Тенденции рынка печати: не безбумажное, но «менее бумажное» будущее

28 марта 2024 г.

Недавнее исследование Quocirca свидетельствует, что заботы мировой отрасли офисной печати и в 2024 году останутся в целом прежними: бумажные документы не выйдут их оборота полностью ещё долго. Но всё же определённый сдвиг в сторону гипотетического безбумажного грядущего намечается — и тренд этот без сомнения проявит себя рано или поздно в том числе на российском ИТ-рынке, отразившись в меняющихся аппаратных и программных возможностях новых моделей офисной оргтехники.

Недостаточность безбумажности

Проведя опрос среди множества предприятий из США, Великобритании, Франции и Германии, специалисты Quocirca выяснили, что даже в этих наиболее передовых в плане ИТ-развитости странах не более 11% организаций практикуют к настоящему времени полностью безбумажный документооборот. Ещё 52% респондентов высказались в том духе, что они цифровизировали значительную часть своих бизнес-процессов именно с тем, чтобы снизить зависимость от документов на бумажных носителях, однако точных сроков полного отказа от устройств печати для себя не намечают.

В целом участники опроса не спорят, что безбумажная деятельность благотворно сказывается на окружающей среде, повышает деловую эффективность и соответствует требованиям регуляторов, — однако особого энтузиазма в деле тотальной цифровизации документооборота исследование не выявило. Три чаще всего называвшихся причины, по которым организации продолжают эксплуатировать принтеры, — это требования предоставлять именно бумажные документы со стороны трёх категорий их получателей: клиентов (36% опрошенных), юристов (и собственных, и со стороны деловых контрагентов, — 30%) и ответственных лиц внутри самой компании, до сих пор предпочитающих собственноручную подпись чернилами электронно-цифровой (29%).

Интересно, что довольно значимая доля респондентов в оправдание продолжения эксплуатации принтеров на своём предприятии указала на «культурные традиции». В среднем таких набралось 26%, однако среди малых и средних компаний привязанность к обычаям в части распечаток заметно ниже — 15%, тогда как в организациях с числом сотрудников более 1 тыс. человек она, напротив, выше, — 31%. Корпоративные традиции, очевидно, проявляются в том числе и в особо трепетном отношении к документам на традиционном физическом носителе.

Немалая цена перехода к безбумажному документообороту также имеет значение: в среднем 35% опрошенных указали именно на неё как на одно из главных препятствий в деле отказа от принтеров, однако теперь уже среди представителей СМБ этот показатель был выше, — 44%: им, ясное дело, находить средства на реорганизацию бизнес-процессов сложнее, чем корпорациям. Дополнительно респонденты выразили беспокойство в отношении трудностей с поиском соответствующего ПО, которое позволило бы выстроить эффективную систему безбумажного документооборота (29%), а также с потенциальной интеграцией выбранной платформы в общую структуру деловых процессов компании (29%).

Каких же преимуществ западные заказчики ожидают от грядущей безбумажности, если всё-таки ставят себе целью её достичь — пусть даже и в не самые определённые сроки? На первом месте тут укрепление устойчивости бизнеса (sustainability): 34% респондентов уверены, что в отсутствие обмена бумагами между департаментами внутри предприятия с с контрагентами вовне операционная эффективность безусловно вырастет. Ещё 30% ожидают от безбумажности ускорения деловых коммуникаций в целом, а 31% — повышения доступности критически важных для бизнеса документов (сокращения времязатрат на их получение и изучение).

Тут надо сканировать

На фоне постепенного сокращения объёмов циркулирующих в деловом обороте бумаг аналитики Quocirca предсказывают снижение суммарного числа отправляемых на печать документов в среднем по миру на 3% по итогам текущего года — с одновременным ростом объёмов сканирования (оцифровки) бумаг на 6%, а в крупных организациях — и до 8%. МФУ в этом отношении оказываются более разумной инвестицией для заказчиков, чем монофункциональные принтеры: более 59% участников опроса ожидают, что их организации нарастят в текущем году расходы на оборудование для оцифровки бумаг (и обособленные сканеры, и МФУ).

Контроль над использованием имеющегося оборудования — важный элемент оптимизации сохраняющегося частично бумажным документооборота. Важность эта, однако, осознаётся далеко не всеми заказчиками. Хотя 64% респондентов подтвердили, что их организации практикуют контракты на управляемые услуги печати (MPS), лишь 12% оплачивают сканирование документов покопийно — тогда как покопийная плата за печать давно стала для MPS-провайдеров практически отраслевым стандартом. Тщательный же учёт операций оцифровки поможет и клиентам детальнее планировать свои расходы, и поставщикам услуг — прогнозировать фактический срок работы соответствующего оборудования. Особенно по мере того, как всё больше документов будет переводиться заказчиками в цифровой вид.

Кстати, помочь в ходе массовой оцифровки не только текущего документооборота, но и архивов предприятий поможет, по мнению аналитиков Quocirca, искусственный интеллект. Для 78% участников рассматриваемого опроса ИИ рассматривается как приоритетное направление ИТ-инвестиций в 2024 г., а 64% уже планируют нарастить вложения во вполне конкретные инструменты роботизированной автоматизации процессов (robotic process automation, RPA) и умной документообработки (intelligent document processing, IDP).

Именно IDP значительная часть респондентов считает наиболее полезным способом приложения ИИ к потоковой массированной оцифровке документов: 31% от общего числа опрошенных, 36% — среди крупных организаций. Другие области применения искусственного интеллекта в ходе цифровизации документооборота — корректная интерпретация данных в заполненных формах (27%) и распознавание образов (26% в целом, но эта доля взлетает сразу до 39%, если взять подвыборку респондентов-ритейлеров).

Эксперты Quocirca полагают, что цифровизация документооборота в обозримой перспективе пойдёт рука об руку с внедрением ИИ в бизнес-процессы, — не исключая, собственно, циркуляции всякого рода «бумаг» (как в физическом, так и в чисто виртуальном виде) и внутри организаций, и между различными контрагентами. Реально достижимым на интервале нескольких лет аналитики считают не безбумажное, а «менее бумажное» будущее (less-paper future), отличительной чертой которого станет полная индифферентность как самих бизнес-процессов, так и контролирующих их людей к тому, в каком именно виде поступает на обработку очередной документ и в какой форме он должен передаваться дальше.

Принтеры же, сканеры и МФУ ведущих мировых вендоров с каждым очередным поколением должны будут демонстрировать всё лучшую совместимость с намеченным трендом, — а вслед за ними подтянутся и другие поставщики печатной техники. Не исключая и её ODM-изготовителей, также регулярно обновляющих базовые модельные ряды в соответствии с меняющимися предпочтениями заказчиков. По этой причине к моменту, когда и у отечественных клиентов начнёт появляться острая потребность в готовой для эксплуатации в RPA/IDP-окружении печатной и сканирующей техникой, аппаратная основа для удовлетворения их запросов уже будет по сути готова, — а отечественному ИТ-каналу имеет смысл заранее позаботиться о наработке необходимых для её внедрения и поддержки компетенций.

Источник: Максим Белоус, IT Channel News