Станислав Винников, директор «Абак-2000», делится «бизнесхаками»

В начале 2020 года, как и многие другие компании, мы столкнулись с вызовами пандемии. Введение карантинных мер, ограничения на перемещения и необходимость перехода на удаленный режим работы стали серьезным испытанием для нашего бизнеса. Однако мы приняли вызов и решили использовать этот период для изучения новых подходов и оптимизации наших бизнес-процессов. Так и появились наши «бизнесхаки».

1. В офис можно приходить не каждый день

Одним из первых выводов, которые мы сделали, было то, что офисная работа не обязательно должна быть ежедневной. Переход на удаленный режим работы продемонстрировал, что многие сотрудники могут успешно выполнять свои задачи и проекты из дома, без необходимости ежедневного присутствия в офисе. Мы начали внедрять гибкий график, который позволил сотрудникам работать из дома несколько дней в неделю, что увеличило их комфорт и удовлетворенность работой.

2. В отпуске тоже отлично работается!

Обратная сторона удаленной работы — это то, что ты на работе всегда, в том числе и в отпуске. С этим надо научиться жить, чтобы не было перегрузки (отдыхать все равно надо), но при этом важно всегда быть в курсе текущих дел, и в случае действительно критичного вопроса включаться быстро.

Плюс при работе в офисе все знали, кто ушел в отпуск, а при удаленной многие даже не в курсе, и продолжают включать «отдыхающего» в текущие дела. С этим пришлось смириться и использовать на благо.

3. Электронная подпись быстрее бумажной во много раз

Также пандемия подтвердила преимущества электронных подписей по сравнению с бумажными. Мы пересмотрели бизнес-процессы и внедрили использование электронного документооборота вместо бумажных документов, что значительно ускорило процесс подписания и уменьшило затраты на печатание, хранение и пересылку бумажных документов. Это также снизило риск потери или повреждения бумажных документов и сделало процесс подписания более удобным и эффективным для всех сторон. Кроме того, мы внедрили внутренний электронный документооборот (приказы, заявления и т. д.), и теперь сотрудникам не надо бегать с бумажками за нужной подписью

4. Уведомления надо выключать в 90% случаях. Иначе некогда работать

Еще одним важным выводом стало то, что уведомления отнимают очень много времени. На компьютере, смартфоне и умных часах высвечиваются оповещения — и зачастую одни и те же. Во время удаленной работы, когда сотрудники стали еще более зависимыми от электронных средств коммуникации, мы заметили, что постоянные уведомления о поступающих сообщениях, новостных рассылках, приложениях и т. д. сильно отвлекают и снижают производительность. Уведомления можно и нужно оставить только на действительно важные диалоги. Остальные обязательно надо выключать.

5. Личное общение с клиентом не заменит никакая видеосвязь

Мы также осознали, что личное общение с клиентами нельзя полностью заменить никакой видеосвязью. Во время пандемии многие из нас столкнулись с ограничениями в перемещении и возможностями личного общения с заказчиками. Это подчеркнуло важность личных встреч и живых мероприятий. За время пандемии все успели соскучиться по живому общению, и вместо десяти ВКС или вебинаров лучше организовать один бизнес-ужин.

***

В целом пандемия COVID-19 стала вызовом и дала опыт, который позволил оптимизировать многие процессы и инструменты. Технологии и цифровые инструменты могут быть мощным средством для улучшения производительности и эффективности работы, особенно в условиях перемен и вызовов — главное научиться их использовать

Источник: Станислав Винников, директор системного интегратора «Абак-2000»

( )