АШАН перевел договорные процессы в Directum RX

Руководство компании АШАН приняло решение оптимизировать работу с договорами. При этом для компании было важно, чтобы система гарантировала работу 30 тыс. человек и более. В итоге торговая сеть остановила выбор на Directum RX.

Проект стартовал в сентябре 2021 года и был реализован компанией RockITSoft.

За год команда внедрения:

1. Построила единую централизованную систему электронной валидации и хранения договоров.
2. Создала общее информационное пространство для договорных процессов и делопроизводства всех подразделений и компаний группы АШАН Ритейл Россия.
3. Организовала систематизированный учет и поиск документов, создала для них электронное хранилище.
4. Разработала механизм для анализа и выявления узких мест в процедуре валидации договорных документов.

Павел Громов, к.ю.н., директор Юридического департамента АШАН Ритейл Россия, рассказал: «Проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Мы остановили свой выбор на Directum RX, так как это решение для нас в наилучшей степени отражает запрос бизнеса. Следующий этап — с участием партнера RockITSoft мы перейдем на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизируем выдачу доверенностей, число которых в год у нас не меньше, чем количество договоров».

Цифровизация охватила все структурные подразделения компании и помогла АШАН исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов. Система помогает наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов.

В ходе проекта специалисты RockITSoft:

• структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов;
• на основе существующих шаблонов разработали более 100 вариантов договорных документов;
• настроили более 30 различных критериев матрицы согласований;
• организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса.

Алексей Пестерев, директор по продвижению решений «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании RockITSoft, отметил: «В проекте с АШАН Ритейл Россия для нас было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования со стороны заказчика. Созданная в соответствии с ними СЭВД содержит в себе low-code-инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков и сократить time-to-market. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети АШАН, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и магазинов, и складских помещений торговой сети. Мы поддерживаем планы АШАН по цифровой трансформации бизнеса и намерены продолжать наше продуктивное сотрудничество».

В планах компании на 2023 год перейти на продуктивное использование МЧД, организовать архив кадровых документов, внедрить мобильное приложение и усовершенствовать интеграцию.

Источник: Пресс-служба компании Directum

( )