацией о компании, получать и ставить новые задачи. Также важно, чтобы были внедрены средства контроля за сотрудниками, работающими вне офиса, и руководство могло оценивать их продуктивность и вовлеченность.

Всегда на связи. Для этого нужно знать как можно больше контактов каждого члена команды. Но чтобы связаться с кем-то, иногда приходится перебрать все доступные приложения и мессенджеры. Современные UC-платформы объединят несколько каналов коммуникаций (в идеале, все) в одном приложении. Как правило, единым окном коммуникации выступает корпоративный мессенджер, который является частью UC-решения и имеет привычный интерфейс в стиле таких популярных программ как WhatsApp, Telegram и т. д. Это ускоряет процесс сотрудничества членов коллектива в разы и делает коммуникацию более эффективной за счет того, что можно в одном цифровом пространстве:

• отправлять сотрудникам важную информацию и быть уверенным, что они ее получат;

• распределять задачи;

• проводить опросы;

• делиться новостями компании;

• осуществлять звонки, в т. ч. групповые;

• проводить видеосовещания с трансляцией контента;

• планировать встречи и приглашать на них коллег;

• и многое другое.

Сокращение времени на поиск информации и решение проблем

Когда в обилии каналов коммуникации легко запутаться, есть риск упустить критически важную информацию и вовремя не отреагировать. Например, сотрудник ушел по делам, а в это время в приложение, установленное на рабочем компьютере, например, в Skype, пришло сообщение с вопросом, который нужно срочно решить. Он сможет ответить, только когда вернется, или же попросту не заметить сообщение в потоке информации. Все это сильно снижает скорость общения, затрудняет коммуникацию и плохо влияет на бизнес-процессы в целом. С внедрением UC-системы такие ситуации невозможны. Неважно, находится сотрудник «у станка» или нет — если там, где он работает, есть Интернет, он получит оповещение или сможет ответить на вызов, даже если звонящий набрал его городской рабочий номер.

Кроме того, разрозненность средств коммуникации забирает у сотрудников время на поиск нужной информации, документов, ранее поставленных задач руководства. Функционал унифицированных систем коммуникации позволяет держать информационный поток под контролем, сокращает время на поиск информации в различных сервисах, повторную авторизацию и переключение между окнами приложений. По различным оценкам, экономия времени сотрудников после внедрения UC-решения может составлять от двух до четырех часов в неделю.

Информационная безопасность

Когда для разных каналов коммуникации используются различные приложения, чья деятельность выходит за рамки ИТ-периметра организации, возникают риски в области информационной безопасности. Кроме того, они появляются при использовании публичных сервисов коммуникации, которые хранят данные в своих облаках. Для предотвращения утечек данных компаниям приходится тратить значительные средства. Внедрение системы унифицированных коммуникаций помогает избежать финансовых и репутационных потерь за счет того, что современные UC-системы устанавливаются на серверную инфраструктуру компании и вся передаваемая информация сохраняется внутри ИТ-периметра организации. При этом они не требуют предоставлять персональные данные сотрудников, например, их номера телефонов. Чтобы начать работу, необходима лишь информация из корпоративной службы каталогов Active Directory. Все это способствует повышению уровня информационной безопасности.

Какие функции UC-системы выбрать для своей компании или команды

Сегодня на рынке представлено множество систем унифицированных коммуникаций, но универсального варианта, подходящего для всех, не существует. Компании подбирают решения исходя из потребностей их бизнеса и его размеров. Также имеет значение, где и как работают сотрудники, какими инструментами они в основном пользуются для решения задач и какие цели ставит перед собой бизнес. Например, средние и малые компании не нуждаются в многофункциональных решениях. Им достаточно базовых функций. Чаще всего они выбирают только мессенджеры, в которых можно списаться с коллегами, устроить рабочий созвон и провести небольшую видеоконференцию.

Чем больше предприятие, тем больше требований к возможностям UC-системы. Крупным компаниям нужны полнофункциональные решения, при этом важно, чтобы выбранное решение могло интегрироваться в уже развернутую ИТ-инфраструктуру. Необходимо, чтобы UC-решение объединяло не только коммуникационные каналы, но и могло обмениваться данными с другими системами: CRM, ERP, СКУД и т. д.

Выбор UC-системы зачастую зависит от требований той или иной профессии. Например, существуют решения, которые особенно подходят программистам. Они позволяют создавать треды, активно вести разработку, отправлять фрагменты кода без форматирования, хранить пароли, формировать базу знаний.

Унифицированные коммуникации успешно решают целый спектр задач: ускоряют бизнес-процессы, повышают эффективность коммуникации между сотрудниками и руководством, увеличивают продуктивность сотрудников, устраняют зависимость от способа или инструмента передачи данных. Всё это делает их не просто удобным, а необходимым инструментом в командной работе.

Источник: Артем Чепрак, генеральный директор АО «Информтехника и связь»