Первый Бит перевел на электронный документооборот томское СМЭУ

5 апреля 2024 г.

Компания «Первый Бит» в экспресс-режиме автоматизировала документооборот одного из старейших предприятий Томска — Специализированного монтажно-эксплуатационного учреждения Томской области (СМЭУ), которое с 1976 года отвечает за дорожные знаки и светофоры региона. Для внедрения было выбрано решение «1С:Документооборот государственного учреждения» (1С:ДГУ).

Важной особенностью проекта стали ограниченные сроки: систему необходимо было запустить всего за три недели.

«Мы выбрали Первый Бит по двум причинам. Первая — это их предыдущий опыт по внедрению 1С:Документооборот и первое место в рейтинге 1С. Вторая — это то, что они были достаточно гибкими, быстрыми и при этом несомненно профессиональными. Результатами мы очень довольны. Сейчас все сотрудники работают в 1С:Документооборот. Мы видим где сейчас тот или иной документ, какие по нему есть замечания, и оцениваем увеличение скорости работы на 30%», — рассказал юрисконсульт СМЭУ Томской области Александр.

Специалисты томского офиса компании «Первый Бит» собрали типы документов, используемых в СМЭУ, и для каждого из них прописали маршрут движения: кто отправляет, кто согласовывает, кто подписывает, кому нужно просто ознакомиться.

Чтобы ускорить работу, этап моделирования системы на тестовой базе был совмещен с обучением ключевого пользователя — ответственного за документооборот в СМЭУ. Он видел процесс настройки процессов, вносил правки и параллельно обучался работе в системе.

Когда моделирование было завершено, специалист Первого Бита перенес настроенную систему на клиентский сервер, далее ее тестировали на рабочих задачах уже сотрудники СМЭУ.

Ответственный за документооборот работал в программе сам и обучал остальных сотрудников. Если у сотрудников возникали вопросы, они обращались к команде Первого Бита. По запросу специалисты проводили обучение и показывали, как выполнять нужное действие в программе клиента.

Программа «1С:Документооборот государственного учреждения» была запущена в Специализированном монтажно-эксплуатационном учреждении Томской области уже к 27 декабря 2022 года. С января все сотрудники создавали, согласовывали и подписывали внутренние документы в 1С. Электронные документы обрабатываются гораздо быстрее бумажных, не могут «потеряться» и не занимают места на полках.

Источник: Пресс-служба компании Первый Бит